Εκπαιδευτικό πρόγραμμα Excel: Πώς να μετράτε στοιχεία σε μια φιλτραρισμένη λίστα

Όταν εργάζεστε με φιλτραρισμένες λίστες, ίσως θελήσετε να μάθετε πόσα στοιχεία βρίσκονται στη λίστα και πόσα στοιχεία είναι ορατά αυτήν τη στιγμή.

Σε αυτό το βίντεο, θα σας δείξουμε πώς να προσθέσετε ένα μήνυμα στην κορυφή μιας φιλτραρισμένης λίστας που εμφανίζει αυτές τις πληροφορίες.

Εδώ έχουμε μια λίστα ιδιοτήτων. Εάν ενεργοποιήσουμε το φιλτράρισμα και φιλτράρουμε τη λίστα, το Excel θα εμφανίσει τον τρέχοντα και τον συνολικό αριθμό εγγραφών στη γραμμή κατάστασης παρακάτω. Ωστόσο, εάν κάνουμε κλικ εκτός της φιλτραρισμένης λίστας και επιστρέψουμε ξανά, αυτές οι πληροφορίες δεν εμφανίζονται πλέον.

Ας προσθέσουμε το δικό μας μήνυμα στην κορυφή της λίστας που παραμένει ορατό.

Το πρώτο πράγμα που θα κάνουμε είναι να μετατρέψουμε τη λίστα μας σε πίνακα Excel. Αυτό θα διευκολύνει την καταμέτρηση των γραμμών στη λίστα.

Σημειώστε ότι το Excel ονομάζει αυτόματα όλους τους πίνακες. Θα μετονομάσουμε αυτόν τον πίνακα "Ιδιότητες", για να κάνουμε το όνομα πιο νόημα.

Για να μετρήσουμε τις συνολικές σειρές, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση ROWS και απλά να εισάγουμε = ROWS (Properties). Αυτή είναι μια δομημένη αναφορά που αναφέρεται μόνο στις σειρές δεδομένων στον πίνακα ιδιοτήτων, ο οποίος είναι ιδανικός για αυτήν τη χρήση.

Στη συνέχεια, πρέπει να μετρήσουμε τον αριθμό των ορατών σειρών. Για να γίνει αυτό, θα χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση SUBTOTAL. Η συνάρτηση SUBTOTAL λαμβάνει δύο ορίσματα: έναν αριθμό, καθορίζοντας τη συνάρτηση που θα χρησιμοποιηθεί και μία ή περισσότερες αναφορές.

Το SUBTOTAL μπορεί να εκτελέσει μια ποικιλία λειτουργιών σε δεδομένα. Και έχει το ενδιαφέρον χαρακτηριστικό ότι είναι σε θέση να συμπεριλαμβάνει ή να αποκλείει κρυφές τιμές. Σε αυτήν την περίπτωση θέλουμε να μετρήσουμε μόνο τα μη κενά κελιά που είναι ορατά, επομένως χρειαζόμαστε τον αριθμό λειτουργίας 103. Τυχόν σειρές που κρύβονται από το φίλτρο θα αγνοηθούν.

Για την αναφορά, θα χρησιμοποιήσουμε μια δομημένη αναφορά που δείχνει την πρώτη στήλη του πίνακα. Η πρώτη στήλη ονομάζεται Διεύθυνση, οπότε το εισάγουμε ως Ιδιότητες (Διεύθυνση).

Τώρα, όταν φιλτράρουμε τον πίνακα, βλέπουμε τους τύπους μας σε δράση.

Για να ολοκληρώσουμε τα πράγματα, πρέπει να δημιουργήσουμε ένα μόνο μήνυμα που περιλαμβάνει τις λειτουργίες ROW και SUBTOTAL που μόλις δοκιμάσαμε.

Αρχικά, θα εισαγάγουμε το μήνυμά μας ως "Εμφάνιση ιδιοτήτων X από Y" Στη συνέχεια, θα αντικαταστήσουμε τα X και Y με τις συναρτήσεις, χρησιμοποιώντας το συμπλεκτικό σύμβολο και για να ενώσουμε τις συναρτήσεις στο κείμενο.

Τώρα μπορούμε να καταργήσουμε τους αρχικούς τύπους μας και να δοκιμάσουμε το μήνυμα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την προσέγγιση με οποιονδήποτε φιλτραρισμένο πίνακα. Απλώς φροντίστε να αναφέρετε μια στήλη που περιέχει πάντα δεδομένα στη συνάρτηση SUBTOTAL.