Πρόσφατα, έχω κάνει πολλά σεμινάρια Power Excel. Όταν παίρνετε 150 λογιστές σε ένα δωμάτιο για ένα γεμάτο γέλιο πρωί συμβουλές και κόλπα του Excel, μαθαίνω πάντα κάτι νέο. Κάποιος στο κοινό μπορεί να μοιραστεί ένα υπέροχο τέχνασμα με το υπόλοιπο δωμάτιο.
Στο σημερινό επεισόδιο, έχω μια συλλογή από νέα κόλπα. Αυτά είναι πραγματικά κόλπα που είναι καλύτερα ή διαφορετικά από την ισοδύναμη μέθοδο που συζητείται στο βιβλίο. Θα είναι σίγουρα στην επόμενη αναθεώρηση του βιβλίου.
Παρεμπιπτόντως, θα ήθελα πολύ να έρθω στην πόλη σας για να κάνω ένα σεμινάριο Power Excel. Εάν ανήκετε σε μια επαγγελματική ομάδα όπως το τοπικό κεφάλαιο του Ινστιτούτου Διευθυντικών Λογιστών, το Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών, το AICPA, οι ΜΜΕ κ.λπ., γιατί να μην προτείνετε να με κάνουν κράτηση για μία από τις επερχόμενες μέρες CPE τους; Στείλτε τον πρόεδρο του προγράμματος κεφαλαίων σε αυτήν τη σελίδα για λεπτομέρειες.
Βρείτε τη διαφορά μεταξύ δύο ημερομηνιών
Συνήθως μιλάμε για τις μεθόδους που χρησιμοποιούν =YEAR(), =MONTH(), =DAY()λειτουργίες, αλλά υπάρχει ένα δροσερό παλιά κρύβονται λειτουργία στο Excel.
Η συνάρτηση DATEDIF απομένει από το Lotus. Ενώ η βοήθεια του Excel δεν μιλά για αυτήν τη λειτουργία, είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να βρείτε τη διαφορά μεταξύ δύο ημερομηνιών.
Η σύνταξη είναι =DATEDIF(EarlierDate,LaterDate,Code)
Ακολουθούν οι έγκυρες τιμές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τον Κώδικα.
- Y - θα σας πει τον αριθμό των πλήρων ετών μεταξύ των δύο ημερομηνιών.
- YM - θα σας πει τον αριθμό των πλήρων μηνών, εξαιρουμένων των ετών, μεταξύ των δύο ημερομηνιών.
- MD - θα σας πει τον αριθμό των πλήρων ημερών, εξαιρουμένων των πλήρων μηνών, μεταξύ των δύο ημερομηνιών.
- Μ - θα σας πει τον αριθμό των πλήρων μηνών. Για παράδειγμα, είμαι ζωντανός για 495 μήνες
- D - θα σας πει τον αριθμό των ημερών. Για παράδειγμα, είμαι ζωντανός για 15.115 ημέρες. Αυτή είναι μια ασήμαντη χρήση, καθώς θα μπορούσατε απλώς να αφαιρέσετε μια ημερομηνία από άλλη και να μορφοποιήσετε ως αριθμό για να αντιγράψετε αυτόν τον κώδικα.
Οι χρήσιμοι κωδικοί είναι οι τρεις πρώτοι κωδικοί. Στην εκπομπή, έδειξα αυτό το φύλλο εργασίας. Πανομοιότυποι τύποι στις στήλες D, E και F υπολογίζουν το DATEDIF σε έτη, μήνες και ημέρες.
Ο τύπος στη στήλη G το ενώνει μαζί για να δημιουργήσει κείμενο με το χρονικό διάστημα σε έτη, μήνες και ημέρες.
Θα μπορούσατε να το συνδυάσετε σε έναν μοναδικό τύπο. Εάν το κελί A2 περιέχει την ημερομηνία σύνδεσης, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο στο B2:
=DATEDIF($A2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF($A2,TODAY(),"YM")&" months & "&DATEDIF($A2,TODAY(),"MD")&" days"
Άθροισμα ορατών κυττάρων
Προσθέστε μια συνάρτηση SUM κάτω από μια βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το Αυτόματο φίλτρο για να φιλτράρετε τη βάση δεδομένων. Το Excel θα περιλαμβάνει ενοχλητικά τις κρυφές σειρές στο άθροισμα!
Αντ 'αυτού, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
- Χρησιμοποιήστε τα δεδομένα - Φίλτρο - Αυτόματο φίλτρο για να προσθέσετε τα αναπτυσσόμενα μενού του Αυτόματο φίλτρο.
- Επιλέξτε ένα φίλτρο για ένα πεδίο
- Μεταβείτε στο κενό κελί κάτω από μία από τις αριθμητικές στήλες στη βάση δεδομένων.
- Κάντε κλικ στο ελληνικό γράμμα E (Sigma) στην τυπική γραμμή εργαλείων. Αντί να εισέλθει
=SUM(), το Excel θα εισαγάγει=SUBTOTAL()και θα χρησιμοποιήσει τους κωδικούς για να αποτρέψει την ενσωμάτωση κρυφών σειρών.
Πλήκτρο συντόμευσης για επανάληψη της τελευταίας εντολής
Το πλήκτρο F4 θα επαναλάβει την τελευταία εντολή που εκτελέσατε.
Για παράδειγμα, επιλέξτε ένα κελί και κάντε κλικ στο εικονίδιο Β για να κάνετε το κελί έντονο.
Τώρα, επιλέξτε ένα άλλο κελί και πατήστε F4. Το Excel θα κάνει το κελί τολμηρό.
Το F4 θα θυμάται την τελευταία εντολή. Έτσι, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε ένα κελί με πλάγια γράμματα και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε το F4 για να κάνετε πλάγια πολλά κελιά.
Προεπιλέξτε το εύρος των κελιών που θα εισαχθούν
Στο βιβλίο, σας δείχνω πώς να χρησιμοποιήσετε Εργαλεία - Επιλογές - Επεξεργασία - Μετακίνηση επιλογής μετά την εισαγωγή κατεύθυνσης - Δεξιά για να αναγκάσετε το Excel να μετακινηθεί προς τα δεξιά όταν πατάτε το πλήκτρο Enter. Αυτό είναι καλό όταν πρέπει να εισαγάγετε δεδομένα που διασχίζουν μια σειρά.
Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν εισάγετε αριθμούς στο αριθμητικό πληκτρολόγιο. Το κόλπο σας επιτρέπει να πληκτρολογήσετε 123 Enter και να καταλήξετε στο επόμενο κελί. Κρατώντας τα χέρια σας στο αριθμητικό πληκτρολόγιο, μπορείτε να εισαγάγετε τους αριθμούς πιο γρήγορα.
Κάποιος πρότεινε μια βελτίωση σε αυτήν την τεχνική. Προεπιλέξτε το εύρος στο οποίο θα εισαγάγετε τα δεδομένα. Το πλεονέκτημα είναι ότι όταν φτάσετε στην τελευταία στήλη και πατήσετε Enter, το Excel θα μεταβεί στην αρχή της επόμενης σειράς.
Στην παρακάτω εικόνα, πατώντας Enter θα μετακινηθείτε στο κελί B6.
Ctrl + Σύρετε τη λαβή πλήρωσης
Έχω δείξει το κόλπο Fill Handle πολλές φορές στην παράσταση. Εισαγάγετε τη Δευτέρα στο Α1. Εάν επιλέξετε το κελί A1, υπάρχει μια τετραγωνική κουκίδα στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού. Αυτή η κουκκίδα είναι η λαβή πλήρωσης. Κάντε κλικ στη λαβή πλήρωσης και σύρετε είτε προς τα κάτω είτε προς τα δεξιά. Το Excel θα συμπληρωθεί την Τρίτη, Τετάρτη, Πέμπτη, Παρασκευή, Σάββατο, Κυριακή. Εάν σύρετε για περισσότερα από 7 κελιά, το Excel θα ξεκινήσει ξανά τη Δευτέρα.
Το Excel είναι πολύ καλό. Μπορεί να επεκτείνει όλες αυτές τις σειρές αυτόματα:
- Δευτέρα - Τρίτη, Τετάρτη, Πέμπτη, Παρασκευή κ.λπ.
- Ιαν - Φεβ, Μαρ, Απρ, κ.λπ.
- Ιανουάριος - Φεβρουάριος, Μάρτιος κ.λπ.
- Q1 - Q2, Q3, Q4 κ.λπ.
- Qtr 1 - Qtr 2, Qtr 3, Qtr 4, Qtr 1, κ.λπ.
- 1η περίοδος - 2η περίοδος, 3η περίοδος, 4η περίοδος κ.λπ.
- 23 Οκτωβρίου 2006 - 24 Οκτωβρίου 2006, 25 Οκτωβρίου 2006, κ.λπ.
Δεδομένου ότι το Excel μπορεί να κάνει ΟΛΕΣ αυτές τις εκπληκτικές σειρές, τι θα περίμενε κανείς αν εισάγετε 1 και σύρετε τη λαβή πλήρωσης;
Μπορεί να περιμένετε ότι θα λάβετε 1, 2, 3,…
Αλλά παίρνετε πραγματικά 1, 1, 1, 1, 1,…
Το βιβλίο μιλά για μια περίπλοκη μέθοδο. Εισαγάγετε 1 στο A1. Εισαγάγετε 2 στο A2. Επιλέξτε A1: A2. Σύρετε τη λαβή πλήρωσης. Υπάρχει ένας καλύτερος τρόπος.
Απλώς εισάγετε 1 στο A1. Ctrl + Σύρετε τη λαβή πλήρωσης. Το Excel θα συμπληρώσει 1, 2, 3. Κρατώντας πατημένο το Ctrl φαίνεται να παρακάμπτει την κανονική συμπεριφορά της λαβής πλήρωσης.
Κάποιος σε ένα σεμινάριο είπε ότι θα ήθελε να εισαγάγει μια ημερομηνία, να σύρει την ημερομηνία και να έχει το Excel να διατηρήσει την ημερομηνία ίδια. Εάν κρατήσετε πατημένο το Ctrl ενώ σύρετε τη λαβή πλήρωσης, το Excel θα παρακάμψει την κανονική συμπεριφορά (αύξηση της ημερομηνίας) και θα σας δώσει την ίδια ημερομηνία σε όλα τα κελιά.
