Αυτή η συμβουλή είναι από τον φίλο μου Ντέρεκ Φράλεϊ στο Σπρίνγκφιλντ του Μισσούρι. Έκανα ένα σεμινάριο στο Σπρίνγκφιλντ και έδειχνα τα αγαπημένα μου συνολικά κόλπα.
Για όσους από εσάς δεν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ αθροίσματα, δείτε πώς μπορείτε να τα ρυθμίσετε.
Ξεκινήστε βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας ταξινομούνται. Τα παρακάτω δεδομένα ταξινομούνται κατά πελάτες στη στήλη Γ.
Από την καρτέλα Δεδομένα, επιλέξτε Μερικά αθροίσματα. Το παράθυρο διαλόγου Μερικό σύνολο θέλει πάντα να αθροίζει από την αριστερή στήλη. Ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού Σε κάθε αλλαγή σε και επιλέξτε Πελάτης. Βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο Use Function έχει οριστεί σε Άθροισμα. Επιλέξτε όλα τα αριθμητικά πεδία, όπως φαίνεται εδώ.
Όταν κάνετε κλικ στο OK, το Excel εισάγει ένα υποσύνολο κάτω από κάθε ομάδα πελατών. Αλλά, το πιο σημαντικό, προσθέτει κουμπιά Ομάδας και Περίγραμμα στα αριστερά της στήλης Α.
Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί # 2 Ομάδα και περίγραμμα, οι γραμμές λεπτομερειών είναι κρυμμένες και απομένουν μόνο με τις συνολικές σειρές και το συνολικό σύνολο. Αυτή είναι μια όμορφη περίληψη ενός λεπτομερούς συνόλου δεδομένων. Φυσικά, σε αυτό το σημείο, οι πελάτες εμφανίζονται με αλφαβητική ακολουθία. Ο Ντέρεκ από το Σπρίνγκφιλντ μου έδειξε ότι όταν τα δεδομένα συμπτύσσονται στην προβολή # 2, μπορείτε να ταξινομήσετε ανά στήλη. Στο παρακάτω σχήμα, επιλέγεται ένα κελί στήλης Έσοδα και πρόκειται να κάνετε κλικ στο κουμπί ταξινόμησης ZA.
Ο κορυφαίος πελάτης, το Wag More Dog Store, έρχεται στην κορυφή του συνόλου δεδομένων. Αλλά δεν έρχεται στη σειρά 2. Πίσω από τις κρυφές σειρές, το Excel ταξινόμησε πραγματικά ένα κομμάτι εγγραφών. Όλες οι γραμμές λεπτομερειών Wag More μετακινήθηκαν μαζί με τη σειρά αθροισμάτων.
Εάν επιστρέψετε στην προβολή # 3, θα δείτε τις εγγραφές λεπτομερειών που συνοδεύουν τη σειρά αθροίσματος. Το Excel δεν αναδιάταξε τις εγγραφές λεπτομερειών. παραμένουν στην αρχική τους ακολουθία.
Για μένα, αυτό είναι εκπληκτικό σε δύο μέτωπα. Πρώτον, εκπλήσσομαι που το Excel το χειρίζεται σωστά. Δεύτερον, είναι εκπληκτικό το ότι κάποιος θα το δοκιμάσει ποτέ. Ποιος θα πίστευε ότι το Excel θα το χειριζόταν σωστά; Σαφώς, ο Ντέρεκ από το Σπρίνγκφιλντ.
