Συγχώνευση αλληλογραφίας σε PDF από το Excel - Ειδήσεις

Την 1η Ιανουαρίου 2018, ο ελάχιστος μισθός στη Νέα Υόρκη αυξάνεται στα 13,50 $. Αυτό σημαίνει ότι εκατομμύρια αντίγραφα της φόρμας LS 54S ή της φόρμας LS54 - Η ειδοποίηση και η επιβεβαίωση του ποσοστού αμοιβής πρέπει να σταλούν στους εργαζόμενους. Η Πολιτεία της Νέας Υόρκης παρέχει ένα κενό αντίγραφο αυτής της φόρμας ως PDF που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης. Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να προετοιμάσετε εκατοντάδες τέτοια έγγραφα για τους υπαλλήλους σας;

Ενώ η διαδικασία για τη συγχώνευση αλληλογραφίας από το Excel στο Word έχει τεκμηριωθεί στο (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), μπορείτε να πραγματοποιήσετε συγχώνευση αλληλογραφίας από το Excel σε PDF;

Ήμουν έκπληκτος που η καλύτερη λύση σε αυτήν τη διαδικασία είναι η χρήση του Adobe InDesign! Αλλά πρώτα, επιτρέψτε μου να ανακεφαλαιώσω τις δύο αποτυχημένες προσπάθειές μου:

• Αποτυχημένη προσπάθεια 1: Προσπάθησα να επαναλάβω τη φόρμα LS54 στο Excel χρησιμοποιώντας μια σειρά αποκόμματα οθόνης για να τυλίξω γύρω από τα κελιά που θα περιέχουν τα πεδία στο Excel. Αυτό χρειάστηκε για πάντα, και όταν εκτυπώθηκαν, τα αποκόμματα της οθόνης φαινόταν απαίσια.

  

• Αποτυχημένη προσπάθεια 2: Χρησιμοποιήστε το Adobe Acrobat. Πιστεύετε ότι η πλήρης έκδοση του Acrobat θα προσφέρει έναν τρόπο συμπλήρωσης μιας φόρμας μέσω συγχώνευσης αλληλογραφίας. Υπάρχει μια επιλογή Εισαγωγή δεδομένων κάτω από Εργαλεία, Φόρμες, Περισσότερες επιλογές φόρμας. Χάλησα το χρόνο για να προσθέσω πεδία στο PDF, εισήγαγα το υπολογιστικό φύλλο και μετά απογοητεύτηκα όταν ανακάλυψα ότι μπορούσα να συμπληρώσω μόνο μία φόρμα κάθε φορά. Επιλέξτε τη σειρά 2 και θα μπορούσα να εκτυπώσω τον πρώτο υπάλληλο. Αλλά τότε θα έπρεπε να επιλέξω Row 3, Print, Select Row 4, Print, Row 5, Print, και αυτό δεν πρόκειται ποτέ να λειτουργήσει για 750 υπαλλήλους.

  

Επίλυση του προβλήματος χρησιμοποιώντας το Adobe InDesign

Εδώ, δημοσιεύουμε βιβλία κάτω από το Holy Macro! Εκτύπωση βιβλίων. Εγγραφείτε στη σουίτα Adobe Creative Cloud, η οποία μας δίνει Photoshop, Lightroom, Acrobat και κάτι που ονομάζεται InDesign. Ρίξτε μια ματιά στην εταιρεία σας, είναι πιθανό κάποιος στα τμήματα μάρκετινγκ ή δημιουργικών σας να έχει ήδη εγγραφή στο Adobe Indesign.

Κατάφερα να λύσω το πρόβλημα σε λιγότερο από μία ώρα χρησιμοποιώντας το InDesign. Έχω τεκμηριώσει τα βήματα εδώ για να απλοποιήσω τη διαδικασία σας.

• Μέρος 1: Μετατρέψτε το PDF που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης σε γραφικό

  1. Πραγματοποιήστε λήψη του εντύπου LS54S από την εργασία.ny.gov στη φόρμα LS54S
  2. (Προαιρετικό) Κατάρα στην κατάσταση για κωδικό πρόσβασης που προστατεύει το PDF
  3. Μετατρέψτε το PDF σε εικόνα. Εάν έχετε Acrobat, χρησιμοποιήστε το File, Export to, Image, JPEG.webp. Εάν δεν το κάνετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο αποκοπής στα Windows για να καταγράψετε τη φόρμα. Απλώς βεβαιωθείτε ότι το Acrobat Reader εμφανίζει τη φόρμα στο 100%.

• Μέρος 2: Δημιουργήστε το έγγραφο στο InDesign

  4. Ανοίξτε το Adobe InDesign. Επιλέξτε Αρχείο, Νέο, Έγγραφο. Το πρώτο βήμα στο παράθυρο διαλόγου Νέο έγγραφο είναι να κάνετε κλικ στο δεύτερο εικονίδιο στην ενότητα Προσανατολισμός για να ορίσετε το έγγραφο. Αλλάξτε τις μονάδες σε ίντσες, πλάτος σε 11, ύψος σε 8,5. Αλλάξτε το επάνω περιθώριο σε 0 και το InDesign θα κάνει όλα τα περιθώρια 0.

     
  5. Κάντε διπλό κλικ στη δεξιά πλευρά του A-Master στον πίνακα σελίδων

  6. Από την Εξερεύνηση των Windows, σύρετε το JPG.webp από το βήμα 3 και αφήστε το στον πίνακα επικόλλησης που βρίσκεται εκτός της κύριας σελίδας. Εάν είστε νέοι στο InDesign, πιστεύετε ότι πρέπει να μεταφέρετε και να ρίξετε την εικόνα * μέσα στη σελίδα *, αλλά αυτό θα ήταν λάθος. Μοιράζομαι ένα κόλπο που έμαθα από την Anne Marie "Her Geekness" Concepcion. Εάν χρειαστεί ποτέ να γίνετε πλοίαρχος στο InDesign, θα πρέπει να προσλάβετε την Anne Marie. Όταν ρίχνετε την εικόνα στην Κύρια σελίδα, δεν μπορείτε να φτάσετε στις λαβές αλλαγής μεγέθους. Αντ 'αυτού, ρίξτε την εικόνα ακριβώς έξω από την Κύρια σελίδα, Έχετε πλέον πρόσβαση στις λαβές αλλαγής μεγέθους. Αλλαγή μεγέθους του εγγράφου για να ταιριάζει στη σελίδα Κρατώντας πατημένο το Shift ενώ σύρετε την επάνω αριστερή λαβή αλλαγής μεγέθους προς τα κάτω. Μόλις το έγγραφο είναι ελαφρώς μικρότερο από τη σελίδα, σύρετέ το πάνω από την κύρια σελίδα της δεξιάς πλευράς. Μην τρομάξετε ότι έχετε κόψει το μισό από το κείμενο!

     
  7. Πατήστε τη συντόμευση του αγαπημένου μου πληκτρολογίου όλων των εποχών: Ctrl + alt = "" + Shift + E. Αυτό θα κάνει ολόκληρη την εικόνα να ταιριάζει στο πλαίσιο του νέου μεγέθους Γνωρίζω δεκάδες πλήκτρα συντόμευσης στο Excel. Γνωρίζω μόνο δύο πλήκτρα συντόμευσης στο InDesign και το Ctrl + alt = "" + Shift + E είναι ένα από αυτά. Με εκφοβίζει εντελώς ότι το InDesign ενδέχεται να έχει 25 άλλα πλήκτρα συντόμευσης όπως Ctrl + alt = "" + Shift + A έως Ctrl + alt = "" + Shift + Z!

• Μέρος 3: Συμπληρώστε τα σταθερά πεδία

  Υπάρχουν ορισμένα πεδία στη φόρμα που θα είναι τα ίδια για όλους τους υπαλλήλους. Για παράδειγμα, το όνομα της εταιρείας μπορεί να είναι το ίδιο για όλους. Δείτε πώς προσθέτετε κάποιο κείμενο στην Κύρια σελίδα στο InDesign.

  8. Πατήστε το πλήκτρο F για να ξεκινήσετε τη λειτουργία καρέ. Χρησιμοποιώντας το ποντίκι σας, σχεδιάστε ένα ορθογώνιο όπου θέλετε να εμφανίζεται το σταθερό κείμενο. Αρχικά, αυτό το πλαίσιο θα έχει ένα Χ μέσα από αυτό.

     
  9. Κάντε δεξί κλικ στο πρόσφατα σχεδιασμένο πλαίσιο σας. Στη μέση του μεγάλου μενού περιβάλλοντος, επιλέξτε Περιεχόμενο, Κείμενο.
  10. Πατήστε το πλήκτρο T για είσοδο στη λειτουργία εισαγωγής κειμένου

  11. Κάντε κλικ μέσα στο πλαίσιο και πληκτρολογήστε το σταθερό κείμενο. Εάν πρέπει να αλλάξετε τη γραμματοσειρά, επιλέξτε το κείμενο και χρησιμοποιήστε το εικονίδιο "A" πάνω από την οθόνη σας για να αποκαλύψετε τα εργαλεία χαρακτήρων.

      

  12. Επαναλάβετε τα βήματα 8 έως 11 για όλα τα άλλα πεδία που πρέπει να είναι σταθερά σε όλες τις μορφές. Αυτό είναι μονότονο. Η απόκτηση ενός μικροσκοπικού πλαισίου με ένα μικρό "X" 9 σημείων με τα πλαίσια ελέγχου δεν είναι διασκεδαστικό, αλλά είναι ικανό. Εάν πρέπει να μετακινήσετε ένα πλαίσιο ή να αλλάξετε το μέγεθος του πλαισίου, θα πρέπει να το επιλέξετε με το πρώτο εργαλείο βέλους στα αριστερά. Ονομάζεται εργαλείο επιλογής (σε αντίθεση με το λιγότερο χρήσιμο εργαλείο άμεσης επιλογής που είναι το δεύτερο βέλος στο πλαίσιο).

      

  Pro Tip # 1: Επιλέξτε το πρώτο πλαίσιο. Ctrl + C για αντιγραφή. Ctrl + V για να επικολλήσετε ένα νέο πλαίσιο στο μέσο της σελίδας. Σύρετε το νέο πλαίσιο στη θέση. Αυτό είναι εξαιρετικά χρήσιμο μόλις λάβετε ένα μικρό X για τα πλαίσια ελέγχου.

  Pro Tip # 2: Είναι δύσκολο να χρησιμοποιήσετε το ποντίκι για να πάρετε το "X" στη σωστή θέση. Μόλις επιλεγεί το πλαίσιο, χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλους στο πληκτρολόγιο για να ωθήσετε το πλαίσιο στη θέση.

  Pro Tip # 3: Όλες οι εικόνες στο InDesign αρχίζουν να φαίνονται απαίσια. Είναι ένα χαρακτηριστικό, όχι ένα σφάλμα! Σκεφτείτε ένα βιβλίο. Το Power Excel 2017 With έχει 1400 εικόνες. Ο υπολογιστής θα κλείσει αν προσπαθήσει να εμφανίσει και τις 1400 εικόνες σε υψηλή ανάλυση. Το έγγραφό σας έχει μία εικόνα και πιθανότατα μπορείτε να εμφανίσετε την εικόνα σε υψηλή ανάλυση. Επιλέξτε την εικόνα κάνοντας κλικ σε κάποιο κενό διάστημα στη φόρμα. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Απόδοση οθόνης, Εμφάνιση υψηλής ποιότητας. Γρήγορα! Η εικόνα γίνεται αιχμηρή.

  

• Μέρος 4: Συμπληρώστε τα δεδομένα στο Excel

  Ιερό υπολογιστικό φύλλο! Μου πήρε τόσο πολύ για να φτάσω στο τμήμα τεχνικής του Excel.

  13. Βάλτε απλές επικεφαλίδες μιας λέξης στη σειρά 1. Μορφοποιήστε όλα τα πεδία νομίσματος ως νόμισμα ή θα βρείτε 13,50 $ ως 13,5 στο συγχωνευμένο PDF. Συνειδητοποιώ ότι υπάρχει ήδη ένα σύμβολο δολαρίου στη φόρμα, αλλά $ 13,50 φαίνεται καλύτερα από 13,5 $.
  14. Χρησιμοποιήστε το αρχείο, Αποθήκευση ως. Αποθηκεύστε το έγγραφο ως αρχείο Excel, ώστε να μπορείτε να το επεξεργαστείτε αργότερα.
  15. Χρησιμοποιήστε το αρχείο, Αποθήκευση ως. Αποθηκεύστε το έγγραφο ως κείμενο (οριοθετημένη καρτέλα) (* .txt). Φροντίστε να θυμάστε τη διαδρομή και το όνομα αρχείου, ώστε να μπορείτε να τα βρείτε αργότερα. Κλείστε το αρχείο στο Excel ή θα λάβετε ένα μήνυμα σφάλματος στο βήμα 17.

• Μέρος 5: Επιστροφή στο InDesign για προσθήκη πεδίων φόρμας

  16. Από το μενού InDesign, επιλέξτε Window, Utilities, Data Merge. Θα εμφανιστεί ένα μικροσκοπικό παράθυρο συγχώνευσης δεδομένων κάπου πάνω από το InDesign. Κάθε μικρό κινούμενο πλαίσιο στο InDesign έχει μια σειρά από χρήσιμες εντολές που κρύβονται πίσω από αυτό που ονομάζουν Panel Menu. Ακολουθεί μια εικόνα του εικονιδίου του Πίνακα μενού:

      
  17. Ανοίξτε το μενού του πίνακα στη συγχώνευση δεδομένων. Επιλέξτε Επιλογή πηγής δεδομένων. Περιηγηθείτε και επιλέξτε το αρχείο .TXT από το Βήμα 15. Ο Πίνακας συγχώνευσης δεδομένων εμφανίζει τώρα τα ονόματα πεδίων από τη γραμμή 1 του υπολογιστικού φύλλου σας. Σε έναν κόσμο μεταφοράς και απόθεσης, νομίζετε ότι θα μπορούσατε να σύρετε αυτά τα πεδία στη φόρμα σας, αλλά δεν μπορείτε. Αντ 'αυτού, επαναλάβετε τα βήματα 8 & 9 για να σχεδιάσετε νέα καρέ όπου θέλετε να πάνε αυτά τα πεδία. Φτιάξτε τα πλαίσια ωραία και φαρδιά σε περίπτωση που ένας από τους υπαλλήλους σας είναι ο John Jacob Jinglebells III. Ιδιαίτερα για τα πεδία LS-54S pay and overtime, ίσως χρειαστεί να αλλάξετε σε 10 πόντους για να επιτρέψετε στο πλαίσιο να ταιριάζει.

  18. Κάντε κλικ μέσα στο κενό πλαίσιο για Όνομα. Στον πίνακα συγχώνευσης δεδομένων, κάντε κλικ στο Όνομα. Γρήγορα! <> εμφανίζεται στο πλαίσιο. Επανάληψη για Wage και OT.

      
  19. Αυτό το βήμα είναι προαιρετικό, αλλά αξίζει τα εξήντα δευτερόλεπτα. Κάντε κλικ στο πλαίσιο Προεπισκόπηση κάτω αριστερά στον πίνακα συγχώνευσης δεδομένων. Θα δείτε δεδομένα από την πρώτη εγγραφή. Χρησιμοποιήστε τα εικονίδια αριστερού και δεξιού βέλους στο κάτω μέρος του πίνακα συγχώνευσης δεδομένων για να δείτε την επόμενη εγγραφή.
  20. Αποθηκεύστε το αρχείο InDesign πριν κάνετε τη συγχώνευση. Έχω αποθηκεύσει το έγγραφό μου σε αυτό το σημείο και μπορείτε να το κατεβάσετε από εδώ.

  Απλώς για να ανακεφαλαιώσετε, εάν κοιτάξετε στον πίνακα Σελίδες, έχετε κάνει όλη αυτή τη δουλειά στη δεξιά πλευρά της σελίδας A-Master. Ωστόσο, μπορείτε να δείτε από τη μικρογραφία ότι όλα στην κύρια σελίδα εμφανίζονται στη σελίδα 1 του εγγράφου σας.

  

• Μέρος 6: Τέλος, η συγχώνευση αλληλογραφίας

  21. Υπάρχει ένα εικονίδιο κοντά στο επάνω μέρος του πίνακα συγχώνευσης δεδομένων που μοιάζει με την πλευρά 4 του καλουπιού. Αυτό είναι το σύμβολο για Δημιουργία συγχωνευμένου εγγράφου. Κλίκαρέ το.

      

  22. Όλες οι ρυθμίσεις στο Δημιουργία συγχωνευμένου εγγράφου είναι σωστές. Κάντε κλικ στο OK.

      
  23. Θα λάβετε ένα από τα δύο μηνύματα. Είτε: "Δεν δημιουργήθηκε κείμενο υπερβολικού συνόλου" ή "Έχετε κείμενο υπερβολικού συνόλου σε αυτές τις εγγραφές".

  Στο InDesign, οι λέξεις "Overset Text" σημαίνει ότι έχετε περισσότερους χαρακτήρες από ότι θα χωράει σε ένα πλαίσιο κειμένου. Δεν βρήκα κανένα ισοδύναμο με το Excel Shrink to Fit. Αν λένε ότι έχετε κείμενο υπερβολικού αριθμού στην εγγραφή 450, μεταβείτε στη σελίδα 450 στον Πίνακα σελίδων και δείτε ότι έχετε έναν υπάλληλο με πολύ μεγάλο όνομα. Επιστρέψτε στη δεξιά πλευρά της σελίδας A-Master και αλλάξτε το μέγεθος του πλαισίου για αυτό το πεδίο.

  Σε αυτό το σημείο, θα έχετε ένα μεγάλο έγγραφο στο InDesign. Στην περίπτωσή μου, έχω 114 σελίδες επειδή είχα 114 εγγραφές στο αρχείο Excel. Κάντε κλικ σε οποιαδήποτε σελίδα στον πίνακα "Σελίδες" για να δείτε τη σελίδα με τα δεδομένα που έχουν συμπληρωθεί.

  Μερικές συμβουλές: Το μενού Πίνακας συγχώνευσης δεδομένων προσφέρει μια εντολή Ενημέρωση πηγής δεδομένων. Εάν αλλάξετε το υποκείμενο αρχείο Excel και αποθηκεύσετε ως νέο αρχείο κειμένου, χρησιμοποιήστε την εντολή για να λάβετε τις αλλαγές. Θα πρέπει να επαναλάβετε το βήμα 21 για να συγχωνεύσετε ξανά.

• Μέρος 7: Εξαγωγή σε PDF για εκτύπωση

  24. Από το μενού Αρχείο, επιλέξτε Προεπιλογές Adobe PDF, (Εκτύπωση υψηλής ποιότητας). Επιλέξτε διαδρομή και όνομα αρχείου. Αποδεχτείτε όλες τις χιλιάδες ρυθμίσεις στο παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή Adobe PDF. Κάντε κλικ στο OK

  Μια τελική σημείωση εδώ: Στην πραγματική ζωή, είχαμε 751 υπαλλήλους. Έβαλα κάθε υπάλληλο στο αρχείο δύο φορές ώστε να μπορέσουμε να εκτυπώσουμε δύο αντίγραφα για κάθε υπάλληλο και να τα ταξινομήσουμε. Το προκύπτον 1502 σελίδες PDF είχε θαυμαστά μόνο 2,48 MB σε μέγεθος! Κατά κάποιο τρόπο, οι μάγοι της Adobe κατάφεραν να αποθηκεύσουν ένα αντίγραφο της εικόνας και να το ξαναχρησιμοποιήσουν ξανά και ξανά. Η λανθασμένη πρώτη μου προσπάθεια να κάνω τη συγχώνευση αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας το Excel δημιούργησε ένα άσχημο αρχείο PDF 150 MB που δεν θα μπορούσε ποτέ να αποσταλεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  Εάν δεν μπορείτε να βρείτε ένα αντίγραφο του InDesign ή αυτά τα βήματα φαίνονται πολύ εκφοβιστικά, προσλάβετε έναν σύμβουλο Excel για να κάνετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας σε PDF για εσάς.