Στο σημερινό επεισόδιο, συνέκρινα τον τρόπο εύρεσης ή κατάργησης διπλότυπων. Το Excel 2007 προσφέρει νέους τρόπους για να το κάνετε αυτό. Οι 3 πρώτες συμβουλές λειτουργούν σε οποιαδήποτε έκδοση του Excel. Οι τελευταίες 2 μέθοδοι λειτουργούν μόνο στο Excel 2007.
Μέθοδος 1:
Χρησιμοποιήστε τη μοναδική επιλογή στο σύνθετο φίλτρο
- Στα δεξιά των δεδομένων σας, αντιγράψτε την επικεφαλίδα από τη στήλη όπου θέλετε να βρείτε μοναδικές τιμές.
- Επιλέξτε ένα κελί στο σύνολο δεδομένων σας.
- Στο Excel 97-2003, επιλέξτε Δεδομένα - Φίλτρο - Σύνθετο φίλτρο. Στο Excel 2007, επιλέξτε το εικονίδιο για προχωρημένους από την ομάδα Ταξινόμηση και φίλτρο της κορδέλας δεδομένων.
- Επιλέξτε Αντιγραφή σε άλλη τοποθεσία
- Στο πλαίσιο Αντιγραφή σε, καθορίστε το αντίγραφο της επικεφαλίδας σας. Στο σχήμα, αυτό είναι το κελί D1
- Κάντε κλικ στο πλαίσιο Μόνο για μοναδικές εγγραφές
- Κάντε κλικ στο OK
Το Excel θα σας προσφέρει μια μοναδική λίστα πελατών στη στήλη Δ.
Μέθοδος 2:
Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να προσδιορίσετε εάν αυτή η εγγραφή είναι μοναδική
Η συνάρτηση COUNTIF μπορεί να μετρήσει πόσες εγγραφές πάνω από την τρέχουσα εγγραφή ταιριάζουν με την τρέχουσα εγγραφή. Το τέχνασμα για να γίνει αυτό είναι να χρησιμοποιήσετε ένα σύμβολο του δολαρίου στην αναφορά. Εάν εισάγετε έναν τύπο στο C2 και αναφέρετε το A $ 1: A1, αυτό σημαίνει, "Ξεκινήστε από την απόλυτη αναφορά του A1 και μεταβείτε στην εγγραφή πάνω από την τρέχουσα εγγραφή". Όταν αντιγράφετε αυτόν τον τύπο, το πρώτο A $ 1 θα παραμείνει το ίδιο. Το δεύτερο Α1 θα αλλάξει. Στην σειρά 17, ο τύπος του C2 θα διαβάσει: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
Μόλις εισαγάγετε τον τύπο στο C2 και τον αντιγράψετε σε όλες τις σειρές, θα πρέπει να αντιγράψετε το C2: C15 και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε το Επεξεργασία - Επικόλληση ειδικών τιμών για να μετατρέψετε τους τύπους σε τιμές. Τώρα μπορείτε να ταξινομήσετε φθίνουσα κατά στήλη Γ και οι μοναδικές τιμές θα βρίσκονται στην κορυφή της λίστας.
Μέθοδος 3:
Χρησιμοποιήστε έναν συγκεντρωτικό πίνακα για να αποκτήσετε μοναδικούς πελάτες
Ένας συγκεντρωτικός πίνακας είναι ιδανικός για την εύρεση μοναδικών τιμών. Αυτός είναι ο γρηγορότερος τρόπος στο Excel 2000-2003.
- Επιλέξτε ένα κελί στο σύνολο δεδομένων σας.
- Επιλέξτε Δεδομένα - Συγκεντρωτικός Πίνακας και Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα.
- Κάντε κλικ στο Τέλος.
- Στη λίστα πεδίων συγκεντρωτικού πίνακα, κάντε κλικ στο Πεδίο πελάτη. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη σε.
Το Excel θα σας δείξει μια μοναδική λίστα πελατών.
Μέθοδος 4:
Νέο στο Excel 2007 - Χρησιμοποιήστε μορφοποίηση υπό όρους για να επισημάνετε διπλότυπα
Το Excel 2007 προσφέρει νέες μεθόδους για την εύρεση διπλότυπων. Επιλέξτε το εύρος των πελατών. Από την αρχική κορδέλα, επιλέξτε Μορφοποίηση υπό όρους - Επισήμανση κανόνων κελιών - Διπλότυπες τιμές και κάντε κλικ στο OK.
Εάν ένα όνομα βρεθεί δύο φορές, το Excel θα επισημάνει και τις δύο εμφανίσεις του ονόματος. Στη συνέχεια, θα θέλατε να ταξινομήσετε όλα τα επισημασμένα κελιά στην κορυφή.
- Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε πεδίο στη στήλη πελάτη. Κάντε κλικ στο κουμπί AZ στην κορδέλα δεδομένων.
- Βρείτε ένα κελί που έχει την κόκκινη επισήμανση. Κάντε δεξί κλικ στο κελί. Επιλέξτε Ταξινόμηση - Τοποθετήστε επιλεγμένο χρώμα κυττάρου στην κορυφή.
Μέθοδος 5:
Νέο στο Excel 2007 - Χρησιμοποιήστε το εικονίδιο Κατάργηση διπλότυπων
Προειδοποίηση!
Αυτή η μέθοδος είναι εξαιρετικά καταστροφική! Δημιουργήστε ένα αντίγραφο του συνόλου δεδομένων σας προτού το κάνετε αυτό!
- Αντιγράψτε το εύρος δεδομένων σας σε μια κενή ενότητα του φύλλου εργασίας
- Επιλέξτε ένα κελί στο σύνολο δεδομένων σας.
- Από την κορδέλα Δεδομένα, επιλέξτε Κατάργηση διπλότυπων.
- Ο διάλογος Κατάργηση διπλότυπων θα σας δώσει μια λίστα στηλών. Επιλέξτε τις στήλες που πρέπει να ληφθούν υπόψη. Για παράδειγμα, εάν χρειαστεί να καταργήσετε εγγραφές όπου ο πελάτης και το τιμολόγιο ήταν πανομοιότυπα, επιλέξτε το πλαίσιο και για τα δύο πεδία.
Σε αυτήν την περίπτωση, προσπαθείτε να λάβετε μια μοναδική λίστα πελατών, οπότε επιλέξτε μόνο το πεδίο Πελάτης.
- Κάντε κλικ στο OK.
Το Excel θα διαγράψει εγγραφές από το σύνολο δεδομένων σας. Θα αναφέρει ότι αφαιρέθηκαν n αντίγραφα και παραμένουν εγγραφές nn.
Όπως μπορείτε να δείτε, υπάρχουν πολλές μέθοδοι αντιμετώπισης των διπλών. Το Excel 2007 προσθέτει δύο νέα εργαλεία στο οπλοστάσιό σας.
Σύμφωνα με την εμπειρία μου, οι ελεγκτές προσπαθούν συχνά να εντοπίζουν διπλότυπα για να εντοπίσουν εάν μια αναφορά έχει υπερεκτιμηθεί. Όταν έγραψα το Excel για ελεγκτές , καλύπτω τόσο το Excel 2003 όσο και το Excel 2007.
