Αυτό το επεισόδιο ήταν εκείνο που οι Tracy Syrstad, Nate Oliver και εγώ πήγαμε όλοι στο παιχνίδι Blue Jays του Τορόντο με μια μεγάλη ομάδα ανθρώπων από την περιοχή του Τορόντο.
Την επόμενη μέρα, ο Tracy, η Nate και ο σύζυγος της Tracy John και εγώ περιηγηθήκαμε στα στούντιο TechTV:
Από αριστερά προς τα δεξιά, δηλαδή οι John, Nate, Tracy και Bill
Ήθελα να κάνω συγχώνευση αλληλογραφίας από το Excel στο Word. Ωστόσο, όταν το άτομο μου έστειλε τα δεδομένα, ήταν σε λάθος σειρά. Αντί τα δεδομένα να διασχίζουν τις στήλες, τα δεδομένα είχαν τις πληροφορίες κάτω από τις σειρές της στήλης A.
Ενώ θα μπορούσατε να διορθώσετε όλα αυτά με μη αυτόματο τρόπο, θα ήταν πολύ κόψιμο και επικόλληση. Αυτή είναι η τέλεια εργασία για αυτοματοποίηση με μια μακροεντολή.
Εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ μακροεντολές, μεταβείτε στο Εργαλεία - Μακροεντολή - Ασφάλεια και αλλάξτε τη ρύθμιση σε Μεσαίο.
Ο στόχος είναι να ηχογραφήσετε μια μικροσκοπική μακροεντολή που θα λύσει μία εγγραφή. Θέλετε να ξεκινήσει ο δείκτης κελιού στο όνομα. Η μακροεντολή πρέπει να μετακινήσει τα δύο πεδία, να διαγράψει τις τρεις κενές γραμμές και να καταλήξει στο επόμενο όνομα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εκτελείτε τη μακροεντολή ξανά και ξανά.
- Τοποθετήστε το δείκτη κελιού στο A1.
- Επιλέξτε Εργαλεία - Μακροεντολή - Εγγραφή νέας μακροεντολής
- Δώστε στη μακροεντολή ένα όνομα (δεν επιτρέπονται κενά). Επιλέξτε ένα πλήκτρο συντόμευσης. Δεδομένου ότι θα χρησιμοποιείτε μόνο τη μακροεντολή για αυτήν την εργασία, κάτι σαν το Ctrl + a είναι εύκολο να θυμάστε.
- Θα δείτε μια μικρή γραμμή εργαλείων. Αυτή είναι η γραμμή εργαλείων διακοπής εγγραφής. Έχει μόνο δύο κουμπιά. Το πρώτο κουμπί είναι το κουμπί Διακοπή εγγραφής.
Το δεύτερο κουμπί είναι το κουμπί Σχετικές αναφορές. Εάν απλώς καταγράψατε τη μακροεντολή τώρα, το Excel θα έκανε σκληρό κώδικα που θέλετε να μετακινείτε πάντα
A2 έως B1 και A3 έως C1. Αυτό λειτουργεί καλά για μία εγγραφή, αλλά χρειάζεστε τη μακροεντολή για να λειτουργεί για όλες τις εγγραφές. Ενεργοποιήστε τη σχετική εγγραφή κάνοντας κλικ στο κουμπί σχετικής εγγραφής. Είναι μια εναλλαγή, οπότε θέλετε να μοιάζει να είναι πατημένο.
- Όλα όσα κάνετε θα καταγράφονται. Προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε πλήκτρα αντί για το ποντίκι.
- Πατήστε το κάτω βέλος για να μετακινηθείτε στο B2.
- Ctrl + x για κοπή
- Πατήστε πάνω βέλος, δεξί βέλος για να μετακινηθείτε στο Α1.
- Ctrl + V για επικόλληση
- Αριστερά, Αριστερά, Κάτω, Κάτω, Ctrl + X για να κόψετε τη σειρά της πόλης
- Πάνω, Πάνω, Δεξιά, Δεξιά, Ctrl + V για επικόλληση της πόλης στη στήλη Γ
- Αριστερά, Αριστερά, Κάτω για μετάβαση στη σειρά 2.
- Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift ενώ πατάτε προς τα κάτω, για να επιλέξετε τις σειρές 2, 3, 4
- Alt + edr και enter για να επιλέξετε Επεξεργασία - Διαγραφή - Ολόκληρη η σειρά - ΟΚ
- Σε αυτό το σημείο, έχετε σχεδόν ολοκληρώσει τη μακροεντολή. Το πρόβλημα είναι ότι έχετε επιλέξει τρία κελιά και θέλετε απλώς να επιλέξετε το όνομα.
- Πατήστε το πάνω βέλος και το κάτω βέλος για να επιλέξετε μόνο το όνομα της δεύτερης εγγραφής.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή εγγραφής
Είναι καιρός να δοκιμάσετε τη μακροεντολή. Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά εδώ.
Πληκτρολογήστε Ctrl + a για να εκτελέσετε τη μακροεντολή μία φορά. Εάν όλα πήγαν καλά, η μακροεντολή θα έχει διορθώσει το επόμενο όνομα.
Εάν λειτούργησε, μπορείτε τώρα να κρατήσετε πατημένο το Ctrl + a μέχρι να διορθωθούν όλες οι εγγραφές.
Αυτή η μικροσκοπική μακροεντολή έλυσε ένα πραγματικό πρόβλημα. Το κλειδί για την επιτυχία ήταν η χρήση της λειτουργίας σχετικής εγγραφής!
Εάν αφιερώσετε χρόνο για να μάθετε VBA, θα μπορούσατε να λύσετε αυτά τα προβλήματα, καθώς και πολύ πιο περίπλοκα προβλήματα. Δείτε το Tracy και το βιβλίο μου - VBA και Macros Microsoft Excel 2016.
