Πώς μπορώ να βεβαιωθώ στο Excel ότι δεν έχουν εισαχθεί διπλοί αριθμοί τιμολογίου σε μια συγκεκριμένη στήλη Excel;
Στο Excel 97, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη νέα δυνατότητα επικύρωσης δεδομένων για να το κάνετε αυτό. Στο παράδειγμά μας, οι αριθμοί τιμολογίου εισάγονται στη στήλη A. Δείτε πώς μπορείτε να το ρυθμίσετε για ένα μόνο κελί:
- Το επόμενο κελί που θα εισαχθεί είναι Α9. Κάντε κλικ στο κελί A9 και επιλέξτε Δεδομένα> Επικύρωση από το μενού.
- Στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο "Να επιτρέπεται:", επιλέξτε "Προσαρμοσμένο"
- Εισαγάγετε αυτόν τον τύπο ακριβώς όπως εμφανίζεται:
=ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE)) - Κάντε κλικ στην καρτέλα Ειδοποίηση σφάλματος στο πλαίσιο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων.
- Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο "Εμφάνιση ειδοποίησης".
- Για στυλ :, επιλέξτε Stop
- Εισαγάγετε έναν τίτλο "Μη μοναδική τιμή"
- Εισαγάγετε ένα μήνυμα "Πρέπει να εισαγάγετε έναν μοναδικό αριθμό τιμολογίου."
- Κάντε κλικ στο "OK"
Μπορείτε να το δοκιμάσετε. Εισαγάγετε μια νέα τιμή, ας πούμε 10001 στο κελί A9. Κανένα πρόβλημα. Αλλά, προσπαθήστε να επαναλάβετε μια τιμή, ας πούμε 10088 και θα εμφανιστούν τα ακόλουθα:
Το τελευταίο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να αντιγράψετε αυτήν την επικύρωση από το κελί A9 στα άλλα κελιά της στήλης A.
- Κάντε κλικ στη στήλη Α και επιλέξτε Επεξεργασία> αντιγραφή για να αντιγράψετε το κελί.
- Επιλέξτε ένα μεγάλο εύρος κελιών στη στήλη A. Ίσως A10: A500.
- Επιλέξτε Επεξεργασία, Ειδική επικόλληση. Από το διάλογο Ειδική επικόλληση, επιλέξτε "Επικύρωση" και κάντε κλικ στο OK. Ο κανόνας επικύρωσης που εισαγάγατε από το κελί A9 θα αντιγραφεί σε όλα τα κελιά έως το A500.
Εάν κάνετε κλικ στο κελί A12 και επιλέξετε Επικύρωση δεδομένων, θα δείτε ότι το Excel άλλαξε τον τύπο επικύρωσης σε =ISNA(VLOOKUP(A12,A$1:A11,1,FALSE))Αυτό είναι ό, τι πρέπει να ξέρετε για να λειτουργήσει. Για όσους από εσάς θέλετε να μάθετε περισσότερα, θα εξηγήσω στα Αγγλικά πώς λειτουργεί ο τύπος.
=ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE))
Βρισκόμαστε στο κελί Α9. Λέμε στη λειτουργία Vlookup να λάβει την τιμή του κελιού που μόλις εισαγάγαμε (A9) και να προσπαθήσουμε να βρούμε μια αντιστοίχιση στα κελιά που κυμαίνονται από A $ 1 έως A8. Το επόμενο επιχείρημα, το 1, λέει στο Vlookup ότι όταν βρεθεί ένας αγώνας για να μας πει τα δεδομένα από την πρώτη στήλη. Τέλος, το False in the vlookup λέει ότι ψάχνουμε μόνο για ακριβείς αγώνες. Εδώ είναι το κόλπο # 1: Εάν το VLOOKUP βρει έναν αγώνα, θα επιστρέψει μια τιμή. Αλλά, αν δεν βρει αγώνα, θα επιστρέψει την ειδική τιμή του "# N / A". Κανονικά, αυτές οι τιμές # N / A είναι κακά πράγματα, αλλά σε αυτήν την περίπτωση, ΘΕΛΕΤΕ ένα # N / A. Εάν λάβουμε # N / A, τότε γνωρίζετε ότι αυτή η νέα καταχώρηση είναι μοναδική και δεν ταιριάζει με τίποτα παραπάνω. Ένας εύκολος τρόπος για να ελέγξετε εάν μια τιμή είναι # N / A είναι να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση ISNA (). Εάν κάτι μέσα στο ISNA () αξιολογηθεί σε # N / A, παίρνετε ΑΛΗΘΕΙΑ. Ετσι,όταν εισάγουν έναν νέο αριθμό τιμολογίου και δεν βρίσκεται στη λίστα πάνω από το κελί, το vlookup θα επιστρέψει ένα # N / A, το οποίο θα κάνει το ISNA () να είναι αληθινό.
Το δεύτερο κομμάτι της απάτης βρίσκεται στο δεύτερο όρισμα για τη συνάρτηση Vlookup. Ήμουν προσεκτικός για να καθορίσω A $ 1: A8. Το σύμβολο του δολαρίου πριν από το 1 λέει στο Excel ότι όταν αντιγράφουμε αυτήν την επικύρωση σε άλλα κελιά, θα πρέπει πάντα να αρχίζει να κοιτάζει στο κελί της τρέχουσας στήλης. Αυτό ονομάζεται απόλυτη διεύθυνση. Ήμουν εξίσου προσεκτικός για να μην βάλω το σύμβολο του δολαρίου πριν από το 8 στο Α8. Αυτό ονομάζεται σχετική διεύθυνση και λέει στο Excel ότι όταν αντιγράφουμε αυτήν τη διεύθυνση, θα πρέπει να σταματήσει να κοιτάζει στο κελί ακριβώς πάνω από το τρέχον κελί. Στη συνέχεια, όταν αντιγράφουμε την επικύρωση και εξετάζουμε την επικύρωση για το κελί A12, το δεύτερο όρισμα στο vlookup δείχνει σωστά το A $ 1: A11.
Υπάρχουν δύο προβλήματα με αυτήν τη λύση. Πρώτον, δεν θα λειτουργήσει στο Excel 95. Δεύτερον, οι επικυρώσεις εκτελούνται μόνο σε κελιά που αλλάζουν. Εάν εισαγάγετε μια μοναδική τιμή στο κελί A9 και στη συνέχεια επιστρέψετε και επεξεργαστείτε το κελί A6 ώστε να είναι η ίδια τιμή που εισαγάγατε στο A9, η λογική επικύρωσης στο A9 δεν θα επικαλεσθεί και θα καταλήξετε με διπλές τιμές στο φύλλο εργασίας σας.
Η παλιομοδίτικη μέθοδος που χρησιμοποιείται στο Excel 95 θα αντιμετωπίσει και τα δύο αυτά ζητήματα. Στην παλιά μέθοδο, θα έχετε τη λογική επικύρωσης να βρίσκεται σε μια προσωρινή στήλη Β. Για να το ρυθμίσετε, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο στο κελί B9: =ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE))Αντιγράψτε αυτόν τον τύπο από το B9. Επικολλήστε το στα κελιά B2: B500. Τώρα, καθώς εισάγετε αριθμούς τιμολογίου στη στήλη Α, η στήλη Β θα εμφανίσει ΑΛΗΘΕΙΑ εάν το τιμολόγιο είναι μοναδικό και ΛΑΘΟΣ εάν δεν είναι μοναδικό.
