Αντίγραφο
Σε αυτό το βίντεο, θα κάνουμε μια γρήγορη περιήγηση σε πάνω από 30 δημοφιλείς συντομεύσεις Excel. Συγκεντρώσαμε αυτήν τη λίστα με βάση μια έρευνα για περισσότερους από 800 χρήστες του Excel.
Εντάξει, οπότε εδώ είμαστε στο Excel και τώρα θα σας καθοδηγήσω σε μερικές πολύ δημοφιλείς και χρήσιμες συντομεύσεις του Excel.
Πρώτον, δεδομένου ότι έχουμε πολλές καρτέλες σε αυτό το βιβλίο εργασίας, πρέπει να γνωρίζετε ότι μπορείτε να μετακινηθείτε κατευθείαν στις καρτέλες με τη σελίδα ελέγχου προς τα κάτω και αριστερά με τη σελίδα ελέγχου προς τα πάνω. Σε Mac, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την επιλογή με τα πλήκτρα δεξιού και αριστερού βέλους
Τώρα, οι πιο δημοφιλείς συντομεύσεις στο Excel είναι αντιγραφή και επικόλληση. Μπορείτε να αντιγράψετε με τον έλεγχο C και να επικολλήσετε τον έλεγχο V. Σε Mac, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είτε το πλήκτρο εντολών είτε το πλήκτρο ελέγχου για πολλές από αυτές τις συντομεύσεις.
Μια άλλη πολύ χρήσιμη συντόμευση που θα με βλέπω να χρησιμοποιώ συχνά σε αυτό το βίντεο είναι η αναίρεση, έλεγχος Z.
Εκτός από τον έλεγχο V για επικόλληση, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Enter για επικόλληση. Σε Mac, προσθέστε το πλήκτρο λειτουργίας.
Για να κόψετε αντί να αντιγράψετε, χρησιμοποιήστε τον έλεγχο X. Στη συνέχεια, επικολλήστε κανονικά.
Μία από τις πιο σημαντικές συντομεύσεις στο Excel είναι η ειδική επικόλληση, η οποία είναι ο έλεγχος alt V στα Windows και η εντολή ελέγχου V σε Mac.
Πριν το δοκιμάσουμε, ας ελέγξουμε πρώτα τους τύπους σε αυτό το φύλλο εργασίας χρησιμοποιώντας το control + tomb Η συντόμευση αλλάζει το φύλλο εργασίας για να εμφανίζει όλους τους τύπους και αριθμούς χωρίς καμία μορφοποίηση.
Απλώς χρησιμοποιήστε ξανά την ίδια συντόμευση για εναλλαγή τύπων.
Τις περισσότερες φορές, η ειδική επικόλληση χρησιμοποιείται για την απομάκρυνση τύπων και μορφοποίησης. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε ειδική επικόλληση με τιμές. Μόλις μπείτε στο παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να πληκτρολογήσετε τα υπογραμμισμένα γράμματα για να ορίσετε επιλογές, οπότε σε αυτήν την περίπτωση V για τιμές.
Το αποτέλεσμα είναι απλώς τιμές χωρίς μορφοποίηση ή τύπους.
Υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορείτε να κάνετε με την ειδική επικόλληση.
Μπορείτε να διατηρήσετε τη μορφοποίηση αριθμών, αλλά να απαλλαγείτε από τους τύπους.
Μπορείτε να διατηρήσετε τύπους και αριθμούς, αλλά να αφαιρέσετε τα υπόλοιπα.
Και μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την ειδική επικόλληση για αντιγραφή μόνο μορφοποίησης, η οποία είναι χρήσιμη όταν επικολλάτε δεδομένα κάτω από έναν πίνακα και θέλετε να επεκτείνετε γρήγορα τη μορφοποίηση.
Για να το κάνετε αυτό, απλώς επιλέξτε μια σειρά με τη μορφοποίηση που θέλετε. Αντιγράψτε και χρησιμοποιήστε ειδική επικόλληση με μορφές.
Η ειδική επικόλληση έχει πολλές άλλες χρήσιμες επιλογές και τις καλύπτουμε λεπτομερώς στο μάθημά μας σχετικά με τις συντομεύσεις του Excel.
Η εισαγωγή της τρέχουσας ημερομηνίας και ώρας είναι μια άλλη εργασία που ίσως χρειαστεί να κάνετε συχνά στο Excel και υπάρχουν συντομεύσεις και για τα δύο.
Για την τρέχουσα ημερομηνία, χρησιμοποιήστε το στοιχείο ελέγχου +;
Για την τρέχουσα ώρα χρησιμοποιήστε τη μετατόπιση ελέγχου:
Εάν θέλετε και τα δύο, διαχωρίστε το μόνο με ένα κενό και το Excel θα το αναγνωρίσει ως έγκυρη ημερομηνία.
Παρόλο που μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ σε ένα κελί για επεξεργασία, μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε ένα κελί με το πληκτρολόγιό σας χρησιμοποιώντας F2 και Windows και να ελέγξετε το U σε Mac. Αυτό σας επιτρέπει να κάνετε αλλαγές σε κελιά, χωρίς να βγάζετε τα χέρια σας από το πληκτρολόγιο
Στη συνέχεια, ας δούμε μερικές συντομεύσεις για πλοήγηση σε ένα φύλλο εργασίας. Πρώτον, ανεξάρτητα από το ποιο κελί έχει επιλεγεί σε ένα φύλλο εργασίας, μπορείτε να επιστρέψετε στο πρώτο κελί με τον έλεγχο + το πλήκτρο HOME.
Για να μετακινηθείτε στο τελευταίο κελί σε ένα φύλλο εργασίας, χρησιμοποιήστε το κουμπί ελέγχου + το πλήκτρο END.
Μέσα σε έναν πίνακα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο ελέγχου + ένα βέλος για να μετακινηθείτε στα δεδομένα προς οποιαδήποτε κατεύθυνση. Με αυτόν τον τρόπο, μπορώ να κινηθώ γρήγορα και στις τέσσερις γωνίες.
Για να επιλέξετε δεδομένα με αυτές τις ίδιες συντομεύσεις, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο shift. Αυτό σας επιτρέπει να επιλέξετε εύκολα σειρές, στήλες, ακόμη και έναν ολόκληρο πίνακα.
Όταν βρίσκεστε σε ένα τραπέζι, μπορείτε επίσης να επιλέξετε τα πάντα με τον έλεγχο A.
Μόλις κάνετε μια επιλογή, θυμηθείτε ότι μπορείτε να επεκτείνετε τα άκρα της επιλογής κρατώντας πατημένο το πλήκτρο shift και χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα βέλους.
Για να επιλέξετε ολόκληρες σειρές, χρησιμοποιήστε το shift και το πλήκτρο διαστήματος. Για να επιλέξετε ολόκληρες στήλες, χρησιμοποιήστε το στοιχείο ελέγχου και το πλήκτρο διαστήματος.
Και πάλι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το shift για να επεκτείνετε την επιλογή όπως απαιτείται.
Το Excel διαθέτει επίσης συντομεύσεις πληκτρολογίου για εισαγωγή και διαγραφή σειρών και στηλών. Από μόνη της, ο έλεγχος shift + θα εμφανίσει το διάλογο εισαγωγής με επιλογές για εισαγωγή ολόκληρων γραμμών ή στηλών. control - κάνει το ίδιο πράγμα με το διάλογο διαγραφής.
Ωστόσο, μπορείτε να εισαγάγετε και να διαγράψετε πολύ πιο γρήγορα εάν επιλέξετε πρώτα ολόκληρες σειρές ή στήλες. Αυτό σας επιτρέπει να διαγράψετε και να εισαγάγετε χωρίς διάλογο.
Όποτε εργάζεστε με δεδομένα σε έναν πίνακα, μπορείτε να κάνετε αυτές τις ίδιες συντομεύσεις πολύ πιο ισχυρές μετατρέποντας τα δεδομένα σε έναν πίνακα Excel χρησιμοποιώντας τον έλεγχο συντόμευσης T.
Τώρα οι ίδιες συντομεύσεις για την επιλογή γραμμών και στηλών θα επιλέγουν μόνο δεδομένα μέσα στον πίνακα. Όπως και πριν, ο έλεγχος Α θα επιλέξει ολόκληρο τον πίνακα, αλλά τώρα δεν θα περιλαμβάνει τις κεφαλίδες.
Η ισχύς των πινάκων γίνεται ξεκάθαρη όταν πρέπει να εργαστείτε με έναν πολύ μεγάλο πίνακα, όπως αυτός εδώ με 3000 σειρές και 36 στήλες.
Αφού μετατρέψω τον πίνακα σε έναν κατάλληλο πίνακα Excel, παρατηρήστε ότι οι κεφαλίδες θα είναι αυτόματα ορατές, ακόμα και αν μετακινηθώ προς τα κάτω στο κάτω μέρος του πίνακα.
Επιπλέον, μπορώ να επιλέξω πλήρεις σειρές και στήλες εύκολα, γνωρίζοντας ότι τα δεδομένα είναι πάντα τέλεια επιλεγμένα.
Καμία λίστα συντομεύσεων Excel δεν θα ήταν πλήρης χωρίς αυτόματο, μια εύχρηστη συντόμευση για γρήγορη άθροιση αριθμών με τη συνάρτηση αθροίσματος. Autosum Alt = στα παράθυρα και η μετατόπιση εντολών ισούται με Mac.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αυτόματο άθροισμα για να αθροίσετε τόσο τις σειρές όσο και τις στήλες. Μπορείτε ακόμη και να προσθέσετε αυτόματα έναν ολόκληρο πίνακα σε ένα βήμα.
Ένα από τα πράγματα που κάνετε πιο συχνά στο Excel είναι να εισαγάγετε δεδομένα και έχω δύο συντομεύσεις για να σας δείξω ότι μπορούν πραγματικά να σας βοηθήσουν με αυτό.
Η πρώτη είναι η συμπλήρωση ή ο έλεγχος D. Η συμπλήρωση είναι μια εξαιρετική συντόμευση για γρήγορη λήψη δεδομένων από κελιά παραπάνω χωρίς χρήση αντιγραφής και επικόλλησης.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συμπλήρωση σε ένα κελί τη φορά ή με πολλά κελιά. Μπορείτε ακόμη και να χρησιμοποιήσετε συμπλήρωση σε πολλές στήλες ταυτόχρονα.
Η συμπλήρωση είναι μια πολύ βολική συντόμευση, αλλά μπορείτε να επιταχύνετε τα πράγματα ακόμη περισσότερο εάν εισαγάγετε δεδομένα σε πολλά κελιά στην αρχή. Για να το κάνετε αυτό, απλώς κάντε μια επιλογή, πληκτρολογήστε μερικά δεδομένα και χρησιμοποιήστε το στοιχείο ελέγχου enter αντί απλώς το enter.
Το control enter λειτουργεί καλά για τους τύπους επίσης. Οι σχετικές αναφορές κελιού θα ενημερωθούν κανονικά.
Έτσι, μιλώντας για τύπους, ας δούμε μια συντόμευση για εναλλαγή απόλυτων και σχετικών αναφορών.
Σε αυτό το φύλλο εργασίας, θέλω να συνοψίσω τις πωλήσεις κατά χρώμα, ώστε να μπορώ να χρησιμοποιήσω τη συνάρτηση SUMIF.
Για να το κάνω αυτό, θα πρέπει να εισαγάγω ένα εύρος και κριτήρια και έπειτα κάποιο εύρος. Αλλά παρατηρήστε ότι εάν δεν κλειδώσω ορισμένες αναφορές, τα εύρη θα αλλάξουν καθώς αντιγράφονται οι τύποι.
Για να το αποτρέψω αυτό, πρέπει να κλειδώσω τα εύρη κάνοντάς τα απόλυτα. Η συντόμευση για αυτό είναι το F4 στα Windows, η εντολή T σε Mac και αυτό θα αλλάξει τις απόλυτες και σχετικές επιλογές.
Τώρα όταν αντιγράφω τον τύπο κάτω, οι αναφορές εύρους διορθώνονται σωστά.
Το Excel έχει επίσης αφιερωμένες συντομεύσεις για απόκρυψη και εμφάνιση γραμμών και στηλών.
Έτσι, μπορείτε να αποκρύψετε στήλες με τον έλεγχο 0 και μπορείτε να αποκρύψετε σειρές με τον έλεγχο 9.
Για να εμφανίσετε ξανά τις γραμμές και τις στήλες, απλώς επιλέξτε δεδομένα που περιλαμβάνουν τις κρυφές σειρές ή στήλες και χρησιμοποιήστε τις ίδιες συντομεύσεις με το πλήκτρο shift πατημένο.
Όταν έχετε κρυφές σειρές ή στήλες και θέλετε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε μόνο τα ορατά κελιά παρατηρήσετε ότι θα καταλήξετε με τα πάντα από προεπιλογή, αν κάνετε απλώς μια κανονική αντιγραφή.
Για να το διορθώσετε, πρέπει πρώτα να επιλέξετε τα ορατά κελιά μόνο και να το χρησιμοποιήσετε χρησιμοποιώντας το ερωτηματικό alt και τα παράθυρα συντόμευσης και να αλλάξετε την εντολή Z σε Mac.
Στη συνέχεια, αντιγράψτε και επικολλήστε κανονικά.
Εξετάσαμε ήδη τη συντόμευση για να δημιουργήσουμε έναν νέο πίνακα, Control-T, αλλά δεν μιλήσαμε για φίλτρα.
Οι νέοι πίνακες λαμβάνουν αυτόματα φίλτρα και για να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε αυτά τα φίλτρα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μετατόπιση ελέγχου συντόμευσης L στα Windows ή τη μετατόπιση εντολών F σε Mac.
Όταν ένα ή περισσότερα φίλτρα φιλτράρουν ενεργά δεδομένα, αυτή η ίδια συντόμευση είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να επαναφέρετε έναν πίνακα. Απλώς χρησιμοποιήστε τη συντόμευση δύο φορές στη σειρά.
Εντάξει στη συνέχεια, δύο συντομεύσεις χρήσιμες για μορφοποίηση.
Το πρώτο είναι τα κελιά μορφοποίησης ή μπορείτε να το σκεφτείτε ως μορφοποίηση οτιδήποτε. Απλώς χρησιμοποιήστε τον έλεγχο 1 στα Windows ή την εντολή 1 σε Mac.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη συντόμευση για πρόσβαση στη μορφοποίηση για σχεδόν οτιδήποτε. Η ομορφιά της συντόμευσης είναι ότι μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτήν τη μορφοποίηση από οπουδήποτε χωρίς να ανησυχείτε για την κορδέλα.
Και λειτουργεί τέλεια για αντικείμενα και γραφήματα, έτσι ώστε όχι μόνο για κελιά.
Η επόμενη συντόμευση είναι η επανάληψη μιας ενέργειας για να γίνει αυτό χρησιμοποιώντας το F4 ή τον έλεγχο του Y στα παράθυρα και την εντολή Y σε Mac.
Δεν μπορούν να επαναληφθούν όλες οι ενέργειες, αλλά μπορείτε να προσθέσετε την εντολή επανάληψης στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, για να σας βοηθήσουμε να κατανοήσετε πότε μπορείτε να επαναλάβετε μια ενέργεια, όπως έχω κάνει σε αυτήν την περίπτωση.
Έτσι, για παράδειγμα, το τελευταίο πράγμα που έκανα ήταν να εφαρμόσω ένα περίγραμμα. Μπορώ λοιπόν να χρησιμοποιήσω την επανάληψη για να εφαρμόσω το ίδιο περίγραμμα στον δεύτερο πίνακα.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε επανάληψη για ενέργειες όπως εισαγωγή ή διαγραφή σειρών ή στηλών ή εισαγωγή φύλλων
Εντάξει, επιτέλους, υπάρχει μια συντόμευση που μπερδεύει πολλούς ανθρώπους, τη συντόμευση για να προσθέσετε μια νέα γραμμή μέσα σε ένα κελί. Στα Windows, χρησιμοποιήστε alt enter και σε Mac χρησιμοποιήστε την επιλογή ελέγχου επιστροφής.
Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα, βεβαιωθείτε ότι το κείμενο αναδίπλωσης είναι ενεργοποιημένο.
