Η σημερινή ερώτηση: Η Marcia πρέπει να λάβει μια λίστα με όλα τα αρχεία PDF τιμολογίου από ένα φάκελο σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Αυτό είναι εύκολο να γίνει αν χρησιμοποιείτε το Excel 2016 σε υπολογιστή με Windows χρησιμοποιώντας τα νέα εργαλεία Get & Transform Data.
Εάν διαθέτετε Excel 2010 για Windows ή Excel 2013 για Windows, θα πρέπει να κάνετε λήψη του δωρεάν πρόσθετου Power Query από τη Microsoft. Μεταβείτε στην αγαπημένη σας μηχανή αναζήτησης και πληκτρολογήστε "Λήψη Power Query" για να βρείτε τον τρέχοντα σύνδεσμο. (Η Microsoft λατρεύει να αλλάζει διευθύνσεις URL κάθε τρίμηνο και ο φοβερός μου τύπος στο Web μισεί όταν οι σύνδεσμοί μας είναι ξεπερασμένοι, οπότε δεν θα προσπαθήσω καν να βάλω έναν σύνδεσμο εδώ.)
Το παρακάτω βίντεο θα σας δείξει τα πλήρη βήματα, αλλά εδώ είναι η επισκόπηση:
- Ξεκινήστε από ένα κενό φύλλο εργασίας
- Δεδομένα, λήψη δεδομένων, από αρχείο, από φάκελο
- Περιηγηθείτε στο φάκελο
- Κάντε κλικ στην Επεξεργασία αντί για Φόρτωση
- Ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού του φίλτρου στον τύπο αρχείου και καταργήστε οτιδήποτε δεν είναι PDF
- Ανοίξτε το φίλτρο στο φάκελο και αφαιρέστε τυχόν υποφακέλους απορριμμάτων
- Διατηρήστε μόνο Όνομα αρχείου και Φάκελος - κάντε δεξί κλικ σε κάθε κεφαλίδα στήλης και επιλέξτε Κατάργηση
- Σύρετε το φάκελο προς τα αριστερά της επικεφαλίδας αρχείου. Αυτό επιτρέπει τη λειτουργία της συγχώνευσης.
- Επιλέξτε και τις δύο στήλες. Κάντε κλικ σε μία επικεφαλίδα. Shift + Κάντε κλικ στην άλλη επικεφαλίδα.
- Επιλέξτε Προσθήκη στήλης, συγχώνευση στηλών, πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα για τη στήλη. Κάντε κλικ στο OK.
- Κάντε δεξί κλικ στην επικεφαλίδα για τη νέα στήλη και Κατάργηση άλλων στηλών
- Αρχική, Κλείσιμο & Φόρτωση
- Το εκπληκτικό μέρος… μπορείτε να ανανεώσετε το ερώτημα αργότερα. Κάντε κλικ στο εικονίδιο ανανέωσης στον πίνακα ερωτημάτων και συνδέσεων.
Ενώ το Power Query είναι εκπληκτικά ισχυρό, αυτό είναι ένα από τα αγαπημένα μου καθήκοντα. Συχνά θέλω να τρέχω μια μακροεντολή VBA σε κάθε αρχείο σε ένα φάκελο. Η λήψη μιας λίστας όλων των PDF σε ένα φάκελο είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης.
Δες το βίντεο
Μεταγραφή βίντεο
Μάθετε το Excel από το podcast, επεισόδιο 2181 - Λίστα αρχείων φακέλων στο Excel!
Γεια σας, καλώς ήλθατε πίσω στο netcast, είμαι ο Bill Jelen. Η σημερινή ερώτηση, κάποιος έχει μια λίστα αρχείων PDF τιμολογίου σε ένα φάκελο και πρέπει να λάβει τη λίστα όλων αυτών των ονομάτων αρχείων στο Excel. Εντάξει, και ένας τρόπος να το κάνετε αυτό είναι να πληκτρολογήσετε όλα ή να αντιγράψετε και να επικολλήσετε από την Εξερεύνηση των Windows, αλλά υπάρχει ένα εξαιρετικό εργαλείο που μπορεί να το λύσει. Και η πρώτη μου ερώτηση ήταν "Λοιπόν, ποια έκδοση του Excel έχετε;" Επειδή εάν έχετε το Excel 2016, θα έχουν αυτήν την εκπληκτική νέα λειτουργικότητα που ονομάζεται "Λήψη και μετασχηματισμός δεδομένων"! Τώρα, στο Office 365, βρίσκεται στην αριστερή πλευρά, νομίζω ότι στην αρχική έκδοση του Excel 2016 ήταν στην τρίτη ομάδα, εντάξει, οπότε απλώς αναζητήστε το Get & Transform. Εάν βρίσκεστε στο Excel 2010 ή στο Excel 2013 για Windows, μπορείτε να κατεβάσετε το Power Query και θα έχετε τη δική σας καρτέλα με αυτό το ακριβές περιεχόμενο.
Τώρα ας ρίξουμε μια γρήγορη ματιά σε αυτόν τον φάκελο, εντάξει, μόλις δημιούργησα έναν ψεύτικο φάκελο εδώ με μερικά ψεύτικα δεδομένα. Θα δείτε ότι υπάρχουν αρχεία Excel σε αυτόν τον φάκελο και PDF, θέλω μόνο τα PDF και υπάρχουν επίσης μερικοί υποφακέλοι, δεν θέλω αυτά τα PDF, θέλω μόνο τα PDF στον κύριο φάκελο. Έτσι C: Προϋπολογισμοί, θα το αντιγράψω και θα επιστρέψω εδώ στο Excel και θα πούμε ότι θέλουμε να λάβουμε δεδομένα, από ένα αρχείο, από έναν ολόκληρο φάκελο, όπως αυτό και μετά πληκτρολογήστε τη διαδρομή του φακέλου εκεί ή χρησιμοποιήστε το κουμπί Αναζήτηση, είτε μία. Και όταν λάβετε αυτήν την πρώτη οθόνη, σίγουρα θέλετε να επεξεργαστείτε και τώρα βρισκόμαστε στον επεξεργαστή Power Query.
Εντάξει, οπότε ο στόχος μου εδώ, δεν χρειάζομαι το Περιεχόμενο, γι 'αυτό θα κάνω δεξί κλικ και θα πω Αφαίρεση αυτής της στήλης. Υπάρχει η λίστα των αρχείων μου, θέλω μόνο αρχεία PDF, οπότε αν υπάρχει κάτι που δεν είναι PDF, θέλω μόνο PDF, κάντε κλικ στο OK, μπορώ να δω ότι είναι μόνο τα αρχεία PDF. Α, και έπειτα κοιτάξτε εδώ, δείτε, τώρα τραβούν πράγματα από τον αρχικό φάκελο και από το φάκελο Σκουπίδια, γι 'αυτό το ανοίγω και καταργώ όλα όσα δεν είναι ο αρχικός φάκελος. Εντάξει, οπότε τώρα έχω μια ωραία μικρή λίστα, και αυτή η λίστα είναι, ξέρετε τι, 9 δίσκους, αλλά στην πραγματική ζωή στοιχηματίζω ότι πιθανώς έχουν, ξέρετε, δεκάδες ή εκατοντάδες από αυτά. Εντάξει, δεν χρειάζομαι άλλα πράγματα τώρα, οπότε μπορώ να κάνω δεξί κλικ και να αφαιρέσω αυτές τις στήλες.
Εντάξει, τώρα αυτό που πραγματικά χρειάζομαι εδώ είναι ότι χρειάζομαι τη διαδρομή του φακέλου και το όνομα του αρχείου μαζί. Εντάξει, οπότε πρόκειται να πάρω το FolderPath και να το μεταφέρω προς τα αριστερά και να το αφήσω εκεί, και στη συνέχεια το μαγικό βήμα εδώ: Στο κανονικό Excel θα έπρεπε να κάνουμε συνεννόηση για αυτό, αλλά αυτό που πρόκειται να κάνω είναι, εγώ Θα συγχωνεύσω στήλες. Θα προσθέσω λοιπόν στήλη και θα επιλέξω Συγχώνευση στηλών, το διαχωριστικό θα είναι Κανένα, η Νέα στήλη θα ονομάζεται FileName και κάντε κλικ στο OK, εντάξει, έτσι έχουμε το όνομα φακέλου, την κάθετο και το όνομα αρχείου , σαν αυτό. Τώρα, αυτό είναι στην πραγματικότητα το μόνο πράγμα που χρειαζόμαστε, οπότε θα κάνω δεξί κλικ και θα πω Αφαίρεση των άλλων στηλών και, στη συνέχεια, Αρχική σελίδα, Κλείσιμο και φόρτωση και λαμβάνουμε ένα ολοκαίνουργιο φύλλο με τα δεδομένα μας. Εντάξει τώρα, έρχεται ως τραπέζι και έτσι θα το αντιγράψω, Ctrl + C,και έπειτα ελάτε εδώ, όπου πραγματικά ήθελα τα δεδομένα εδώ, και Επικόλληση ειδικών τιμών, κάντε κλικ στο OK. Τώρα δεν είναι πια πίνακας, είναι απλά τα καθαρά δεδομένα μου, έτσι και τώρα, εδώ είναι το πραγματικά όμορφο πράγμα για αυτό.
Λοιπόν, το ρυθμίσαμε μία φορά και εντυπωσιάσαμε, που χρειάστηκαν λιγότερο από 3 λεπτά για να ρυθμιστούν, αλλά ας επιστρέψουμε σε αυτόν τον φάκελο Προϋπολογισμοί και ας μετακινήσουμε κάποια πράγματα. Ας πάρουμε ένα από αυτά τα αρχεία απορριμάτων, και θα το αντιγράψουμε στον κύριο φάκελο, Ctrl + V, εντάξει, οπότε τώρα υπάρχουν περισσότερα πράγματα εδώ, υπάρχουν 10 αρχεία PDF αντί για 9. Εάν έρθω εδώ στο σημείο όπου βρίσκεται το ερώτημα, και πάνω στη δεξιά πλευρά της οθόνης, στα ερωτήματα και τις συνδέσεις, ίσως χρειαστεί να το κάνετε πιο ευρύ, έχω ήδη κάνει το δικό μου ευρύτερο, θα δείτε τους προϋπολογισμούς μας με 9 σειρές φορτωμένες. Θα κάνω κλικ στο μικρό εικονίδιο ανανέωσης εδώ και πολύ γρήγορα έχει φορτωθεί ο προϋπολογισμός 10 σειρές. Λοιπόν, μαζεύει τις νέες εγγραφές, το ρυθμίζετε μία φορά και, στη συνέχεια, θα μπορείτε να κάνετε ανανέωση για να λάβετε τα νέα δεδομένα.
Λοιπόν αυτό είναι το σημείο στο podcast όπου συνήθως σας ζητώ να αγοράσετε το βιβλίο μου, αλλά αντίθετα σήμερα θα σας ζητήσω να αγοράσετε αυτό το βιβλίο "M is for (DATA) MONKEY" των Ken Puls και Miguel Escobar. Ένα εκπληκτικό βιβλίο που θα σας διδάξει όλα σχετικά με τη χρήση του Power Query ή του Get & Transform Data, ό, τι έμαθα για το Power Query που έμαθα από αυτό το βιβλίο.
Εντάξει, ολοκληρώστε αυτό το επεισόδιο: Στόχος μας είναι πώς να εισαγάγετε μια λίστα ονομάτων αρχείων στο Excel, εάν διαθέτετε το Excel 2016, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το νέο Get & Transform Data. Εάν δεν έχετε το 2016, αλλά έχετε μια πραγματική έκδοση του Excel που εκτελείται σε Windows, τότε μπορείτε να κατεβάσετε το δωρεάν πρόσθετο Power Query που είναι για το Excel 2010 ή το Excel 2013. Δεν πρόκειται να λειτουργήσει στο τηλέφωνό σας Android ή το iPad σας, ή το iPhone σας, ή το Surface RT ή το Mac σας, σωστά, είναι μόνο για εκδόσεις Excel του Windows. Θα ξεκινήσουμε λοιπόν από κενό φύλλο εργασίας, Δεδομένα, Λήψη δεδομένων, Από αρχείο, Από φάκελο, εισαγάγετε το όνομα του φακέλου ή Περιήγηση, βεβαιωθείτε ότι κάνετε κλικ στο Επεξεργασία αντί για Φόρτωση. Και μετά στο Φίλτρο, φιλτράρετε στον τύπο αρχείου για να απαλλαγείτε από οτιδήποτε δεν είναι PDF, φιλτράρετε στο όνομα του φακέλου για να απαλλαγείτε από όλους τους υποφακέλους απορριμμάτων. Διατηρήστε μόνο το όνομα αρχείου και το φάκελο,Κάντε δεξί κλικ σε αυτά τα άλλα και πείτε Αφαίρεση στήλης και, στη συνέχεια, σύρετε το φάκελο προς τα αριστερά του αρχείου, που επιτρέπει τη συγχώνευση να λειτουργεί. Επιλέξτε και τις δύο στήλες και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Προσθήκη στήλης, επιλέξτε Συγχώνευση στηλών, πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα, κάντε κλικ στο OK και κάντε δεξί κλικ σε αυτήν τη νέα στήλη και καταργήστε τις Άλλες στήλες, Αρχική σελίδα, Κλείσιμο και φόρτωση και θα σας δώσει τη λίστα σας. Το εκπληκτικό μέρος, μπορείτε να ανανεώσετε το ερώτημα αργότερα, χρησιμοποιώντας αυτό το εικονίδιο ανανέωσης στα ερωτήματα και τις συνδέσεις.μπορείτε να ανανεώσετε το ερώτημα αργότερα χρησιμοποιώντας αυτό το εικονίδιο Ανανέωσης στο Ερωτήματα & Συνδέσεις.μπορείτε να ανανεώσετε το ερώτημα αργότερα χρησιμοποιώντας αυτό το εικονίδιο Ανανέωσης στο Ερωτήματα & Συνδέσεις.
Λοιπόν, θέλω να σας ευχαριστήσω που σταματήσατε, θα σας δούμε την επόμενη φορά για άλλο netcast από!
Για να μάθετε για το Power Query, προτείνω αυτό το βιβλίο των Ken Puls και Miguel Escobar.
Το M είναι για (DATA) MONKEY »
