Για να δοκιμάσετε αυτήν τη συμβουλή στον υπολογιστή σας, πραγματοποιήστε λήψη και αποσυμπιέστε το CFH249.zip.
Πολλές φορές, δημιουργούμε υπολογιστικά φύλλα για να συμπληρώσουν άλλα άτομα. Εάν αυτά τα άλλα άτομα δεν παρακολουθούν το Call for Help, μπορεί να μην είναι τόσο καλά καταλαβαίνοντας το υπολογιστικό φύλλο όσο εσείς. Αυτοί οι άνθρωποι μπορεί να βρουν ασυνήθιστους τρόπους εισαγωγής λανθασμένου τύπου δεδομένων - εισαγωγή κειμένου όπου περιμένετε αριθμούς ή ορθογραφία περιοχών με λάθος τρόπο. Χρησιμοποιήστε τις δυνατότητες επικύρωσης δεδομένων του Excel για να ελέγξετε τι μπορεί να εισαχθεί στο υπολογιστικό φύλλο σας.
Από προεπιλογή, κάθε κελί στο Excel έχει ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει οποιαδήποτε τιμή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου Δεδομένα - Επικύρωση για να ελέγξετε τις τιμές που μπορούν να εισαγάγουν τα άτομα σε ένα κελί.
Ρυθμίστε ένα κελί για να επιτρέψετε ακέραιους αριθμούς μεταξύ 1 και 50
Στο παρακάτω φύλλο εργασίας, θέλετε να περιορίσετε το κελί B1 ώστε να δέχεται μόνο ακέραιους αριθμούς μεταξύ 1 και 50.
Επιλέξτε κελί B1. Από το μενού του Excel, επιλέξτε Δεδομένα - Επικύρωση.
Αρχικά, ο διάλογος επικύρωσης δεδομένων δείχνει ότι το κελί έχει ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει οποιαδήποτε τιμή.
Στο αναπτυσσόμενο μενού Να επιτρέπεται, επιλέξτε Ολόκληρος ο αριθμός.
Αφού επιλέξετε ολόκληρο τον αριθμό, το παράθυρο διαλόγου αλλάζει για να δείξει μια ελάχιστη και μέγιστη τιμή. Εισαγάγετε 1 και 50 εδώ.
Στο παράθυρο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων, επιλέξτε την καρτέλα Μήνυμα εισαγωγής. Οι τιμές σε αυτήν τη σελίδα θα εμφανιστούν σε μια επεξήγηση εργαλείου που θα εμφανιστεί όποτε κάποιος επιλέξει το κελί. Εισαγάγετε έναν τίτλο και κάποιο κείμενο για να καθοδηγήσετε το άτομο που χρησιμοποιεί το φύλλο εργασίας.
Στην καρτέλα Ειδοποίηση σφάλματος, εισαγάγετε ένα μήνυμα σφάλματος που θα εμφανίζεται εάν κάποιος εισαγάγει λάθος τιμή.
Επιλέξτε OK για να παραβλέψετε το πλαίσιο διαλόγου.
Όταν κάποιος μετακινήσει τον κινητό δείκτη στο κελί B1, θα εμφανιστεί μια συμβουλή εργαλείου με το κείμενό σας από την καρτέλα Εισαγωγή μηνύματος.
Εάν προσπαθήσουν να εισαγάγουν μια λάθος τιμή, το Excel εμφανίζει το μήνυμα σφάλματος.
Μόλις εισαγάγουν μια λάθος τιμή, πρέπει είτε να εισαγάγουν τη σωστή τιμή, είτε να πατήσουν το πλήκτρο Esc για να βγουν από το μήνυμα σφάλματος. Το χτύπημα Esc θα διαγράψει την καταχώριση στο B1
Επιπλέον Λεπτομέρειες
Έχετε κάποιο έλεγχο σχετικά με το πώς θα είναι το λεύκωμα Excel. Μισώ όταν τα μηχανήματα προσπαθούν να προσποιηθούν ότι είναι πιο έξυπνα από εμένα. Τι γίνεται αν κάποια μέρα, η εταιρεία σας έχει αναπτυχθεί και είναι πραγματικά έγκυρη η ύπαρξη αντιπροσώπου # 51; Εάν αλλάξετε το Στυλ από Διακοπή σε Προειδοποίηση, τότε το Excel θα αποθαρρύνει το άτομο να εισέλθει στο 51, αλλά θα το επιτρέψει. Εδώ είναι η καρτέλα Ειδοποίηση σφάλματος:
Το προκύπτον μήνυμα σφάλματος έχει ένα προεπιλεγμένο κουμπί που δείχνει ότι το αποτέλεσμα πρέπει να αλλάξει. Το άτομο που χρησιμοποιεί το φύλλο εργασίας μπορεί να επιλέξει Ναι για να επιτρέψει την καταχώριση του 51.
Εάν αλλάξετε το στυλ σφάλματος σε Πληροφορίες, το άτομο ειδοποιείται ότι εισήγαγε μια μη αναμενόμενη τιμή, αλλά το πλαίσιο μηνύματος είναι προεπιλεγμένο στο OK για να του επιτρέψει να διατηρήσει τη λάθος τιμή. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα μήνυμα σαν αυτό.
Εισαγάγετε μια λανθασμένη τιμή και το μήνυμα σφάλματος θα σας χαρεί να αποδεχτείτε τη λάθος τιμή με ένα απλό πάτημα του Enter για να επιλέξετε το προεπιλεγμένο κουμπί του ΟΚ.
Χρησιμοποιώντας την επικύρωση για να δημιουργήσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού
Εάν επιτρέψετε σε άτομα να πληκτρολογήσουν μια περιοχή, σύντομα θα διαπιστώσετε ότι υπάρχουν δώδεκα τρόποι για να μπείτε στη "Δυτική Αυστραλία". Θα ήταν καλύτερο να επιτρέψετε στα άτομα να επιλέξουν από ένα αναπτυσσόμενο μενού έγκυρων τιμών. Αυτό είναι πολύ εύκολο να ρυθμιστεί.
Αρχικά, μεταβείτε σε ένα εκτός δρόμου μέρος στο φύλλο εργασίας και πληκτρολογήστε τη λίστα των έγκυρων περιοχών.
Επιλέξτε το κελί που πρέπει να έχει το αναπτυσσόμενο μενού. Από το μενού, επιλέξτε Δεδομένα - Επικύρωση. Αλλαγή οποιασδήποτε τιμής σε λίστα. Στο πλαίσιο κειμένου Πηγή, επιλέξτε το εύρος που περιέχει τη λίστα σας. Επιλέχθηκε η επιλογή Αφήστε το κελί.
Το αποτέλεσμα: όποτε επιλεγεί το κελί, θα εμφανιστεί ένα αναπτυσσόμενο βέλος και η λίστα σας θα είναι διαθέσιμη.
Επιπλέον Λεπτομέρειες
Ίσως θέλετε να μετακινήσετε τη λίστα σε άλλο φύλλο εργασίας, ώστε να μην διαγραφεί κατά λάθος. Τεχνικά, η Microsoft λέει ότι αυτό δεν επιτρέπεται. Ωστόσο, υπάρχει μια λύση. Πληκτρολογήστε τη λίστα σε άλλο φύλλο εργασίας. Αντιστοιχίστε ένα όνομα εύρους (Εισαγωγή - Όνομα - Ορισμός) σε αυτό το εύρος.
Στο αρχικό φύλλο εργασίας, ρυθμίστε την επικύρωση. Στο πλαίσιο Λίστα, εισαγάγετε ένα σύμβολο ίσου και στη συνέχεια το όνομα του εύρους στο άλλο φύλλο εργασίας.
Προσθήκη συμβουλών εργαλείων σε κελιά
Μια ενδιαφέρουσα χρήση της επικύρωσης είναι να ρυθμίσετε τα μηνύματα εισαγωγής για ένα κελί, αφήνοντας κενές τις άλλες καρτέλες του διαλόγου επικύρωσης δεδομένων. Με αυτόν τον τρόπο, το πρόγραμμα θα αποδεχτεί οποιαδήποτε τιμή χωρίς μήνυμα σφάλματος, αλλά όταν κάποιος μετακινήσει το δείκτη κελιού σε ένα κελί, θα δει μια συμβουλή εργαλείου που θα τους καθοδηγεί με τις αναμενόμενες τιμές.
