Σήμερα έχουμε μια λίστα πωλήσεων ανά κατάστημα. Πρέπει να προσθέσετε ένα υποσύνολο για κάθε κατάστημα. Αυτό είναι αρκετά εύκολο να γίνει. Ταξινόμηση δεδομένων ανά κατάστημα. Μεταβείτε στην πρώτη σειρά δεδομένων από το επόμενο κατάστημα και επιλέξτε Εισαγωγή - Σειρά.
Πληκτρολογήστε μια ετικέτα στη στήλη Α που υποδεικνύει ότι πρόκειται για το Store 100 Total Στο κελί C14, επιλέξτε Alt + Equals για να προσθέσετε έναν τύπο αθροίσματος.
Σύρετε τη λαβή πλήρωσης (η τετράγωνη κουκκίδα στην κάτω δεξιά γωνία του δείκτη κελιού) προς τα δεξιά για να αντιγράψετε τον τύπο στη στήλη D.
Αυτό δεν είναι δύσκολο. Χρειάζονται περίπου 20 δευτερόλεπτα ανά κατάστημα. Ωστόσο - εάν έχετε 250 καταστήματα, θα χρειαστούν πραγματικά βαρετά 75 λεπτά για να προσθέσετε όλα αυτά τα σύνολα. Ευτυχώς, υπάρχει ένας ευκολότερος τρόπος!
Επιλέξτε ένα μόνο κελί στα δεδομένα σας. Από το μενού, επιλέξτε Δεδομένα - Μερικά σύνολα. Θα εμφανιστεί το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου.
Το παράθυρο διαλόγου "Μερικά σύνολα" προσφέρει την εισαγωγή υποσύνολων κάθε φορά που αλλάζει το Κατάστημα. Από προεπιλογή, η τελική στήλη επιλέγεται στην ενότητα Προσθήκη υποσυνόλου σε: Έλεγξα επίσης μονάδες. Κάντε κλικ στο OK. Σε λιγότερο από 15 δευτερόλεπτα, το Excel έχει εισαγάγει εκατοντάδες υποσύνολα για εσάς!
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα για να κάνετε πολλά αθροίσματα. Φροντίστε να ξεκινήσετε πρώτα στο υψηλότερο επίπεδο. Εάν θέλετε τα αθροίσματα ανά επαρχία και κατάστημα, προσθέστε τα πρώτα για την επαρχία.
Στη συνέχεια, επιλέξτε ξανά Δεδομένα - Μερικά σύνολα. Αυτή τη φορά, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου "Αντικατάσταση τρεχόντων αθροιστικών συνόλων". Αλλαγή του κορυφαίου αναπτυσσόμενου μενού από Επαρχία σε Καταστήματα.
Το αποτέλεσμα - προστίθενται αθροίσματα για κάθε κατάστημα και επαρχία.
Κοιτάξτε στα αριστερά της στήλης A. Υπάρχουν νέα κουμπιά με την ένδειξη 1, 2, 3… Αυτά ονομάζονται κουμπιά Group & Outline. Εάν επιλέξετε το κουμπί 2, θα δείτε μόνο τα αθροίσματα της επαρχίας.
Εάν επιλέξετε την ομάδα # 3 και το κουμπί διάρθρωσης, θα δείτε όλα τα υποσύνολα.
Η δυνατότητα αυτόματου υποσύνολο υπάρχει από το Excel 97, αλλά συχνά παραβλέπεται. Στην περίπτωση όπως σήμερα, μπορεί να μετατρέψει μια βαρετή διαδικασία 1 ώρας + σε λίγα δευτερόλεπτα εργασίας.
