Οι εγκληματολόγοι ελεγκτές μπορούν να χρησιμοποιήσουν το Excel για να περάσουν γρήγορα σε εκατοντάδες χιλιάδες αρχεία για να βρουν ύποπτες συναλλαγές. Σε αυτό το τμήμα, θα ρίξουμε μια ματιά σε μερικές από αυτές τις μεθόδους.
Περίπτωση 1:
Διευθύνσεις προμηθευτή έναντι διευθύνσεων υπαλλήλων
Χρησιμοποιήστε μια συνάρτηση MATCH για να συγκρίνετε το τμήμα αριθμού της οδού των εγγραφών των υπαλλήλων σας με το τμήμα αριθμού της οδού της διεύθυνσης των προμηθευτών σας. Υπάρχει πιθανότητα κάποιοι υπάλληλοι να πωλούν επίσης υπηρεσίες στην εταιρεία;
- Ξεκινήστε με μια λίστα προμηθευτών και μια λίστα υπαλλήλων.
- Ένας τύπος όπως
=LEFT(B2,7)θα απομονώσει το αριθμητικό τμήμα της διεύθυνσης της οδού και τα πρώτα γράμματα του ονόματος της οδού.
- Δημιουργήστε έναν παρόμοιο τύπο για να απομονώσετε το ίδιο τμήμα των διευθύνσεων προμηθευτή.
- Η συνάρτηση MATCH θα αναζητήσει το τμήμα διεύθυνσης στο C2 και θα προσπαθήσει να βρει μια αντιστοίχιση στα τμήματα του προμηθευτή στο H2: H78. Εάν βρεθεί ένας αγώνας, το αποτέλεσμα θα σας πει τον σχετικό αριθμό σειράς όπου βρίσκεται ο αγώνας. Όταν δεν βρεθεί αγώνας, το # N / A θα επιστραφεί.
- Τυχόν αποτελέσματα στη στήλη MATCH που δεν είναι # N / A είναι πιθανές καταστάσεις όπου ένας υπάλληλος χρεώνει επίσης την εταιρεία ως προμηθευτής. Ταξινόμηση αύξουσα από τη στήλη MATCH και τυχόν αρχεία προβλημάτων θα εμφανιστούν στην κορυφή.
Περίπτωση 2:
Ασυνήθιστες εναλλαγές στη βάση δεδομένων προμηθευτών
Μια εταιρεία έχει 5000 προμηθευτές. Θα χρησιμοποιήσουμε ένα διάγραμμα διασποράς για να βρούμε οπτικά τους 20 προμηθευτές που πρέπει να ελεγχθούν.
- Λάβετε μια λίστα με το αναγνωριστικό προμηθευτή, τον αριθμό τιμολογίου, το συνολικό ποσό τιμολογίου για αυτό το έτος.
- Λάβετε μια λίστα με το αναγνωριστικό προμηθευτή, τον αριθμό τιμολογίου, το συνολικό ποσό τιμολογίου για το προηγούμενο έτος.
- Χρησιμοποιήστε το VLOOKUP για να ταιριάξετε αυτές τις λίστες με πέντε στήλες δεδομένων:
- Προσθήκη νέων στηλών για Count Delta και Amount Delta:
- Επιλέξτε τα δεδομένα στο H5: G5000. Εισαγάγετε ένα διάγραμμα διασποράς (XY). Τα περισσότερα από τα αποτελέσματα θα συγκεντρωθούν στη μέση. Σας ενδιαφέρει το outliers. Ξεκινήστε με τους πωλητές στην περιοχή με κουτιά. έστειλαν λιγότερα τιμολόγια για πολύ περισσότερα συνολικά δολάρια:
Σημείωση
Για να βρείτε τον προμηθευτή που σχετίζεται με ένα σημείο, τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από το σημείο. Το Excel θα σας πει το πλήθος και το ποσό δέλτα που θα βρείτε στο αρχικό σύνολο δεδομένων.
Περίπτωση 3:
Χρησιμοποιώντας έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα για αναλυτική περιγραφή
Σε αυτήν την περίπτωση, ρίχνουμε μια ματιά στα τιμολόγια και τις απαιτήσεις. Μέσα από διάφορες αναλύσεις των δεδομένων, ανακαλύψτε ποιοι δύο αναλυτές εισπρακτέων λογαριασμών περνούν τα απογεύματα της Παρασκευής στο μπαρ αντί να δουλεύουν.
- Ξεκίνησα με δύο σύνολα δεδομένων. Το πρώτο είναι τα δεδομένα τιμολογίου, τιμολόγιο, ημερομηνία, πελάτης, ποσό.
- Τα επόμενα δεδομένα είναι τιμολόγιο, ημερομηνία παραλαβής, ποσό που παραλήφθηκε, όνομα αντιπροσώπου A / R
- Υπολογίστε τη στήλη Ημέρες για πληρωμή. Αυτή είναι η ημερομηνία παραλαβής - Ημερομηνία τιμολογίου. Μορφοποιήστε το αποτέλεσμα ως αριθμό αντί για ημερομηνία.
- Υπολογίστε την ημέρα της εβδομάδας. Αυτό είναι
=TEXT(ReceiptDate,"dddd") - Επιλέξτε ένα κελί στο σύνολο δεδομένων. Χρήση δεδομένων - Συγκεντρωτικός πίνακας (Excel 97-2003) ή Εισαγωγή - Συγκεντρωτικός πίνακας (Excel 2007)
- Ο πρώτος συγκεντρωτικός πίνακας είχε το Days To Pay down το μέγεθος. Κάντε δεξί κλικ σε μια τιμή και επιλέξτε Ομάδα και Εμφάνιση λεπτομερειών - Ομάδα. Ομαδοποιήστε κατά κάδους 30 ημερών.
- Μετακίνηση ημερών για πληρωμή στην περιοχή της στήλης. Βάλτε πελάτες στην περιοχή Row. Βάλτε τα έσοδα στην περιοχή δεδομένων. Τώρα μπορείτε να δείτε ποιοι πελάτες πληρώνουν αργά.
- Καταργήστε τις ημέρες πληρωμής και τοποθετήστε την ημέρα της εβδομάδας στην περιοχή της στήλης. Αφαιρέστε τον Πελάτη και τοποθετήστε το Rep στην περιοχή Row. Τώρα μπορείτε να δείτε τα ποσά που λαμβάνονται ανά ημέρα της εβδομάδας.
- Επιλέξτε ένα κελί στην περιοχή δεδομένων. Κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις πεδίου (στη γραμμή εργαλείων συγκεντρωτικού πίνακα στο Excel 97-2003 ή στην καρτέλα Επιλογές στο Excel 2007).
- Στο Excel 97-2003 κάντε κλικ στο Περισσότερα. Στο Excel 2007, κάντε κλικ στην καρτέλα Εμφάνιση τιμών ως. Επιλέξτε% της σειράς.
- Το αποτέλεσμα: Ο Μπομπ και η Σόνια φαίνεται να επεξεργάζονται πολύ λιγότερα τιμολόγια την Παρασκευή από τα άλλα. Περάστε από το γραφείο τους την Παρασκευή το απόγευμα για να δείτε αν (α) λειτουργούν πραγματικά και (β) αν υπάρχει σωρός από μη επεξεργασμένες επιταγές που κρέμονται στο συρτάρι γραφείου τους μέχρι την Παρασκευή.
