Ο Peter από το Σινσινάτι προσφέρει αυτήν την εβδομάδα συμβουλή:
Η εντολή Excel Subtotals σάς επιτρέπει να συνοψίζετε γρήγορα ένα σύνολο δεδομένων. Πατήστε το κουμπί # 2 Ομάδα και περίγραμμα στο Excel για να εμφανίσετε μόνο τις σειρές αθροίσματος. Αλλά τότε - πώς μπορείτε να αντιγράψετε μόνο τις συνολικές σειρές σε μια νέα σειρά Excel;
Χρησιμοποιήστε την εντολή Goto - Special για να αντιγράψετε μόνο τα αθροίσματα σε μια νέα περιοχή.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Δεδομένα - Μερικά για να αθροίσετε αυτόματα ένα εύρος δεδομένων όπως φαίνεται πάνω αριστερά.
Μετά τη δημιουργία αθροισμάτων, το Excel θα εμφανίσει τα σύμβολα διάρθρωσης στα αριστερά του φύλλου εργασίας σας. Κάνοντας κλικ στο σύμβολο περιγράμματος "2", το Excel θα εμφανίσει μόνο τις συνολικές γραμμές.
Αυτό είναι πολύ ωραίο, αλλά πολλοί άνθρωποι αντιμετωπίζουν προβλήματα όταν προσπαθούν να αντιγράψουν αυτές τις πληροφορίες σε ένα νέο φύλλο εργασίας. Φαίνεται ότι υπάρχουν μόνο πέντε σειρές δεδομένων, αλλά όταν αντιγράφετε και επικολλάτε αλλού, θα διαπιστώσετε ότι το Excel αντιγράφει επίσης τις κρυφές σειρές.
Η λύση βρίσκεται στις ασαφείς αλλά ισχυρές λειτουργίες του GoTo Special. Εδώ είναι τα βήματα:
- Επισημάνετε το εύρος που θέλετε να αντιγράψετε.
- Κάντε κλικ στο Επεξεργασία και μετά πηγαίνετε.
- Στη δεξιά πλευρά του διαλόγου Go To βρίσκεται ένα κουμπί με την ένδειξη "Special". Κάντε κλικ στο "Special" για να δείτε το παράθυρο διαλόγου Μετάβαση σε ειδικό.
- Κάντε κλικ στο κουμπί "Μόνο ορατά κελιά" και κάντε κλικ στο OK. Αυτό αλλάζει την επιλογή και από τις 14 σειρές μόνο στις πέντε ορατές σειρές.
- Τώρα που έχετε επιλέξει μόνο τις 5 ορατές σειρές, μπορείτε να κάνετε Επεξεργασία - Αντιγραφή (ή Ctrl + C), να κάνετε κλικ σε ένα νέο κελί σε ένα κενό εύρος υπολογιστικών φύλλων και Επεξεργασία - Επικόλληση (Ctrl + V) για να επικολλήσετε μόνο τα υποσύνολα .
