Πολλοί άνθρωποι προσπαθούν να χρησιμοποιήσουν το Excel ως βάση δεδομένων. Ενώ μπορεί να λειτουργήσει ως βάση δεδομένων, ορισμένες από τις εργασίες που θα ήταν πολύ εύκολες σε ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων είναι αρκετά περίπλοκες στο Excel. Μία από αυτές τις εργασίες αντιστοιχεί σε δύο λίστες με βάση ένα κοινό πεδίο. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί εύκολα χρησιμοποιώντας το Excel VLOOKUP. Θα βρείτε ότι η λειτουργία VLOOKUP είναι εξαιρετικά χρήσιμη, οπότε δείτε ένα παράδειγμα για το πότε και πώς να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία παρακάτω.
Ας πούμε ότι το ταξιδιωτικό σας γραφείο σάς στέλνει μια αναφορά τέλους μήνα για όλα τα μέρη που έχουν ταξιδέψει οι υπάλληλοί σας. Η αναφορά χρησιμοποιεί κωδικούς αεροδρομίου αντί για ονόματα πόλεων. Θα ήταν χρήσιμο αν μπορούσατε εύκολα να βάλετε το πραγματικό όνομα της πόλης αντί μόνο τον κωδικό.
Στο Διαδίκτυο, βρίσκετε και εισάγετε μια λίστα με το όνομα της πόλης για κάθε κωδικό αεροδρομίου.
Αλλά, πώς λαμβάνετε αυτές τις πληροφορίες σε κάθε εγγραφή στην αναφορά;
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία VLOOKUP. Το VLOOKUP σημαίνει "Vertical Lookup". Μπορεί να χρησιμοποιηθεί οποτεδήποτε έχετε μια λίστα δεδομένων με το πεδίο κλειδιού στην αριστερή στήλη.
- Ξεκινήστε να πληκτρολογείτε τη λειτουργία,
=VLOOKUP(. Πληκτρολογήστε Ctrl + A για να λάβετε βοήθεια με τη λειτουργία. - Το VLOOKUP χρειάζεται τέσσερις παραμέτρους. Πρώτα είναι ο κωδικός πόλης στην αρχική αναφορά. Σε αυτό το παράδειγμα, αυτό θα ήταν το κελί D4
- Η επόμενη παράμετρος είναι το εύρος με τον πίνακα αναζήτησης. Επισημάνετε το εύρος. Φροντίστε να χρησιμοποιήσετε το F4 για να κάνετε το εύρος να είναι απόλυτο. (Μια απόλυτη αναφορά έχει ένα σύμβολο δολαρίου πριν από τον αριθμό στήλης και τον αριθμό σειράς. Όταν αντιγράφεται ο τύπος, η αναφορά θα συνεχίσει να δείχνει προς το I3: J351.
- Η 3η παράμετρος λέει στο Excel σε ποια στήλη βρίσκεται το όνομα της πόλης. Στην περιοχή I3: J351, το όνομα της πόλης βρίσκεται στη στήλη 2. Εισαγάγετε ένα 2 για αυτήν την παράμετρο.
- Η 4η παράμετρος ενημερώνει το Excel εάν η αντιστοίχιση «κλεισίματος» είναι ΟΚ Σε αυτήν την περίπτωση, δεν είναι, επομένως εισαγάγετε False.
- Κάντε κλικ στο OK για να ολοκληρώσετε τον τύπο. Σύρετε τη λαβή πλήρωσης για να αντιγράψετε τον τύπο προς τα κάτω.
- Επειδή έχετε εισαγάγει προσεκτικά απόλυτους τύπους, μπορείτε να αντιγράψετε τη στήλη E στη στήλη D για να λάβετε την πόλη προορισμού. Σε αυτήν την περίπτωση, όλες οι αναχωρήσεις πραγματοποιούνται από το Διεθνές Αεροδρόμιο Pearson στο Τορόντο.
Αν και αυτό το παράδειγμα λειτούργησε τέλεια, όταν οι θεατές χρησιμοποιούν το VLOOKUP, συνήθως σημαίνει ότι ταιριάζουν με λίστες που προέρχονται από διαφορετικές πηγές. Όταν οι λίστες προέρχονται από διαφορετικές πηγές, μπορεί πάντα να υπάρχουν λεπτές διαφορές που κάνουν τις λίστες δύσκολο να ταιριάξουν. Ακολουθούν τρία παραδείγματα για το τι μπορεί να πάει στραβά και πώς να τα διορθώσετε.
-
Η μία λίστα έχει παύλες και η άλλη λίστα όχι. Χρησιμοποιήστε τη
=SUBSTITUTE()λειτουργία για να αφαιρέσετε τις παύλες. Την πρώτη φορά που θα δοκιμάσετε το VLOOKUP, θα λάβετε σφάλματα N / A.Για να αφαιρέσετε τις παύλες με έναν τύπο, χρησιμοποιήστε τον τύπο SUBSTITUTE. Χρησιμοποιήστε 3 ορίσματα. Το πρώτο όρισμα είναι το κελί που περιέχει την τιμή. Το επόμενο επιχείρημα είναι το κείμενο που θέλετε να αλλάξετε. Το τελικό επιχείρημα είναι το κείμενο αντικατάστασης. Σε αυτήν την περίπτωση, θέλετε να αλλάξετε παύλες σε τίποτα, οπότε ο τύπος είναι
=SUBSTITUTE(A4,"-","").Μπορείτε να τυλίξετε αυτήν τη λειτουργία στο VLOOKUP για να λάβετε την περιγραφή.
-
Αυτό είναι λεπτό, αλλά πολύ κοινό. Μια λίστα έχει ένα κενό διάστημα μετά την καταχώριση. Χρησιμοποιήστε το = TRIM () για να αφαιρέσετε υπερβολικά κενά. Όταν εισαγάγετε αρχικά τον τύπο, θα βρείτε ότι όλες οι απαντήσεις είναι σφάλματα N / A. Γνωρίζετε με βεβαιότητα ότι οι τιμές βρίσκονται στη λίστα και όλα φαίνονται ΟΚ με τον τύπο.
Ένα τυπικό πράγμα που πρέπει να ελέγξετε είναι να μετακινηθείτε στο κελί με την τιμή αναζήτησης. Πατήστε F2 για να θέσετε το κελί σε κατάσταση επεξεργασίας. Μόλις βρίσκεστε σε κατάσταση επεξεργασίας, μπορείτε να δείτε ότι ο δρομέας βρίσκεται ένα κενό από το τελικό γράμμα. Αυτό δείχνει ότι υπάρχει ένα κενό διάστημα στην καταχώριση.
Για να επιλύσετε το πρόβλημα, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση TRIM.
=TRIM(D4)θα αφαιρέσει τους κεντρικούς χώρους, τους τελικούς χώρους και θα αντικαταστήσει τους εσωτερικούς διπλούς χώρους με έναν μόνο χώρο. Σε αυτήν την περίπτωση, το TRIM λειτουργεί τέλεια για την αφαίρεση του χώρου πίσω.=VLOOKUP(TRIM(D4),$I$3:$J$351,2,FALSE)είναι ο τύπος. -
Ανέφερα μια συμβουλή μπόνους στις σημειώσεις της εκπομπής: πώς να αντικαταστήσετε το αποτέλεσμα # N / A για τιμές που λείπουν με κενό. Εάν η τιμή αναζήτησης δεν βρίσκεται στον πίνακα αναζήτησης, το VLOOKUP θα εμφανίσει σφάλμα N / A.
Αυτός ο τύπος χρησιμοποιεί τη
=ISNA()συνάρτηση για να εντοπίσει εάν το αποτέλεσμα του τύπου είναι σφάλμα N / A. Εάν λάβετε το σφάλμα, το 2ο όρισμα στη συνάρτηση IF θα πει στο Excel να προσθέσει οποιοδήποτε κείμενο επιθυμείτε.=IF(ISNA(VLOOKUP(D4,$I$3:$J$351,2,FALSE)),"Invalid Code",VLOOKUP(D4,$I$3:$J$351,2,FALSE))
Το VLOOKUP σάς επιτρέπει να εξοικονομείτε χρόνο κατά την αντιστοίχιση λιστών δεδομένων. Αφιερώστε χρόνο για να μάθετε τη βασική χρήση και θα μπορείτε να κάνετε πολύ πιο ισχυρές εργασίες στο Excel.
