Κάποιος από το US Army Reserves ρώτησε:
Έχω ένα απλό υπολογιστικό φύλλο με προθεσμίες. Υπάρχει τρόπος να κάνετε τις ημερομηνίες λήξης να γίνουν πράσινες όταν είναι 10 ημέρες έξω και μετά να είναι κόκκινες όταν είναι 5 ημέρες έξω;
Αυτή είναι μια εύκολη εργασία χρησιμοποιώντας υπό όρους μορφοποίηση. Αυτή η δυνατότητα παρουσιάστηκε στο Excel 95. Σας επιτρέπει να καθορίσετε έως και τρεις συνθήκες και να αλλάξετε αυτόματα τη μορφοποίηση κελιού με βάση αυτές τις συνθήκες. Μπορείτε να αλλάξετε τη γραμματοσειρά, να κάνετε τη γραμματοσειρά έντονη, να αλλάξετε το χρώμα, το χρώμα φόντου. Εάν έχετε κελιά τα οποία θέλετε να παρακολουθήσετε για να δείτε αν αφήνουν μια ορισμένη ανοχή, η υπό όρους μορφοποίηση είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για χρήση.
Η καλύτερη μέθοδος είναι να ρυθμίσετε τη μορφή υπό όρους για το πρώτο κελί στη στήλη ημερομηνιών και, στη συνέχεια, να αντιγράψετε αυτήν τη μορφή σε όλα τα άλλα κελιά του εύρους.
Ας υποθέσουμε ότι το εύρος των ημερομηνιών σας είναι στο E2: 200. Θα επιλέγατε το κελί E2 και θα ακολουθήσετε αυτά τα βήματα: (κάντε κύλιση προς τα κάτω για να δείτε την εικόνα καθώς διαβάζετε…)
- Από το μενού, επιλέξτε Μορφή - Μορφοποίηση υπό όρους…
- Στα αριστερά του πλαισίου διαλόγου Μορφοποίηση υπό όρους, υπάρχει ένα αναπτυσσόμενο μενού με την ένδειξη "Η τιμή κυψέλης είναι". Κάντε κλικ στο DropDown και αλλάξτε την τιμή σε "Formula Is". Αυτό θα αλλάξει τη δεξιά πλευρά του παραθύρου διαλόγου σε ένα μακρύ πεδίο.
- Σε αυτό το πεδίο, εισαγάγετε αυτόν τον τύπο:
=(E2-TODAY())<6(Σημειώστε εάν η πρώτη σας ημερομηνία δεν είναι στο E2, αλλάξτε το E2 στο κελί στο οποίο βρίσκεστε) - Κάντε κλικ στο κουμπί Μορφοποίηση κοντά στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου μορφοποίησης υπό όρους.
- Στη μέση της καρτέλας Γραμματοσειρά υπάρχει ένα αναπτυσσόμενο χρώμα. Διαλέξτε κόκκινο. Ή - επιλέξτε κίτρινο και στην καρτέλα μοτίβα επιλέξτε Κόκκινο. Αυτό θα τους κάνει πραγματικά να ξεχωρίζουν. Κάντε κλικ στο OK για να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Μορφοποίηση υπό όρους.
Τα παραπάνω βήματα θα κάνουν τις προθεσμίες εντός 5 ημερών από σήμερα να γίνουν κόκκινες. Ενώ βρίσκεστε ακόμα στο πλαίσιο διαλόγου μορφοποίησης υπό όρους, κάντε τα εξής βήματα:
- Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη >> στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου και θα εμφανιστεί μια νέα συνθήκη 2.
- Αλλαγή "Η τιμή του κελιού είναι" σε "Ο τύπος είναι"
- Εισαγάγετε έναν τύπο
=(E2-TODAY())<11 - Κάντε κλικ στο κουμπί Μορφοποίηση και επιλέξτε μπλε γραμματοσειρά και ένα πράσινο μοτίβο. Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το διάλογο Μορφοποίηση κελιών.
- Ο διάλογος υπό όρους μορφοποίησης θα πρέπει να μοιάζει με αυτόν. Κάντε κλικ στο OK.
Είμαστε σχεδόν εκεί. Μόλις ακολουθήσετε όλα αυτά τα βήματα για να ρυθμίσετε τη μορφή υπό όρους για το πρώτο κελί, είναι εύκολο να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Επικόλληση ειδικής για να αντιγράψετε τις μορφές σε ολόκληρο το εύρος ημερομηνιών. Όταν επικολλάτε Ειδικές μορφές, η μορφοποίηση υπό όρους θα αντιγραφεί επίσης.
- Επιλέξτε το κελί στο οποίο προσθέσατε τη διαμορφωμένη μορφή. Σε αυτό το παράδειγμα, είναι Ε2.
- Από το μενού, επιλέξτε Επεξεργασία - Αντιγραφή.
- Επισημάνετε όλες τις άλλες ημερομηνίες στα δεδομένα σας - E3: E200. ΕΑΝ θα προσθέσετε περισσότερα δεδομένα, μη διστάσετε να επισημάνετε μερικές επιπλέον σειρές.
- Από το μενού, επιλέξτε Επεξεργασία - Επικόλληση ειδικού…
- Στο διάλογο Ειδική επικόλληση, επιλέξτε την 4η καταχώρηση στην αριστερή στήλη - Μορφές.
- Κάντε κλικ στο OK.
Αυτό θα αντιγράψει τη μορφοποίηση υπό όρους σε όλα τα κελιά που επιλέξατε. Λάβετε υπόψη ότι θα αντιγράψει επίσης περιγράμματα και μορφές αριθμών, οπότε ίσως χρειαστεί να αναπροσαρμόσετε τα όριά σας μετά την εκτέλεση αυτής της λειτουργίας.
Σημειώσεις:
- Υπάρχει ένα όριο 3 μορφών υπό όρους που μπορούν να εφαρμοστούν σε οποιοδήποτε κελί. Συμπεριλαμβανομένης της προεπιλεγμένης μορφοποίησης που ισχύει για τα κελιά που δεν πληρούν καμία από τις προϋποθέσεις, αυτό σημαίνει ότι μπορείτε αυτόματα να εφαρμόσετε έως και 4 μορφές σε ένα κελί.
- Εάν πρέπει να το επεκτείνετε σε περισσότερες από 4 μορφές, θα πρέπει να γράψετε μια μακροεντολή στο VBA. Η μακροεντολή θα είναι σχετικά αργή, καθώς θα πρέπει να ενημερώσει όλα τα κελιά αφού κάνετε οποιαδήποτε αλλαγή στο υπολογιστικό φύλλο. Μπορείτε επίσης να προσλάβετε έναν σύμβουλο Excel για να το κάνετε αυτό.
- Το πιο δύσκολο μέρος της ρύθμισης μορφοποίησης υπό όρους είναι η πληκτρολόγηση του τύπου στο πλαίσιο τύπου. Θυμηθείτε να ξεκινάτε πάντα τη φόρμουλα με ίσο σύμβολο. Θα μπορούσε να υπάρχει ένα ολόκληρο κεφάλαιο στο βιβλίο αφιερωμένο στους διαφορετικούς τύπους που μπορούν να πληκτρολογηθούν σε αυτό το πλαίσιο. Είναι δυνατή η εισαγωγή τύπων που βασίζονται εξ ολοκλήρου σε άλλα κελιά.
- Εάν βγείτε από την καταχώριση τύπου και επιστρέψετε αργότερα για να επεξεργαστείτε τον τύπο, το Excel έχει μια άσχημη συνήθεια να ερμηνεύει τον χαρακτήρα backspace ως μια προσπάθεια να δείξει τα κελιά. Αυτό θα αλλάζει πάντα τον τύπο σας σε λάθος. Πατήστε Escape για να επιστρέψετε στον αρχικό τύπο. Είναι χρήσιμο να επισημάνετε το λάθος κείμενο με το ποντίκι και στη συνέχεια να πληκτρολογήσετε περισσότερα.
