Ο Cheryl έστειλε το πρόβλημα του Excel αυτής της εβδομάδας. Οι βετεράνοι του Excel θα το δουν αυτό ως βασικό, αλλά ήταν μια πολύτιμη συμβουλή για τον Cheryl. Δεδομένου ότι αυτή είναι η πρώτη συμβουλή του Excel της σεζόν 1999-2000, θα ξεκινήσουμε με μια βασική.
Κάποιος μου έδωσε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Οι κωδικοί περιοχής βρίσκονται στη στήλη F και ένας 7ψήφιος αριθμός τηλεφώνου βρίσκεται στη στήλη G. Ξέρω πώς να χωρίσω μια στήλη χρησιμοποιώντας κείμενο-σε-στήλες, αλλά πώς συγχωνεύω αυτές τις 2 στήλες μαζί;
Ευτυχώς, οι κωδικοί περιοχής και οι αριθμοί τηλεφώνου δεν ξεκινούν ποτέ με 0 στις ΗΠΑ, οπότε δεν υπήρχαν περιπτώσεις όπου χάθηκε το μηδέν του αριθμού τηλεφώνου. Μια γρήγορη σάρωση των δεδομένων έδειξε ότι όλοι οι αριθμοί τηλεφώνου είχαν 7 ψηφία και όλοι οι κωδικοί περιοχής είχαν τρία ψηφία. Αφού μιλήσαμε για τη Cheryl, συμφωνήσαμε ότι η καλύτερη μορφή θα ήταν να εμφανίζεται ο αριθμός τηλεφώνου ως εξής: (330) 555-1212
Στο κελί H2, θα αρχίσουμε να δημιουργούμε τον τύπο. Ο τελεστής στο Excel για ένταξη σε δύο πεδία κειμένου είναι το σύμβολο &. Τυχόν σταθερές που θέλετε πρέπει να περιλαμβάνονται σε διπλά εισαγωγικά. Έτσι, για να λάβετε τις κορυφαίες παρενθέσεις και τον κωδικό περιοχής, χρειάζεστε έναν τύπο όπως:="("&F2
Στη συνέχεια, προσθέστε έναν άλλο τελεστή συνένωσης και τις παρενθέσεις κλεισίματος γύρω από τον κωδικό περιοχής. Σημειώστε ότι υπάρχει και μια παρένθεση και ένα διάστημα που περικλείεται στα εισαγωγικά.="("&F2&") "
Η λήψη του αριθμού τηλεφώνου με την παύλα θα είναι λίγο πιο δύσκολη. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία ΑΡΙΣΤΕΡΑ για να λάβετε μόνο τα πρώτα τρία ψηφία του αριθμού τηλεφώνου. Η σύνταξη είναι ΑΡΙΣΤΕΡΑ (κελί, # χαρακτήρων). Μετά από αυτό, προσθέστε έναν άλλο χαρακτήρα συνένωσης και τη μεσαία παύλα σε εισαγωγικά.="("&F2&")"&LEFT(G2,3)&"-"
Για να λάβετε το 4ο έως το 7ο ψηφίο του αριθμού τηλεφώνου, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία MID. Η σύνταξη είναι MID (κελί, Χαρακτήρας εκκίνησης, Αριθμός χαρακτήρων). Θέλουμε να ξεκινήσουμε από τον 4ο χαρακτήρα και να συνεχίσουμε για συνολικά 4 χαρακτήρες. Έτσι, ο τελικός τύπος είναι:="("&F2&") "&LEFT(G2,3)&"-"&MID(G2,4,4)
Ουάου - αυτό μοιάζει με μια μεγάλη φόρμουλα, αλλά αν το σπάσετε και το χτίσετε ένα βήμα τη φορά, είναι εύκολο.
Ακολουθήστε για 2 ακόμη καυτές συμβουλές. Τώρα που έχετε τον τύπο στο κελί H2, χρειάζεστε έναν γρήγορο τρόπο για να το αντιγράψετε σε όλα τα κελιά. Το Excel έχει μια εξαιρετική συντόμευση για αυτό. Βάλτε το cellpointer στο H2. Στην κάτω δεξιά γωνία του κουτιού του κελιού είναι ένα μικρό τετράγωνο. Κάντε διπλό κλικ σε αυτό το τετράγωνο με το ποντίκι σας και ο τύπος θα αντιγραφεί σε όσες σειρές υπάρχουν δεδομένα στη στήλη Ζ.
Υπάρχει ένα τελευταίο σημαντικό βήμα. Εάν διαγράψατε τώρα τις στήλες F και G, όλοι αυτοί οι υπέροχοι αριθμοί τηλεφώνου στο H θα μετατραπούν σε #REF !. Πρέπει να μετατρέψετε τα κελιά από έναν τύπο σε τιμές. Εδώ είναι πώς να το κάνετε αυτό. Επισημάνετε όλα τα κελιά που περιέχουν αριθμούς τηλεφώνου στη στήλη H. Πατήστε Ctrl + C (ή Επεξεργασία - Αντιγραφή) για να αντιγράψετε αυτά τα κελιά. Τώρα, χωρίς να επισημάνετε τα κελιά, κάντε αμέσως μια Επεξεργασία - Επικόλληση Ειδική. Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής για Τιμές και κάντε κλικ στο OK. Οι τύποι θα αλλάξουν τώρα σε τιμές και μπορείτε να διαγράψετε τις στήλες F & G.
Το Excel είναι απίστευτα ευέλικτο στη διαχείριση δεδομένων. Σε αυτήν την περίπτωση, η Cheryl φοβόταν ότι θα ξυπνούσε όλη τη νύχτα τους κωδικούς και τους αριθμούς τηλεφώνου σε ένα μόνο κελί. Ο τύπος και τα βήματα σε αυτήν την συμβουλή εβδομάδων σάς επιτρέπουν να κάνετε την ίδια εργασία σε περίπου ένα λεπτό.
