Κάθε Τετάρτη, παίρνω μια αγαπημένη συμβουλή του Excel από τον Διαχειριστή Έργου του Excel Ash Sharma. Αυτήν την εβδομάδα, Flash Fill. Παρουσιάστηκε στο Excel 2013, το Flash Fill θα σας επιτρέψει να εξαγάγετε χαρακτήρες από μια στήλη δεδομένων ή να συνδυάσετε δεδομένα από στήλες χωρίς να γράψετε έναν τύπο.
Εξετάστε το παράδειγμα που φαίνεται παρακάτω. Ένας κωδικός προϊόντος έχει τρία τμήματα διαχωρισμένα με παύλα. Θέλετε να εξαγάγετε το μεσαίο τμήμα. Το πρώτο τμήμα μπορεί να έχει μήκος 3 ή 4 χαρακτήρων. Το δεύτερο τμήμα είναι πάντα 2 χαρακτήρες. Ο τύπος για να εξαγάγετε το μεσαίο τμήμα δεν είναι επιστήμη πυραύλων, αλλά δεν είναι κάτι που ένας αρχάριος θα καταλήξει: =MID(A2,FIND("-",A2)+1,2).
Αλλά με το Flash Fill, δεν χρειάζεται να βρείτε έναν τύπο. Ακολουθήστε αυτά τα απλά βήματα:
- Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει μια επικεφαλίδα πάνω από το Α2.
- Πληκτρολογήστε μια επικεφαλίδα στο B1.
- Πληκτρολογήστε ME στο B2.
- Έχετε μια επιλογή εδώ. Θα μπορούσατε να επιλέξετε B3 και να πατήσετε Ctrl + E για να καλέσετε το Flash Fill. Ή, θα μπορούσατε να μεταβείτε στο B3 και να πληκτρολογήσετε το πρώτο γράμμα της σωστής απάντησης: Ε. Εάν αρχίσετε να πληκτρολογείτε στην ΕΕ, το Flash Fill θα μεταβεί σε δράση και θα σας δείξει μια γκριζαρισμένη στήλη αποτελεσμάτων. Πατήστε Enter για να λάβετε τα αποτελέσματα.
Προσωπικά, υποθέτω ότι είμαι λίγο φρικιαστικός έλεγχος. Θέλω να πω στο Flash Fill πότε πρέπει να δράσω.
Το γκρίζο αποτέλεσμα που φαίνεται στην προηγούμενη εικόνα είναι εκπληκτικό για να επιτρέψει σε έναν νεοσύστατο Excel να ανακαλύψει ότι υπάρχει Flash Fill Θα εντοπίσει ότι κάποιος πρόκειται να πληκτρολογήσει χιλιάδες κελιά και θα το αποτρέψει από το να συμβεί. Το Flash Fill έχει εξοικονομήσει πιθανώς εκατομμύρια ώρες παραγωγικότητας.
Αλλά υπάρχουν λεπτές αποχρώσεις στο Flash Fill - το αποκαλώ Advanced Flash Fill - και αν καταλαβαίνετε αυτές τις λεπτές αποχρώσεις, θα θελήσετε να κάνετε το Flash Fill να περιμένει μέχρι τη σωστή στιγμή.
Εάν θέλετε να αναλάβετε τον έλεγχο και να συμβεί μόνο η Συμπλήρωση Flash όταν πατήσετε Ctrl + E, μεταβείτε στην επιλογή Αρχείο, Επιλογές, Για προχωρημένους και καταργήστε την επιλογή Αυτόματη συμπλήρωση Flash.
Εδώ είναι ένα πιο περίπλοκο παράδειγμα. Ο κωδικός προϊόντος στη στήλη Ι περιέχει ένα συνδυασμό ψηφίων και κεφαλαίων χαρακτήρων. Θα θέλατε να λάβετε μόνο τα ψηφία ή μόνο τους χαρακτήρες. Υπάρχει μια φόρμουλα για αυτό, αλλά δεν το θυμάμαι. Μη διστάσετε να παρακολουθήσετε το Dueling Excel Video 186 για τον τύπο πίνακα ή τη λειτουργία καθορισμένη από τον χρήστη VBA. Δεν πρόκειται να παρακολουθήσω το βίντεο, γιατί μπορώ να το λύσω με φλας.
Αυτή είναι μία από τις περιπτώσεις όπου το Flash Fill δεν θα μπορεί να καταλάβει το μοτίβο από ένα παράδειγμα. Εάν πληκτρολογήσετε '0252 στο J3 και στη συνέχεια Ctrl + E από το J4, το Excel δεν μπορεί να καταλάβει την απάντηση κάθε φορά που ο αριθμός εξαρτήματος ξεκινά με ένα ψηφίο.
φά
Αντ 'αυτού, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
- Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει μια επικεφαλίδα πάνω από το I2. Προσθέστε μια επικεφαλίδα στα J1 και K1. Εάν δεν υπάρχουν επικεφαλίδες, το Flash Fill δεν θα λειτουργήσει.
- Χρειάζεστε απολύτως το αρχικό μηδέν για να εμφανιστεί στο 0252 στο κελί J2. Εάν απλά πληκτρολογήσετε 0252, το Excel θα το αλλάξει σε 252. Επομένως, πληκτρολογήστε ένα απόστροφο (') και μετά το 0252 στο J2.
- Στο J3, πληκτρολογήστε '619816
- Στο J4, πληκτρολογήστε '0115
- Από το J5, πατήστε Ctrl + E. Το Flash Fill θα πάρει σωστά μόνο τα ψηφία
Προσοχή
Το Flash Fill θα εξετάσει όλες τις στήλες στην τρέχουσα περιοχή. Εάν επιχειρήσετε να εξαγάγετε τα γράμματα από τη στήλη I ενώ η στήλη J βρίσκεται στην τρέχουσα περιοχή, το Flash Fill αντιμετωπίζει πρόβλημα. Αντ 'αυτού, ακολουθήστε αυτά τα βήματα.
- Επιλέξτε στήλες J & K. Home, Εισαγωγή, Εισαγωγή σειρών φύλλων για να μετακινήσετε τη στήλη ψηφίων.
- Στο J1, πληκτρολογήστε μια επικεφαλίδα.
- Στο J2, πληκτρολογήστε BDNQGX
-
Στο J3, πατήστε Ctrl + E. Το Flash Fill θα λειτουργήσει σωστά.
Απομονώστε τις στήλες που περιέχουν τα δεδομένα προέλευσης
Το Flash Fill μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε πολλές στήλες. Στο παρακάτω παράδειγμα, θέλετε τα αρχικά από τη στήλη Z, το καθένα ακολουθούμενο από τελεία. Στη συνέχεια, ένα κενό και το επώνυμο από τη στήλη AA. Θέλετε το όλο θέμα να είναι σωστή περίπτωση. Αν δεν ήταν για άτομα με διπλά βαρέλια, θα μπορούσατε να το χρησιμοποιήσετε =PROPER(LEFT(Z2,1)&". "&AA2). Όμως, η αντιμετώπιση του ME Walton θα έκανε τη φόρμουλα πιο δύσκολη. Συμπληρώστε το Flash στη διάσωση.
- Βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν επικεφαλίδες στα Z1, AA1 και AB1.
- Πληκτρολογήστε J. Doe στο AB2
-
Επιλέξτε το κελί AB3 και πατήστε Ctrl + E. Το πλήκτρο Flash θα μεταβεί στη δράση, αλλά δεν θα χρησιμοποιήσει και τα δύο αρχικά στις σειρές 6, 10 ή 18.
Η πλήρωση φλας μπορεί να μάθει από διορθώσεις -
Επιλέξτε το κελί AB6 και πληκτρολογήστε ένα νέο μοτίβο: ME Walton. Πατήστε Enter. Θαυμαστά, το Flash Fill θα αναζητήσει άλλους με αυτό το μοτίβο και θα διορθώσει το BB Miller και το MJ White.
Η πλήρωση φλας μπορεί να μάθει από διορθώσεις
Ευχαριστώ τον Ash Sharma που πρότεινε το φοβερό χαρακτηριστικό Flash Fill ως ένα από τα αγαπημένα του.
Μου αρέσει να ρωτάω την ομάδα του Excel για τις αγαπημένες τους δυνατότητες. Κάθε Τετάρτη, θα μοιραστώ μια από τις απαντήσεις τους.
Excel Thought Of the Day
Ζήτησα από τους φίλους μου στο Excel Master τις συμβουλές τους σχετικά με το Excel. Η σημερινή σκέψη να σκεφτούμε:
"Απορροφήστε ό, τι είναι χρήσιμο. Αγνοήστε αυτό που είναι άχρηστο."
Σούμιτ Μπάνσαλ
