Ο Steve, πελάτης από την Carolinas, έθεσε την ερώτηση που οδηγεί σε αυτήν την συμβουλή. Είναι κοινό για τα δεδομένα που εισάγονται από εξωτερικό σύστημα να έχουν πεδίο ημερομηνίας. Υπάρχει μια απλή μέθοδος σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα για να μετατραπεί το πεδίο ημερομηνίας σε εβδομάδες, μήνες, τέταρτα ή έτη.
Οι συγκεντρωτικοί πίνακες είναι μια πραγματικά εκπληκτική δυνατότητα του Excel. Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με τον τρόπο δημιουργίας ενός συγκεντρωτικού πίνακα, ανατρέξτε στο Excel Pivot Table Advanced Tricks.
Χρησιμοποιώ συγκεντρωτικούς πίνακες αρκετά συχνά, και μόλις πρόσφατα ανακάλυψα τη δυνατότητα αυτόματης ομαδοποίησης ημερομηνιών σε μήνες ή χρόνια για ανάλυση σε συγκεντρωτικούς πίνακες.
Χρησιμοποιώντας τον κανονικό οδηγό συγκεντρωτικού πίνακα, είναι αρκετά απλό να λαμβάνετε δεδομένα όπως αυτά που εμφανίζονται στα αριστερά και να δημιουργήσετε τον συγκεντρωτικό πίνακα που φαίνεται παρακάτω. Αυτός ο βασικός συγκεντρωτικός πίνακας έχει ημερομηνίες που πηγαίνουν στο πλάι, περιοχές που βρίσκονται στην κορυφή.
Πίσω στις ημέρες του Excel 95, εάν θέλετε να αντικαταστήσετε τις ημερήσιες ημερομηνίες με μήνες, θα πρέπει να καταφύγετε στην εισαγωγή μιας νέας στήλης στα δεδομένα προέλευσης με τη συνάρτηση day (). Στη σημερινή έκδοση του Excel, υπάρχει ένας ευκολότερος τρόπος.
Για να ξεκινήσετε, κάντε δεξί κλικ στο πεδίο ημερομηνίας στον συγκεντρωτικό σας πίνακα. Από το αναδυόμενο μενού, επιλέξτε Ομάδα και περίγραμμα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ομάδα…
Λάβετε υπόψη ότι αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο για πεδία στην ενότητα γραμμής ή στήλης του συγκεντρωτικού πίνακα. Εάν θέλετε να ομαδοποιήσετε ένα πεδίο στην ενότητα Σελίδα ενός συγκεντρωτικού πίνακα, πρέπει πρώτα να το σύρετε προς τα κάτω σε στήλες, να το ομαδοποιήσετε και μετά να το σύρετε πίσω στην ενότητα Σελίδα.
Το Excel προσφέρει 7 προεπιλεγμένα επίπεδα ομαδοποίησης. Μπορείτε να επιλέξετε ένα ή περισσότερα από αυτά από το πλαίσιο διαλόγου Ομαδοποίηση. Εάν επιλέξετε ένα επίπεδο ομαδοποίησης, το πεδίο του συγκεντρωτικού πίνακα (σε αυτήν την περίπτωση, InvDate) θα παραμείνει ως πεδίο αλλά θα εμφανίζεται πλέον ομαδοποιημένο στο συγκεκριμένο επίπεδο.
Εάν επιλέξετε να επιλέξετε πολλά επίπεδα ομαδοποίησης (ας πούμε, Μήνας, Τρίμηνο, Έτος), τότε το Excel θα προσθέσει ένα νέο πεδίο στη λίστα συγκεντρωτικών πεδίων για τη 2η και την 3η ομάδα. Από προεπιλογή, το Excel εκχωρεί ένα όνομα όπως "Τέταρτα" ή "Χρόνια" σε αυτούς τους μεταγενέστερους συγκεντρωτικούς πίνακες. Έτσι, αυτή η συμβουλή είναι μια εξαιρετική λύση στην ερώτηση: "Γιατί ο συγκεντρωτικός πίνακας μου έχει επιπλέον πεδία που ονομάζονται" Χρόνια "τα οποία δεν φαίνεται να βρίσκονται στα δεδομένα πηγής μου;"
Η προεπιλεγμένη σύμβαση ονομασίας του Excel για το 2ο και το 3ο επίπεδο ομαδοποίησης αφήνει πολλά να είναι επιθυμητά όταν έχετε 2 πεδία ημερομηνιών στον συγκεντρωτικό σας πίνακα και τα ομαδοποιείτε έως και μήνες, τρίμηνα και χρόνια. Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα πεδίο για την ημερομηνία λήξης και ένα άλλο πεδίο για την πραγματική ημερομηνία ολοκλήρωσης. Εάν ομαδοποιήσετε και τα δύο αυτά πεδία έως και μήνες, τέταρτα και χρόνια, η λίστα με το συγκεντρωτικό πεδίο θα προσφέρει τέταρτα και χρόνια δύο φορές και θα πρέπει να θυμηθείτε με ποια σειρά προσθέσατε τα πεδία όταν τα σύρετε αργότερα από τη λίστα πεδίων περιστροφής στη τον συγκεντρωτικό πίνακα. Για αυτόν τον λόγο, προτείνω να χρησιμοποιήσετε το διάλογο πληροφοριών πεδίου για να μετονομάσετε το πεδίο από χρόνια σε κάτι πιο νόημα.
Αφού καθορίσετε ότι θέλετε το InvDate να ομαδοποιείται ανά μήνα, ο συγκεντρωτικός πίνακας υπολογίζει εκ νέου και συμπτύσσει τις ημερομηνίες σε μία ανά μήνα. Αυτή είναι μια πολύ αποτελεσματική μέθοδος για την παροχή συνοπτικών προβολών δεδομένων με ένα στοιχείο ημερομηνίας.
