Για δεκαετίες, μερικοί άνθρωποι θέλουν έναν καλύτερο τρόπο να έχουν πολλά άτομα στο ίδιο βιβλίο εργασίας ταυτόχρονα. Η παλιά λειτουργικότητα Shared Workbook ήταν περίεργη. Οι άνθρωποι κατέφυγαν σε ένα μόνο άτομο που είχε πρόσβαση εγγραφής κάθε φορά ", γεγονός που οδήγησε σε κάποιον να ανοίξει το αρχείο και στη συνέχεια να ξεχάσει να το κλείσει πριν πάει για μεσημεριανό γεύμα δύο ωρών και δένοντας το αρχείο όλη αυτή την ώρα.
Αφού το προϊόν υπολογιστικού φύλλου της Google άρχισε να προσφέρει τη δυνατότητα σε πολλά άτομα να επεξεργαστούν το ίδιο φύλλο εργασίας, η ομάδα του Excel πέρασε πάνω από δύο χρόνια αναπτύσσοντας μια δυνατότητα που ονομάζουν συν-συγγραφή. Η λειτουργία κυκλοφόρησε στους πελάτες του Office 365 το καλοκαίρι του 2017.
Η λειτουργία λειτουργεί καλά μόλις το ρυθμίσετε. Αλλά είναι δύσκολο να καταλάβουμε όλα τα βήματα για να επιτρέψουμε σε πολλά άτομα να χρησιμοποιούν το Excel στους υπολογιστές τους αντί να έχουν κολλήσει κάποια άτομα χρησιμοποιώντας το Excel στο διαδίκτυο.
Για να ξεκινήσετε, επιλέξτε ένα άτομο για να είστε ο κάτοχος του βιβλίου εργασίας. Αυτό το άτομο θα πρέπει να έχει ήδη ρυθμίσει ένα φάκελο One Drive For Business ή SharePoint Online. Ο κάτοχος του εγγράφου θα πρέπει να χρησιμοποιεί το File, Save As και να επιλέγει να αποθηκεύσει το έγγραφο είτε στο OneDrive είτε στο SharePoint Online.
Ο κάτοχος του βιβλίου εργασίας κάνει κλικ στο εικονίδιο Κοινή χρήση στην επάνω δεξιά γωνία του Excel.
Ο πίνακας κοινής χρήσης σας ζητά να προσκαλέσετε άτομα μέσω διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αλλά αν κοιτάξετε στο κάτω μέρος του πίνακα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο κοινής χρήσης.
Δημιουργήστε έναν σύνδεσμο κοινής χρήσης όπου οποιοσδήποτε με τον σύνδεσμο μπορεί να επεξεργαστεί το βιβλίο εργασίας.
Αντιγράψτε τον σύνδεσμο και στείλτε τον σε άλλους στην ομάδα σας.
Το επόμενο βήμα είναι το ενοχλητικό μέρος. Όταν ακολουθούν τον σύνδεσμο, θα μεταφερθούν ως επισκέπτης στο Excel Online. Το υπολογιστικό φύλλο θα εμφανιστεί και μπορούν να επεξεργαστούν στο Excel Online. Μίλησα με άτομα από μια εταιρεία που σταμάτησαν σε αυτό το σημείο. Ένα άτομο (ο κάτοχος του βιβλίου εργασίας) θα επεξεργαζόταν στο Excel και όλοι οι άλλοι είχαν κολλήσει στο Excel Online.
Προσοχή
Όπως φαίνεται παρακάτω, το κουμπί "Επεξεργασία στο πρόγραμμα περιήγησης" είναι πολύ εμφανές και είναι πιθανό να κάνετε κλικ. Σε απόγνωση, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Λήψη, αλλά αυτό αφαιρεί την ικανότητα συν-συγγραφέα. Δεν είναι τόσο εμφανές στην επάνω δεξιά γωνία το κουμπί Είσοδος.
Για να χρησιμοποιούν οι άλλοι συν-συγγραφείς το βιβλίο εργασίας στην πραγματική έκδοση του Excel που εκτελείται σε υπολογιστή, πρέπει πρώτα να συνδεθούν στο Excel online. Χρησιμοποιήστε τα διαπιστευτήρια που εμφανίζονται στο Excel κάτω από το File, Account.
Μόλις συνδεθούν, εμφανίζεται το αναπτυσσόμενο μενού Επεξεργασία βιβλίου εργασίας. Ανοίξτε το μενού και επιλέξτε Επεξεργασία στο Excel. Αυτός είναι ο μόνος τρόπος να έχουμε όλοι συν-συγγραφέα και να χρησιμοποιούν το πραγματικό Excel desktop αντί του Excel Online.
Ενώ εσείς και άλλοι εργάζεστε σε ένα έγγραφο, το ενεργό κελί σας θα περιγραφεί με πράσινο χρώμα. Τα ενεργά κελιά για άλλους θα είναι άλλα χρώματα. Αν θέλετε να μάθετε ποιος επεξεργάζεται ένα κελί, τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από αυτό το κελί.
Η συν-συγγραφή θα λειτουργεί καλά με την προϋπόθεση ότι όλοι αποφεύγουν την επεξεργασία του ίδιου κελιού ταυτόχρονα.
Όταν κάποιος (πιθανώς ο διευθυντής σας), βουτάει για να επεξεργαστεί ένα κελί που ήδη επεξεργάζεστε, τότε ένα σύγχυση σύνολο κανόνων αποφασίζει ποιος θα κερδίσει την επεξεργασία. Αντί να ασχολείστε με αυτούς τους κανόνες, χαιρόμαστε που η συν-συγγραφή λειτουργεί κυρίως και ζητήστε από όλους να μην επεξεργαστούν το ίδιο κελί ταυτόχρονα.
Η συν-συγγραφή είναι μια εντελώς νέα εμπειρία. Υπάρχουν καλά και κακά πράγματα που πρέπει να συνηθίσετε όταν συν-συγγραφείτε.
