Η δύναμη των συγκεντρωτικών πινάκων - Άρθρα TechTV

Είναι πίσω !!!!

Είναι υπέροχο να επιστρέψετε στην τηλεοπτική εκπομπή Πρόσκληση για Βοήθεια στο TechTV Canada. Αυτές είναι οι σημειώσεις μου από την εμφάνισή μου στο επεισόδιο 31.

25η επέτειος

Το 2004 σηματοδοτεί την 25η επέτειο της εφεύρεσης που άλλαξε τον κόσμο - το ηλεκτρονικό υπολογιστικό φύλλο. Το 1978, ένα υπολογιστικό φύλλο αποτελείται από πράσινο χαρτί καθολικού, μηχανικό μολύβι και γόμα.

Στην παραπάνω εικόνα, εάν ανακαλύψετε ότι ένας αριθμός ήταν λάθος, θα πρέπει να διαγράψετε όλους τους αριθμούς που επισημαίνονται με κόκκινο χρώμα παρακάτω.

Το 1979, δύο παιδιά άλλαξαν τα πάντα. Το 1978, ένας μαθητής του MIT με το όνομα Dan Bricklin φαντάστηκε έναν υπολογιστή με μια μπάλα ποντικιού στο κάτω μέρος. Σκέφτηκε ότι θα ήταν ωραίο να μπορέσετε να μετακινηθείτε πίσω σε προηγούμενες καταχωρήσεις, να αλλάξετε έναν αριθμό και να ενημερώσετε όλους τους μελλοντικούς υπολογισμούς. Συνεργαζόμενοι με τον Bob Frankston, ανέπτυξαν το πρώτο ηλεκτρονικό υπολογιστικό φύλλο στον κόσμο. Τον Οκτώβριο του 1979, κυκλοφόρησαν ένα VISIble CALCulator για το Apple IIe και το ονόμασαν VisiCalc. Εδώ είναι ένα στιγμιότυπο οθόνης του VisiCalc

Πριν από το VisiCalc, δεν υπήρχε επιτακτικός λόγος για την αγορά προσωπικού υπολογιστή. Οι εταιρείες πρόκειται να ξοδέψουν χιλιάδες δολάρια για να παίξουν το MicroChess; Η VisiCalc οδήγησε κυριολεκτικά ολόκληρη τη βιομηχανία υπολογιστών, καθώς πολλές εταιρείες αγόρασαν έναν υπολογιστή για να εκτελέσουν το VisiCalc. Ο Dan Bricklin και ο Bob Frankston προσγειώθηκαν στο εξώφυλλο του Inc. Magazine. Αυτός είναι ο Bob στα αριστερά και ο Dan στα δεξιά.

Σήμερα, αν επισκεφτείτε το DanBricklin.com, μπορείτε να κατεβάσετε ένα αντίγραφο εργασίας του VisiCalc που θα εκτελείται σε ένα πλαίσιο DOS στα Windows. Είναι αξιοσημείωτο ότι ολόκληρο το πρόγραμμα είναι μόνο 28K !.

Συγκεντρωτικοί πίνακες

Τα πράγματα έχουν προχωρήσει πολύ σε 25 χρόνια. Σήμερα, το Microsoft Excel είναι πολύ ισχυρό. Η πιο ισχυρή δυνατότητα στο Excel είναι ένας Συγκεντρωτικός Πίνακας. Αυτά αρχικά παρουσιάστηκαν στα μέσα της δεκαετίας του '80 όταν βγήκε το Lotus Improv.

1. Ξεκινήστε με καλά σχηματισμένα δεδομένα στο Excel

   Τα δεδομένα σας δεν πρέπει να έχουν εντελώς κενές γραμμές ή στήλες. Πρέπει να υπάρχει μια μοναδική επικεφαλίδα πάνω από κάθε στήλη. Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι επικεφαλίδες βρίσκονται σε μία μόνο γραμμή αντί να εκτείνονται σε δύο ή τρεις σειρές. Τα δείγματα δεδομένων μου είναι αρκετές εκατοντάδες σειρές δεδομένων τιμολογίου.

   

2. Επιλέξτε ένα μόνο κελί στο σύνολο δεδομένων.

   Από το μενού, επιλέξτε Δεδομένα> Συγκεντρωτικός πίνακας και αναφορά συγκεντρωτικού γραφήματος.

   

3. Στο βήμα 1 του Οδηγού συγκεντρωτικού πίνακα, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος για να αποδεχτείτε όλες τις προεπιλογές.

   

4. Τώρα θα έχετε ένα νέο φύλλο εργασίας στο βιβλίο εργασίας σας. Όλα τα διαθέσιμα πεδία στο σύνολο δεδομένων σας εμφανίζονται στη λίστα πεδίων συγκεντρωτικού πίνακα.

   

5. Ας υποθέσουμε ότι ο διαχειριστής σας θέλει μια αναφορά εσόδων ανά περιοχή και προϊόν Σύρετε το πεδίο περιοχής από τη λίστα πεδίων και αποθέστε το στην ενότητα Πεδία σειράς εδώ. Σημειώστε ότι όταν το ποντίκι βρίσκεται στη σωστή θέση, ο δείκτης του ποντικιού θα αλλάξει για να εμφανίσει την μπλε γραμμή στην άκρη αριστερά του περιστρεφόμενου πίνακα.

   

6. Στη συνέχεια, σύρετε το πεδίο Προϊόν από τη λίστα πεδίων και αποθέστε το στην ενότητα Στήλη πεδίων εδώ. Στην εικόνα που ακολουθεί, σημειώστε πώς βρίσκεται το μπλε τμήμα του ποντικιού στο 2ο ορθογώνιο από την κορυφή.

   

7. Στη συνέχεια, σύρετε το πεδίο Έσοδα από τη Λίστα πεδίων και αποθέστε το στην ενότητα Στοιχεία δεδομένων. Το μπλε τμήμα του ποντικιού βρίσκεται στην κύρια περιοχή του φύλλου εργασίας.

   

8. Η αναφορά του Συγκεντρωτικού Πίνακα είναι πλήρης. Συνοψίσατε πολύ γρήγορα εκατοντάδες σειρές δεδομένων σε μια μικρή αναφορά για τον διαχειριστή σας.

   

9. Εάν ο διευθυντής σας είναι σαν δικός μου, θα το δει αυτό και θα πει ότι είναι σχεδόν τέλειο. Θα μπορούσατε να το κάνετε ξανά με προϊόντα που ξεπερνούν το μέγεθος και τις περιοχές που ξεπερνούν την κορυφή; Εδώ είναι ο άξονας περιστροφής.

   Μπορείτε απλά να σύρετε τις επικεφαλίδες του γκρι πεδίου σε μια νέα τοποθεσία για να αλλάξετε την αναφορά.

   

10. Σε 2 δευτερόλεπτα, αλλάξατε την αναφορά για να ικανοποιήσετε το αίτημα του διαχειριστή.

    

11. Εάν ο διαχειριστής επιθυμεί διαφορετική προβολή, σύρετε το πεδίο Προϊόν στη λίστα πεδίων και αντικαταστήστε το με το πεδίο ημερομηνίας.

    

Ημερομηνία Magic

12. Στην παραπάνω εικόνα, έχετε μια αναφορά ανά ημέρα. Εκτός του εργοστασίου παραγωγής, δεν χρειάζεται να βλέπουν δεδομένα πολλοί άνθρωποι την ημέρα. Οι περισσότεροι θέλουν μια σύνοψη ανά μήνα. Εδώ είναι ο μυστικός τρόπος για να αλλάξετε την ημερήσια αναφορά σε μηνιαία αναφορά. Πρώτα, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα πεδίο Ημερομηνία. Επιλέξτε Ομάδα και Εμφάνιση λεπτομερειών και μετά Ομαδοποίηση.

    

13. Στο διάλογο Ομαδοποίηση, επιλέξτε μήνες, τέταρτα και χρόνια. Κάντε κλικ στο OK.

    

    Τώρα έχετε αλλάξει την αναφορά σας από μια καθημερινή αναφορά σε μια μηνιαία αναφορά.

    

Κορυφαίοι 10 πελάτες

14. Καταργήστε τα πεδία ημερομηνιών από τον συγκεντρωτικό πίνακα σύροντάς τα πίσω στη λίστα πεδίων. Μόλις το εικονίδιο αλλάξει σε κόκκινο X, μπορείτε να αφήσετε το κουμπί του ποντικιού για να αφαιρέσετε το πεδίο.

    

15. Σύρετε το πεδίο πελάτη στον συγκεντρωτικό πίνακα, ώστε να έχετε μια αναφορά όλων των πελατών. Εάν συντάσσετε μια έκθεση για τον Αντιπρόεδρο, μπορεί να μην ενδιαφέρεται για ολόκληρη τη λίστα πελατών. Μπορεί να θέλει να δει μόνο τους κορυφαίους 10 ή τους 5 κορυφαίους πελάτες. Για να ξεκινήσετε, κάντε δεξί κλικ στο γκρι πεδίο πελάτη. Επιλέξτε Ρυθμίσεις πεδίου.

    
16. Στο παράθυρο διαλόγου "Ρυθμίσεις πεδίου", κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους (πώς υποτίθεται ότι μπορεί να βρει κανείς αυτό ;;;).

    

17. Στη δεξιά πλευρά του Συγκεντρωτικού Πίνακα Πεδίο για προχωρημένους Επιλογές διαλόγου βρίσκεται το Top 10 Αυτόματη εμφάνιση Επιλέξτε το κουμπί επιλογής για Ενεργό. Εάν θέλετε, αλλάξτε για να εμφανίσετε τα κορυφαία 5 ή 15.

    

18. Δεν το ανέφερα στην εκπομπή, αλλά μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε το αποτέλεσμα σε αυτόν τον διάλογο. Στην αριστερή πλευρά, επιλέξτε φθίνουσα και έπειτα Άθροισμα εσόδων.

    

19. Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε αυτό το παράθυρο διαλόγου. Κάντε κλικ ξανά στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις πεδίου. Το αποτέλεσμα είναι μια αναφορά των κορυφαίων πελατών, από υψηλό σε χαμηλό.

    

Χρησιμοποιώντας το AutoFormat

20. Εάν προσπαθήσετε να μορφοποιήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα και στη συνέχεια να τον περιστρέψετε, η μορφοποίησή σας ενδέχεται να χαθεί. Η γραμμή εργαλείων συγκεντρωτικού πίνακα προσφέρει ένα ειδικό κουμπί αυτόματης μορφής. Επιλέξτε αυτό το κουμπί όπως φαίνεται

    

21. Έχετε τώρα 22 προ-ενσωματωμένες μορφές για την αναφορά σας. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή κύλισης για να τα δείτε όλα. Επιλέξτε μια ενδιαφέρουσα μορφή και επιλέξτε ΟΚ.

    

22. Η αναφορά που προκύπτει έχει μορφοποιηθεί και θα διατηρήσει τη μορφοποίηση ακόμη και μετά από περιστροφή σε μια νέα αναφορά.

    

Περίληψη

Οι συγκεντρωτικοί πίνακες είναι μια πολύ ισχυρή δυνατότητα του Excel. Για να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με τους Συγκεντρωτικούς Πίνακες, ανατρέξτε στο E-Book Ανάλυσης Δεδομένων Αντάρτικου.