Μόλις είδατε πώς να συνδυάσετε δεδομένα, αλλά οι άνθρωποι ρωτούν συχνά για το αντίθετο πρόβλημα: πώς να αναλύσετε δεδομένα που είναι όλα σε μία στήλη. Ας πούμε ότι θέλετε να ταξινομήσετε τα δεδομένα στο παρακάτω σχήμα με ταχυδρομικό κώδικα:
Επιλέξτε τα δεδομένα στο A2: A99 και επιλέξτε Data, Text to Columns. Επειδή ορισμένα ονόματα πόλεων, όπως οι Sioux Falls, είναι δύο λέξεις, δεν μπορείτε να σπάσετε τα δεδομένα σε κάθε εμφάνιση ενός διαστήματος. Αντ 'αυτού, πρέπει να χρησιμοποιήσετε κόμμα για να μεταφέρετε την πόλη στη στήλη Α και την κατάσταση και τον ταχυδρομικό κώδικα στη στήλη Β, οπότε επιλέξτε Διαχωρισμός στο βήμα 1 του οδηγού και κάντε κλικ στο Επόμενο.
Στο βήμα 2 του οδηγού, αποεπιλέξτε την καρτέλα και επιλέξτε κόμμα. Η προεπισκόπηση στο κάτω μέρος του διαλόγου δείχνει πώς θα μοιάζουν τα δεδομένα σας. Κάντε κλικ στο Επόμενο.
Προσοχή
Για το υπόλοιπο της ημέρας μετά τη χρήση κειμένου σε στήλες, το Excel θα θυμάται τις επιλογές που έχετε επιλέξει στο βήμα 2 του οδηγού Μετατροπή κειμένου σε στήλες. Εάν αντιγράψετε δεδομένα από το Σημειωματάριο και επικολλήσετε στο Excel, θα χωριστούν στο κόμμα. Αυτό είναι συχνά ενοχλητικό γιατί τις περισσότερες ημέρες, τα δεδομένα δεν αναλύονται στο κόμμα, αλλά για το υπόλοιπο του σήμερα, θα είναι. Για να το διορθώσετε, κλείστε και ανοίξτε ξανά το Excel.
Το βήμα 3 του οδηγού σας ζητά να δηλώσετε κάθε στήλη ως Γενικά, Κείμενο ή Ημερομηνία. Είναι εντάξει να αφήσετε τις στήλες ορισμένες ως Γενικά.
Αφού διαχωρίσετε την κατάσταση και τον ταχυδρομικό κώδικα στη στήλη B, επιλέξτε B2: B99 και επιλέξτε ξανά Δεδομένα, Κείμενο σε στήλες. Αυτή τη φορά, καθώς κάθε κατάσταση έχει δύο χαρακτήρες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Fixed Width στο βήμα 1 του οδηγού. Για να διατηρήσετε τα αρχικά μηδενικά στον ταχυδρομικό κώδικα, επιλέξτε τη δεύτερη στήλη και επιλέξτε Κείμενο ως τύπο δεδομένων στο βήμα 3 του οδηγού.
Υπόδειξη
Πολλά δεδομένα θα λειτουργήσουν καλά με το Fixed Width, ακόμη και δεν φαίνεται να ευθυγραμμίζεται. Στην επόμενη εικόνα, οι τρεις πρώτες σειρές είναι στη γραμματοσειρά Calibri και δεν φαίνεται να παρατάσσονται. Αλλά αν αλλάξετε τη γραμματοσειρά σε Courier New, όπως στις σειρές 4: 7, μπορείτε να δείτε ότι οι στήλες είναι τέλεια ευθυγραμμισμένες.
Μερικές φορές, θα βρείτε ένα σύνολο δεδομένων όπου κάποιος χρησιμοποίησε το Alt + Enter για να βάλει δεδομένα σε μια νέα γραμμή μέσα σε ένα κελί. Μπορείτε να διαχωρίσετε κάθε γραμμή σε μια νέα στήλη πληκτρολογώντας Ctrl + j στο πλαίσιο Άλλο στο βήμα 2 του οδηγού, όπως φαίνεται παρακάτω. Γιατί Ctrl + j; Πίσω στη δεκαετία του 1980 η IBM δήλωσε το Ctrl + j ως linefeed. Το Ctrl + j μπορεί επίσης να πληκτρολογηθεί στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση & αντικατάσταση.
Υπάρχουν τρεις ειδικές περιπτώσεις που το Text to Columns χειρίζεται εύκολα:
- Οι ημερομηνίες σε μορφή YYYYMMDD μπορούν να αλλάξουν σε πραγματικές ημερομηνίες. Στο βήμα 3 του οδηγού, κάντε κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης στο παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε Ημερομηνία και, στη συνέχεια, επιλέξτε YMD από το αναπτυσσόμενο μενού.
- Εάν έχετε αρνητικούς αριθμούς όπου το σύμβολο μείον εμφανίζεται μετά τον αριθμό, μεταβείτε στο βήμα 3 του οδηγού, κάντε κλικ στο κουμπί Advanced και επιλέξτε Trailing Minus for Negative Numbers.
- Τα δεδομένα που αντιγράφονται από έναν Πίνακα Περιεχομένων θα έχουν συχνά ηγέτες κουκκίδων που εκτείνονται από το κείμενο έως τον αριθμό της σελίδας όπως φαίνεται παρακάτω. Στο βήμα 2 του οδηγού, επιλέξτε Άλλο, πληκτρολογήστε μια τελεία και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για Αντιμετώπιση διαδοχικών οριοθετών ως ένα.
