Εκπαιδευτικό πρόγραμμα Excel: Πώς να αντικαταστήσετε ένθετα IF με VLOOKUP

Σε αυτό το σύντομο βίντεο, εξετάζουμε πώς να αντικαταστήσουμε έναν τυπικό ένθετο τύπο IF με έναν τύπο VLOOKUP. Σε σύγκριση με ένθετες δηλώσεις IF, το VLOOKUP είναι απλούστερο και πιο διαφανές. Είναι επίσης ευκολότερο να προσαρμοστεί αργότερα. Μόλις ρυθμιστεί, μπορείτε να αλλάξετε τη λογική του τύπου χωρίς καν να αγγίξετε τον ίδιο τον τύπο. Λειτουργεί απλώς.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ή να κληρονομήσετε ένα φύλλο εργασίας που χρησιμοποιεί μια σειρά ένθετων δηλώσεων IF για να εκχωρήσετε τιμές κάποιου είδους. Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν ένθετες δηλώσεις IF με αυτόν τον τρόπο, επειδή η προσέγγιση είναι εύκολη μόλις το καταλάβετε. Αλλά οι ένθετες δηλώσεις IF μπορεί να είναι δύσκολο να διατηρηθούν και να εντοπιστούν σφαλμάτων.

Ας δούμε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία VLOOKUP.

Εδώ έχουμε το κλασικό πρόβλημα του βαθμού βαθμολογίας. Κάθε μαθητής στη λίστα έχει ένα σύνολο βαθμολογιών δοκιμής που υπολογίζεται κατά μέσο όρο στη στήλη G. Στη στήλη H, ένας τύπος χρησιμοποιεί μια σειρά τεσσάρων δηλώσεων IF για να καθορίσει έναν βαθμό βάσει του μέσου όρου. Ο τύπος ξεκινά με χαμηλές βαθμολογίες και λειτουργεί έως και υψηλές βαθμολογίες χρησιμοποιώντας το χειριστή λιγότερο από αυτό.

Ας προσθέσουμε μια άλλη στήλη που υπολογίζει τον ίδιο βαθμό χρησιμοποιώντας το VLOOKUP.

Το πρώτο πράγμα που θα κάνουμε είναι να φτιάξουμε έναν πίνακα που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε για να ορίσουμε βαθμούς. Θα χρειαστούμε μια στήλη για βαθμολογίες και μια στήλη για βαθμούς. Για να είναι ευκολότερο να δούμε τις τιμές που χρειαζόμαστε από τον υπάρχοντα τύπο, θα μετατρέψουμε τον ένθετο τύπο IF σε κείμενο προσθέτοντας ένα μόνο απόστροφο πριν από το σύμβολο ίσου. Τώρα μπορούμε να δούμε τον τύπο ενώ εργαζόμαστε. Πρέπει να προσθέσουμε μια σειρά για κάθε πιθανό βαθμό.

Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη ζωγραφική μορφής για να εφαρμόσουμε γρήγορα τη μορφοποίηση.

Τώρα έχουμε ό, τι χρειαζόμαστε για να ορίσουμε βαθμούς χρησιμοποιώντας το VLOOKUP. Το VLOOKUP ταιριάζει στην πρώτη στήλη ενός πίνακα. Από προεπιλογή, το VLOOKUP δεν απαιτεί ακριβή αντιστοίχιση, κάτι που είναι σημαντικό, γιατί δεν θέλουμε να προσθέσουμε μια σειρά για κάθε πιθανό σκορ. Ωστόσο, ο πίνακας πρέπει να ταξινομηθεί με αύξουσα σειρά.

Πριν αρχίσουμε να χρησιμοποιούμε το VLOOKUP, ας καθορίσουμε ένα όνομα για τον πίνακα. Αυτό δεν είναι απολύτως απαραίτητο, αλλά θα διευκολύνει την ανάγνωση του τύπου μας. Ας ονομάσουμε τον πίνακα "grade_key".

Τώρα ας προσθέσουμε τον τύπο VLOOKUP. Το πρώτο όρισμα είναι η τιμή που αναζητούμε, την οποία λαμβάνουμε από τη στήλη G. Το δεύτερο όρισμα είναι ο πίνακας αναζήτησης. Το τρίτο όρισμα είναι η στήλη που κρατά την τιμή που θέλουμε. Επειδή οι βαθμοί βρίσκονται στη δεύτερη στήλη, χρησιμοποιούμε τον αριθμό 2.

Το VLOOKUP παίρνει ένα προαιρετικό τέταρτο όρισμα που ελέγχει την ακριβή αντιστοίχιση. Η προεπιλογή είναι TRUE που σημαίνει "μη ακριβής αντιστοίχιση". Σε κατάσταση μη ακριβούς αντιστοίχισης, το VLOOKUP θα ταιριάζει με τις ακριβείς τιμές όταν είναι δυνατόν και την επόμενη χαμηλότερη τιμή όταν όχι.

Όταν εισάγουμε τον τύπο, παίρνουμε την πρώτη μας τάξη. Τώρα μπορούμε απλώς να αντιγράψουμε τον τύπο κάτω από τον πίνακα.

Μπορείτε να δείτε ότι έχουμε τους ίδιους βαθμούς, αλλά με μερικά ωραία πλεονεκτήματα.

Πρώτον, η ίδια η φόρμουλα είναι πολύ πιο εύκολη στην ανάγνωση. Επίσης, το κλειδί βαθμού εκτίθεται στο φύλλο εργασίας, για εύκολη αναφορά. Τέλος, το ίδιο το κλειδί βαθμού ελέγχει τους βαθμούς. Μπορούμε εύκολα να αλλάξουμε ένα σκορ και να πάρουμε νέους βαθμούς. Επιπλέον, μπορούμε να προσθέσουμε νέες σειρές στο κλειδί και ο υπάρχων τύπος "μόλις λειτουργεί".

Δεν υπάρχει λόγος να αγωνιστείτε ένα απείθαρχο κοπάδι παρενθέσεων.

Την επόμενη φορά που θα αντιμετωπίσετε έναν τύπο με ένθετα IF, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε το VLOOKUP