Το Lan Z στάλθηκε στο πρόβλημα του Excel αυτής της εβδομάδας. Το τμήμα MIS του δίνει ένα αρχείο που δημιουργήθηκε από μια παλιά αναφορά COBOL. Αφού άνοιξε το αρχείο στο Excel, έχει 2500 γραμμές αυτού:
CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2 CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2Ο Alan θέλει να πάρει αυτήν την αναφορά ASCII σε χρήσιμη μορφή: μία γραμμή ανά πελάτη, με το State και το Zip να επισυνάπτονται στις υπόλοιπες πληροφορίες. Θέλει επίσης να ρίξει τις 2 άχρηστες γραμμές. Προφανώς, δεν θέλουμε να κάνουμε όλα αυτά χειροκίνητα. Εδώ είναι ένας τρόπος για να αντιμετωπίσετε γρήγορα το χάος.
Με τους τύπους
- Εισαγάγετε δύο κενές στήλες στα αριστερά των δεδομένων.
- Προσθέστε μια γραμμή κεφαλίδας πάνω από τα δεδομένα.
- Η στήλη Α ονομάζεται "Ακολουθία"
- Η στήλη B ονομάζεται "RowType"
- Η στήλη Γ ονομάζεται "Δεδομένα"
- Κάντε τολμηρές όλες τις επικεφαλίδες
- Η στήλη Α πρόκειται να χρησιμοποιηθεί για την εκχώρηση ενός αριθμού σε κάθε λογική εγγραφή στην αναφορά. Επειδή αυτή η αναφορά έχει 4 φυσικές γραμμές για κάθε λογική εγγραφή, χρειαζόμαστε κάθε σύνολο 4 γραμμών να έχουν τον ίδιο λογικό αριθμό εγγραφής. Συνήθως εισάγω τιμές για την πρώτη εγγραφή και μετά σχεδιάζω τύπους για τη 2η εγγραφή που μπορούν να αντιγραφούν σε ολόκληρη την αναφορά.
- Στα κελιά A2: A5, εισαγάγετε ένα 1. Στο κελί A6, εισαγάγετε = A5 + 1. Στο κελί A7, εισαγάγετε = A6. Αντιγραφή A7 σε A8 & A9. Έχετε πλέον ένα σύνολο τύπων με δυνατότητα αντιγραφής για τη 2η λογική εγγραφή της αναφοράς.
- Επιλέξτε A6: A9 και πατήστε Ctrl C για αντιγραφή. Επιλέξτε A10: A2501 και πατήστε Ctrl V για επικόλληση.
- Η στήλη B πρόκειται να χρησιμοποιηθεί για να προσδιορίσει εάν η συγκεκριμένη σειρά είναι το 1ο, 2ο, 3ο ή 4ο τμήμα της λογικής εγγραφής.
- Στα κελιά B2: B5, εισαγάγετε 1, 2, 3 και 4. Στο κελί B6, εισαγάγετε = B2. Αντιγράψτε το κελί B6 από το B7: B2501.
Μετά την αλλαγή σε τιμές
Τώρα που έχετε αριθμούς ακολουθίας και τύπους σειρών για όλα τα δεδομένα σας, πρέπει να αλλάξετε τους τύπους σε τιμές. Επιλέξτε A2: B2501. Επεξεργασία> Αντιγραφή, Επεξεργασία> Ειδική επικόλληση> Τιμές> ΟΚ.
Τώρα που έχουν ανατεθεί αριθμοί ακολουθίας και τύποι σειρών για όλες τις σειρές, σχεδόν τελειώσαμε. Ταξινόμηση των δεδομένων κατά Row Type ως πρωτεύον κλειδί και Ακολουθία ως δευτερεύον κλειδί. Αυτό θα κάνει τις 625 κορυφαίες γραμμές κάθε εγγραφής να επιπλέουν μέχρι τα κελιά C2: C626. Η 2η γραμμή κάθε εγγραφής θα είναι στο C626: C1251. Οι γραμμές "άχρηστες" θα ξεκινήσουν στο C1252 και μπορούν να διαγραφούν. Μετακινήστε τα κελιά C626: C1251 στο κελί D2. Στο κελί E2, εισαγάγετε τον τύπο =C2&D2. Μπορείτε να αντιγράψετε αυτόν τον τύπο από E2 έως E626. Χρησιμοποιήστε το ίδιο κόλπο Επικόλλησης Ειδικής Αξίας για να αλλάξετε από τύπους σε τιμές, να διαγράψετε στήλες AD και να έχετε το αποτέλεσμα.
Από εδώ, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό Text to Columns για να επεξεργαστείτε αυτά τα δεδομένα περαιτέρω
Μπορείτε εύκολα να προσαρμόσετε αυτήν τη διαδικασία για να αντιμετωπίσετε οποιαδήποτε ποικιλία αναφορών ASCII. Πρέπει να καταλάβετε πόσες φυσικές τυπωμένες γραμμές αποτελούν μια λογική εγγραφή στην αναφορά.
