Εδώ είναι ένα μεγάλο τέχνασμα που έμαθα από τη σύμβουλο Excel της νότιας Καλιφόρνιας, Szilvia Juhasz.
Ο συγκεντρωτικός πίνακας παρακάτω δείχνει τα προϊόντα στην κορυφή και τους πελάτες στο πλάι. Ο συγκεντρωτικός πίνακας ταξινομείται έτσι ώστε οι μεγαλύτεροι πελάτες να βρίσκονται στην κορυφή. Το πεδίο Πωλήσεων πωλήσεων βρίσκεται στο φίλτρο αναφορών.
Εάν ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού Rep, μπορείτε να φιλτράρετε τα δεδομένα σε οποιονδήποτε εκπρόσωπο πωλήσεων
Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να δημιουργήσετε μια αναφορά για κάθε εκπρόσωπο πωλήσεων. Κάθε αναφορά συνοψίζει τα έσοδα από τους πελάτες ενός συγκεκριμένου πωλητή, με τους μεγαλύτερους πελάτες στην κορυφή. Και θα δείτε τη διάκριση μεταξύ των διαφόρων προϊόντων.
Η ομάδα του Excel έχει αποκρύψει μια δυνατότητα που ονομάζεται Εμφάνιση σελίδων φίλτρου αναφοράς. Επιλέξτε οποιονδήποτε συγκεντρωτικό πίνακα που έχει πεδίο στο φίλτρο αναφορών. Μεταβείτε στην καρτέλα Ανάλυση (ή στην καρτέλα Επιλογές στο Excel 2007/2010). Στην αριστερή πλευρά βρίσκεται το μεγάλο κουμπί επιλογών. Δίπλα στο μεγάλο κουμπί επιλογών βρίσκεται ένα μικρό αναπτυσσόμενο βέλος. Κάντε κλικ σε αυτό το αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Εμφάνιση σελίδων φίλτρου αναφοράς….
Το Excel ρωτά ποιο πεδίο θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Επιλέξτε αυτό που θέλετε (σε αυτήν την περίπτωση το μόνο διαθέσιμο) και κάντε κλικ στο OK.
Κατά τα επόμενα δευτερόλεπτα, το Excel αρχίζει να εισάγει νέα φύλλα εργασίας, ένα για κάθε εκπρόσωπο πωλήσεων. Κάθε καρτέλα φύλλων ονομάζεται από τον εκπρόσωπο πωλήσεων. Μέσα σε κάθε φύλλο εργασίας, το Excel επαναλαμβάνει τον συγκεντρωτικό πίνακα αλλά αλλάζει το όνομα στο φίλτρο αναφοράς σε αυτόν τον εκπρόσωπο πωλήσεων.
Καταλήγετε με μια αναφορά για κάθε εκπρόσωπο πωλήσεων.
Αυτό θα λειτουργούσε με οποιοδήποτε πεδίο. Εάν θέλετε μια αναφορά για κάθε πελάτη, προϊόν, προμηθευτή ή κάτι άλλο, προσθέστε την στο φίλτρο αναφορών και χρησιμοποιήστε την Εμφάνιση σελίδων φίλτρου αναφοράς.
Χάρη στη Szilvia Juhasz που μου έδειξε αυτό το χαρακτηριστικό κατά τη διάρκεια ενός σεμιναρίου που δίδαξα στο Πανεπιστήμιο του Akron πριν από πολλά χρόνια. Για το ρεκόρ, η Szilvia ήταν στη σειρά 1.
