Η Microsoft λέει ότι το 80% των ατόμων που χρησιμοποιούν το Excel δεν έχουν χρησιμοποιήσει ποτέ έναν συγκεντρωτικό πίνακα. Καθώς πλησιάζω στο τέλος της σειράς μου των 40 ημερών του Excel, μια εισαγωγή στους συγκεντρωτικούς πίνακες.
Οι συγκεντρωτικοί πίνακες είναι θαυμαστές. Σας δίνεται ένα βιβλίο εργασίας με χιλιάδες σειρές λεπτομερών δεδομένων. Μπορείτε να συνοψίσετε αυτά τα δεδομένα με λίγα μόνο κλικ χρησιμοποιώντας έναν συγκεντρωτικό πίνακα. Έχω γράψει ολόκληρα βιβλία σε περιστρεφόμενους πίνακες, οπότε σήμερα, θέλω να σας καθοδηγήσω στη δημιουργία του πρώτου σας συγκεντρωτικού πίνακα.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε 6464 σειρές δεδομένων με Πελάτη, Προϊόν, Ημερομηνία, Έσοδα Ποσότητας. Θέλετε να βρείτε τα έσοδα για τους 5 κορυφαίους πελάτες που αγόρασαν widget.
- Επιλέξτε ένα κελί στο σύνολο δεδομένων σας
-
Στην καρτέλα Εισαγωγή της κορδέλας, επιλέξτε Συγκεντρωτικός πίνακας
Ξεκινήστε τον συγκεντρωτικό σας πίνακα -
Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία συγκεντρωτικού πίνακα, επιλέξτε Υφιστάμενο φύλλο εργασίας. Αφήστε πάντα μια κενή στήλη μεταξύ των δεδομένων σας και του συγκεντρωτικού πίνακα, οπότε σε αυτήν την περίπτωση, επιλέξτε το κελί G2 για το μέρος όπου μπορείτε να συγκρατήσετε τον συγκεντρωτικό σας πίνακα.
Επιλέξτε πού θα δημιουργήσετε τον συγκεντρωτικό πίνακα Ο πίνακας Συγκεντρωτικών πινάκων εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά της οθόνης σας. Στο επάνω μέρος του πίνακα υπάρχει μια λίστα με τα πεδία στο σύνολο δεδομένων σας. Στο κάτω μέρος υπάρχουν τέσσερις ζώνες πτώσης με μπερδεμένα ονόματα.
Σύρετε πεδία σε αυτές τις ζώνες πτώσης - Σύρετε το πεδίο Πελάτης από την κορυφή της λίστας Συγκεντρωτικών πινάκων και αποθέστε το στη ζώνη πτώσης Γραμμές.
- Σύρετε το πεδίο Έσοδα από την κορυφή της λίστας Συγκεντρωτικών πινάκων και αποθέστε το στη ζώνη πτώσης Τιμές.
- Σύρετε το πεδίο Προϊόν στη ζώνη πτώσης φίλτρων.
-
Ανοίξτε το αναπτυσσόμενο φίλτρο στο H2 και επιλέξτε Widget. Σε αυτό το σημείο, θα δείτε μια σύνοψη των πελατών που αγόρασαν widget /
Απλά 7 βήματα για τη δημιουργία αυτής της συνοπτικής αναφοράς - Υπάρχουν δύο καρτέλες Συγκεντρωτικού Πίνακα στην Κορδέλα. Μεταβείτε στην καρτέλα Σχεδίαση. Επιλέξτε Διάταξη αναφοράς, Εμφάνιση σε μορφή πίνακα. Αυτό αλλάζει την επικεφαλίδα στο G3 από Row Labels σε Customer. Βελτιώνει επίσης τον συγκεντρωτικό πίνακα εάν προσθέσετε περισσότερα πεδία σειράς αργότερα.
- Ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού στο G3. Επιλέξτε Φίλτρα τιμής, Top Ten. Στο διάλογο Top 10 Filter (Customer), επιλέξτε Top, 5 Items by Sum of Revenue. Κάντε κλικ στο OK.
- Οι συγκεντρωτικοί πίνακες δεν επιλέγουν ποτέ τη σωστή μορφή αριθμού. Επιλέξτε όλα τα κελιά εσόδων, από H4: H9. Αντιστοιχίστε μια μορφή νομίσματος με 2 δεκαδικά ψηφία.
- Αν θέλετε η αναφορά να ταξινομηθεί με τον μεγαλύτερο πελάτη στην κορυφή, επιλέξτε οποιοδήποτε κελί εσόδων και κάντε κλικ στο εικονίδιο Ταξινόμηση φθίνουσα (ZA) στην καρτέλα Δεδομένα. Αυτή είναι μια συντόμευση για το άνοιγμα του αναπτυσσόμενου μενού στο G3 και την επιλογή Ταξινόμηση Z σε A.
Σε αυτό το σημείο, έχετε λύσει την αρχική ερώτηση:
Ωστόσο, οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες είναι εύκολο να αλλάξουν. Τώρα που έχετε απαντήσει στην πρώτη ερώτηση, δοκιμάστε οποιοδήποτε από αυτά:
- Αλλάξτε το αναπτυσσόμενο μενού H1 από Widget σε Gadget για να δείτε τους κορυφαίους πελάτες για gadget.
- Κάντε διπλό κλικ στα έσοδα στο H4 για να δείτε μια λίστα με όλες τις εγγραφές που αποτελούν αυτά τα δεδομένα. Η αναφορά εμφανίζεται σε ένα νέο φύλλο εργασίας στα αριστερά του τρέχοντος φύλλου εργασίας.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο Συγκεντρωτικού γραφήματος στην καρτέλα Ανάλυση, για να καταγράψετε τους 5 κορυφαίους πελάτες
Αυτές είναι μόνο μερικές από τις επιλογές στους συγκεντρωτικούς πίνακες.
Μου αρέσει να ρωτάω την ομάδα του Excel για τις αγαπημένες τους δυνατότητες. Κάθε Τετάρτη, θα μοιραστώ μια από τις απαντήσεις τους. Η σημερινή συμβουλή είναι από το Excel Project Manager Ash Sharma.
Excel Thought Of the Day
Ζήτησα από τους φίλους μου στο Excel Master τις συμβουλές τους σχετικά με το Excel. Η σημερινή σκέψη να σκεφτούμε:
"Με το Excel δεν μπορείτε να μαγειρέψετε αλλά μπορείτε να φτιάξετε πίτες"
Τάντζα Κουν
