Αυτή η συμβουλή αποτελεί επέκταση της συμβουλής του Excel την περασμένη εβδομάδα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Go To Special για να επιλέξετε τα κενά κελιά από μια περιοχή. Αυτή είναι μια εξαιρετική τεχνική Excel για τον καθαρισμό δεδομένων σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα.
Οι συγκεντρωτικοί πίνακες είναι υπέροχα εργαλεία. Τι γίνεται όμως αν ο συγκεντρωτικός πίνακας σας είναι απλώς ένα ενδιάμεσο βήμα στους χειρισμούς των δεδομένων σας και θέλετε να χρησιμοποιήσετε περαιτέρω τα συνοπτικά δεδομένα στον συγκεντρωτικό πίνακα; Συνήθιζα να λαμβάνω τακτικά 5000 σειρές δεδομένων από ένα σύστημα mainframe παλαιού τύπου. Αυτά τα δεδομένα έχουν στήλες για προϊόν, μήνα, περιοχή, κατάσταση και ποσότητα. Χρειάστηκε να συνοψίσω τα δεδομένα σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα με μήνες που περνούν στην κορυφή, το προϊόν, την περιοχή και την κατάσταση κάτω από τις γραμμές. Οι συγκεντρωτικοί πίνακες το κάνουν αυτό ένα γρήγορο.
Από εκεί, έπρεπε να πάρω τα δεδομένα από τον συγκεντρωτικό πίνακα και να εισαγάγω στην Access. Όπως μπορείτε να δείτε, ο προεπιλεγμένος συγκεντρωτικός πίνακας δεν είναι κατάλληλος για αυτό. Το Excel χρησιμοποιεί ένα στυλ διάρθρωσης έτσι ώστε κάθε περιοχή να εμφανίζεται μόνο μία φορά, με κενά κελιά που ακολουθούν μέχρι το Μερικό σύνολο περιοχής. Τα κελιά στην ενότητα δεδομένων χωρίς δεδομένα είναι κενά αντί για αριθμητικά. Επίσης, δεν θέλω τα αθροίσματα των δεδομένων.
Ξεκινώντας από το Excel 97, υπάρχουν επιλογές για τον συγκεντρωτικό πίνακα για τον έλεγχο αυτής της συμπεριφοράς.
Στο παράθυρο διαλόγου διάταξης συγκεντρωτικού πίνακα, κάντε διπλό κλικ στο όνομα του πεδίου για την περιοχή. Στην ενότητα "Μερικά σύνολα", κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής "Κανένα". Αυτό θα απαλλαγεί από τα ανεπιθύμητα αθροίσματα.
Στο Excel 2000, το κουμπί επιλογών θα σας μεταφέρει σε ένα παράθυρο διαλόγου όπου μπορείτε να ορίσετε "Για κενά κελιά, εμφάνιση:" και συμπληρώστε ένα μηδέν, ώστε να μην έχετε έναν πίνακα γεμάτο με κενά κελιά.
Για περαιτέρω χειρισμό του περιστρεφόμενου πίνακα, θα πρέπει να το κάνετε να μην είναι πλέον συγκεντρωτικός πίνακας. Εάν προσπαθήσετε να αλλάξετε κελιά σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα, το Excel θα σας πει ότι δεν μπορείτε να αλλάξετε μέρος ενός συγκεντρωτικού πίνακα. Για να αλλάξετε από έναν συγκεντρωτικό πίνακα σε απλές τιμές, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- Μετακινήστε το δείκτη κελιού έξω από τον συγκεντρωτικό πίνακα.
- Εάν ο συγκεντρωτικός πίνακας ξεκινά στη γραμμή 1, εισαγάγετε μια νέα σειρά 1.
- Ξεκινήστε την επισήμανση στη νέα κενή σειρά 1 και σύρετε προς τα κάτω για να επιλέξετε ολόκληρο τον συγκεντρωτικό πίνακα.
- Κάντε Ctrl + C (ή Επεξεργασία - Αντιγραφή) για να αντιγράψετε αυτό το εύρος.
- Με την ίδια περιοχή που επιλέξατε, κάντε Επεξεργασία - Επικόλληση Ειδικών - Τιμές - ΟΚ για να αλλάξετε τον συγκεντρωτικό πίνακα σε μόνο στατική τιμή.
Αλλά εδώ είναι η πραγματική συμβουλή για αυτήν την εβδομάδα. Η Τζένιφερ γράφει
Αντιμετωπίζω συνεχώς το πρόβλημα της χρήσης της επιλογής συγκεντρωτικού πίνακα, για να συνοψίσω τις δέσμες δεδομένων, αλλά δεν συμπληρώνει τις σειρές κάτω από κάθε αλλαγή στην κατηγορία σειράς. Ξέρετε πώς να συμπληρώσετε τον συγκεντρωτικό πίνακα κάτω από κάθε αλλαγή στην κατηγορία; Έπρεπε να μεταφέρω και να αντιγράψω κάθε κώδικα προς τα κάτω, ώστε να μπορώ να κάνω περισσότερους συγκεντρωτικούς πίνακες ή ταξινόμηση. Προσπάθησα να αλλάξω τις επιλογές στον συγκεντρωτικό πίνακα, χωρίς αποτέλεσμα.
Η απάντηση δεν είναι εύκολη στην εκμάθηση. Δεν είναι διαισθητικό. Αλλά, αν μισείτε να σέρνετε αυτά τα κελιά προς τα κάτω, θα λατρέψετε να αφιερώσετε χρόνο για να μάθετε αυτήν τη διαδικασία! Ακολουθήστε - φαίνεται μακρύ και τραβηγμένο, αλλά πραγματικά λειτουργεί. Μόλις το αποκτήσετε, μπορείτε να το κάνετε σε 20 δευτερόλεπτα.
Υπάρχουν στην πραγματικότητα 2 ή 3 νέες συμβουλές εδώ. Ας υποθέσουμε ότι έχετε 2 στήλες στα αριστερά που είναι σε μορφή διάρθρωσης που πρέπει να συμπληρωθούν. Επισημάνετε από το κελί A3 μέχρι το κελί B999 (ή όποια και αν είναι η τελευταία σειρά δεδομένων σας.)
Κόλπο # 1. Επιλογή όλων των κενών κελιών σε αυτό το εύρος.
Πατήστε Ctrl + G, alt = "" + S + K και μετά εισάγετε. ε;
Το Ctrl + G εμφανίζει το διάλογο GoTo
Το Alt + S θα επιλέξει το κουμπί "Special" από το παράθυρο διαλόγου
Ο διάλογος Goto-Special είναι ένα φοβερό πράγμα που λίγοι γνωρίζουν. Πατήστε "k" για να επιλέξετε "κενά". Πατήστε enter ή κάντε κλικ στο OK και τώρα θα έχετε επιλέξει όλα τα κενά κελιά στις στήλες διάρθρωσης του συγκεντρωτικού πίνακα. Αυτά είναι όλα τα κελιά που θέλετε να συμπληρώσετε.
Κόλπο # 2. Μην παρακολουθείτε την οθόνη ενώ το κάνετε αυτό - είναι πολύ τρομακτικό και μπερδεμένο.
Πατήστε το πλήκτρο ίσον. Πατήστε το επάνω βέλος. Κρατήστε πατημένο το Ctrl και πατήστε enter. Το χτύπημα είναι ίσο και το πάνω βέλος λέει, "Θέλω αυτό το κελί να είναι ακριβώς όπως το κελί πάνω μου." Κρατώντας πατημένο το Ctrl όταν πατάτε enter λέει, "Εισαγάγετε τον ίδιο τύπο σε κάθε επιλεγμένο κελί, το οποίο, χάρη στο Trick # 1 είναι όλα τα κενά κελιά που θέλαμε να συμπληρώσουμε.
Κόλπο # 3. Τι γνωρίζει ήδη η Τζένιφερ, αλλά είναι εδώ για πληρότητα.
Τώρα πρέπει να αλλάξετε όλους αυτούς τους τύπους σε τιμές. Επιλέξτε ξανά όλα τα κελιά στο A3: B999, όχι μόνο τα κενά. Πατήστε Ctrl + C για να αντιγράψετε αυτό το εύρος. Πατήστε alt = "" + E και μετά sv (enter). να επικολλήσετε ειδικές τιμές αυτούς τους τύπους.
Τα-ντα! Δεν θα περάσετε ποτέ ένα απόγευμα τραβώντας ξανά τις επικεφαλίδες στηλών σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα ξανά.
