Είναι η εποχή του χρόνου να αρχίσετε να σχεδιάζετε την αποστολή της κάρτας διακοπών σας. Αποθηκεύστε τις διευθύνσεις σας στο Excel και έχετε δύο μεθόδους για την παραγωγή ετικετών. είτε χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word είτε μια προσαρμοσμένη μακροεντολή στο Excel.
Χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε από τις δύο μεθόδους, θα θέλετε να ξεκινήσετε με μια λίστα στο Excel. Θα πρέπει να έχετε μία διεύθυνση ανά γραμμή, διατεταγμένη σε στήλες όπως φαίνεται εδώ.
Μέθοδος 1:
Χρήση συγχώνευσης αλληλογραφίας από το Excel
- Αποθηκεύστε και κλείστε το αρχείο Excel
- Ανοίξτε το Microsoft Word
- Στο Word, επιλέξτε Εργαλεία - Γράμματα και αλληλογραφίες - Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας
- Επιλέξτε Ετικέτες και επιλέξτε Επόμενο
- Αλλαγή διάταξης εγγράφου πρέπει να επιλεγεί.
- Ενώ βρίσκεστε στο βήμα 2, επιλέξτε Επιλογές ετικέτας…. Για τυπικές ετικέτες με 3 στήλες των 10 ετικετών, επιλέξτε Avery 5160.
- Επιλέξτε OK για να επιλέξετε τον τύπο ετικέτας και θα δείτε ένα σχέδιο των ετικετών στην οθόνη σας.
- Επιλέξτε Επόμενο: Επιλέξτε παραλήπτες
- Επιλέξτε Χρήση υπάρχουσας λίστας. Κάντε κλικ στον σύνδεσμο για περιήγηση…
- Αλλαγή αρχείων τύπου σε "Αρχεία Excel".
- Μεταβείτε στο και επιλέξτε το αρχείο Excel που αποθηκεύετε στο βήμα 1.
- Το Excel πρέπει να αναγνωρίσει ότι ο πίνακας σας βρίσκεται στο Φύλλο 1. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το πλαίσιο κάτω αριστερά για κεφαλίδες στηλών.
- Από προεπιλογή, το Excel επιλέγει όλα τα ονόματα. Θα μπορούσατε να απενεργοποιήσετε ορισμένα ονόματα εδώ καταργώντας την επιλογή αυτών των σειρών. Όταν ολοκληρώσετε τον έλεγχο της λίστας, επιλέξτε ΟΚ.
- Επιλέξτε Επόμενο για να μεταβείτε στην Τακτοποίηση των ετικετών σας
- Είναι καιρός να σχεδιάσετε την πρώτη ετικέτα. Επιλέξτε Περισσότερα στοιχεία.
- Θα σας δοθεί μια λίστα πεδίων στο αρχείο Excel.
- Από τη λίστα, επιλέξτε Όνομα και πατήστε Εισαγωγή. Επιλέξτε το επόμενο πεδίο και πατήστε Εισαγωγή, Επανάληψη για κάθε πεδίο. Όταν τελειώσετε επιλέγοντας πεδία, επιλέξτε Κλείσιμο.
- Θα δείτε όλα τα πεδία σας στην πρώτη ετικέτα. Είναι όλα μία γραμμή τώρα.
- Κάντε κλικ μεταξύ δύο πεδίων και πατήστε enter για να εισαγάγετε μια επιστροφή μεταφοράς. Επαναλάβετε για κάθε πεδίο. Η ετικέτα σας πρέπει να έχει την εξής μορφή:
- Στο παράθυρο εργασιών, επιλέξτε Ενημέρωση όλων των ετικετών.
- Μην ανησυχείτε ότι το Word πρόσθεσε την ετικέτα "Next Record" σε κάθε ετικέτα.
- Επιλέξτε Επόμενο: Προεπισκόπηση των ετικετών σας
- Οι ετικέτες θα είναι πλήρεις. Μπορείτε να επιλέξετε Επόμενο: Ολοκλήρωση της συγχώνευσης
Ουάου. 23 βήματα. Αυτό είναι τρελό.
Μέθοδος 2:
Χρησιμοποιήστε το Excel VBA
Χρησιμοποιώντας τις τεχνικές που περιγράφονται στο VBA και το Macros Microsoft Excel 2016, έχω αναπτύξει μια μακροεντολή που χρησιμοποιώ για την εκτύπωση ετικετών Avery 5160 από το Excel.
- Ανοίξτε το Excel. Από το μενού, επιλέξτε Εργαλεία - Μακροεντολή - Ασφάλεια και χαμηλώστε το επίπεδο σε Μεσαίο.
- Κατεβάστε το συμπιεσμένο αρχείο .
- Αποσυμπιέστε και ανοίξτε το LabelMacro.xls. Εάν ερωτηθείτε σχετικά με τις μακροεντολές, επιλέξτε Ενεργοποίηση.
- Υπάρχουν τέσσερις στήλες για δεδομένα στο φύλλο εργασίας βάσης δεδομένων.
- Ανοίξτε το αρχείο Addresses.xls. Επισημάνετε το εύρος δεδομένων σας και Ctrl + c για Αντιγραφή.
- Alt + Tab πίσω στο αρχείο LabelMacro.xls. Τοποθετήστε το δείκτη κελιού σε A2 και Ctrl + V για επικόλληση.
- Χρησιμοποιώντας το ποντίκι, πατήστε το κουμπί στο D1.
- Η μακροεντολή θα αντιγράψει και μορφοποιήσει τα δεδομένα στο φύλλο εργασίας Ετικέτες. Εκτύπωση προεπισκόπησης και Εκτύπωση.
Περίληψη
Οι κάρτες διακοπών θα είναι γρήγορες χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε από τις δύο μεθόδους. Τώρα, αν υπήρχε κάποιος τρόπος με τον οποίο το Excel μπορούσε να ψήσει τα cookies διακοπών… Για να κατανοήσετε διεξοδικά το VBA, ελέγξτε το VBA και το Macros Microsoft Excel 2016.
