Μιλούσα με τον Steve στο τηλέφωνο την άλλη μέρα όταν βρήκα την ιδέα για αυτή τη συμβουλή. Ο Steve είχε έναν πίνακα μηνιαίων αριθμών πωλήσεων στο Excel. Επειδή συγχωνεύθηκαν δύο σειρές προϊόντων, ο Steve χρειάστηκε να προσθέσει όλα τα στοιχεία πωλήσεων από το προϊόν D στα στοιχεία πωλήσεων για το προϊόν C. Καθώς άκουσα από το τηλέφωνο, ο Steve έκανε ό, τι κάνουμε όλοι: εισήγαγε μια κενή σειρά Excel, μπήκε ένας τύπος Excel για να αθροίσει τα κελιά, στη συνέχεια χρησιμοποίησε ειδικές τιμές επικόλλησης για να επικολλήσει το αποτέλεσμα πάνω από τα αρχικά σχήματα για το προϊόν Γ και στη συνέχεια διέγραψε το παλιό προϊόν D και την προσωρινή κενή σειρά. Υπάρχει ένας γρηγορότερος τρόπος - χρήση της προσθήκης ειδικής προσθήκης αντί της επικόλλησης ειδικών τιμών.
Εάν έχετε εργαστεί με υπολογιστικά φύλλα από τις ημέρες του Lotus 1-2-3, τότε ξέρετε πώς να / Εύρος τιμών κελιών με τύπους για να αλλάξετε τις καταχωρήσεις από τύπους σε τιμές. Καθώς πραγματοποιήσατε μετάβαση στο Excel, η βοήθεια του Excel μάς δίδαξε να χρησιμοποιούμε Επεξεργασία> Ειδική επικόλληση> Τιμές για να επιτύχουμε το ίδιο πράγμα. Αφού γκρινιάζαμε ότι πρέπει να μάθουμε μια νέα μέθοδο, όλοι ξεκινήσαμε γρήγορα να χρησιμοποιούμε "Επικόλληση ειδικών τιμών" (αν είστε πραγματικό παξιμάδι πληκτρολογίου, απομνημονεύσατε τη συντόμευση alt-esv) και συνεχίσαμε με τη ζωή μας.
Για όσους δεν ξέρουν πώς να χρησιμοποιούν Επικόλληση ειδικών τιμών: ανατρέξτε στην ενότητα Εγγραφή κειμένου στο Excel.
Εδώ είναι η συμβουλή αυτής της εβδομάδας: Έχετε δει ποτέ το παράθυρο διαλόγου "Επικόλληση ειδικών" και αναρωτηθήκατε τι κάνουν όλες αυτές οι άλλες επιλογές;
Ας δούμε την ενότητα "Λειτουργία" του παραθύρου διαλόγου PasteSpecial. Με την επιλογή "Προσθήκη", μπορείτε να επισημάνετε ένα ορθογώνιο εύρος κελιών, να χρησιμοποιήσετε Επεξεργασία> Αντιγραφή για να τα αντιγράψετε στο πρόχειρο και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε Επεξεργασία> Ειδική επικόλληση> Προσθήκη για να προσθέσετε αυτές τις τιμές σε μια άλλη περιοχή κελιών. Αυτό θα κάνει το έργο του Steve πολύ πιο απλό.
Ας ρίξουμε μια ματιά στο παράδειγμα του Steve. Θέλει να προσθέσει τα στοιχεία πωλήσεων κάθε μήνα από το στοιχείο D στον αντίστοιχο μήνα για το στοιχείο C. Πρώτον, ο Steve θα επισημάνει τα κελιά B4: M4 και θα πατήσει Επεξεργασία> Αντιγραφή.
Στη συνέχεια θα επισημάνει το κελί B3, επιλέξτε Επεξεργασία> Επικόλληση ειδικού και επιλέξτε Προσθήκη από την ενότητα Λειτουργία του διαλόγου Επικόλληση ειδικού.
Κάντε κλικ στο OK και το Excel θα προσθέσει τα κελιά από το πρόχειρο στις υπάρχουσες τιμές για το στοιχείο Γ.
Ο Steve μπορεί τώρα να διαγράψει το στοιχείο D και να συνεχίσει. Αυτή η μέθοδος είναι ταχύτερη και λιγότερο επιρρεπής σε σφάλμα από την εισαγωγή μιας σειράς, την εισαγωγή του τύπου, την αλλαγή των τύπων σε τιμές και την επικόλληση των αρχικών αριθμών. Δεν είναι πολύ πιο γρήγορο, αλλά κάθε κομμάτι βοηθάει.
Η ειδική επικόλληση μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την εφαρμογή μίας μόνο τιμής σε μια σειρά κελιών. Για παράδειγμα, εάν έχετε 1000 κελιά που είναι όλα αρνητικά και πρέπει να τα αλλάξετε για να είναι θετικά:
- Βρείτε ένα προσωρινό κελί και εισαγάγετε -1 ως την τιμή σε αυτό το κελί
- Αντιγράψτε το προσωρινό κελί
- Επισημάνετε το εύρος των 1000 κυψελών σας
- Χρησιμοποιήστε την Επεξεργασία> Ειδική επικόλληση> Πολλαπλασιάστε για να πολλαπλασιάσετε όλα αυτά τα 1000 κελιά με αρνητικό 1.
Έτσι, την επόμενη φορά που θα εισαγάγετε μια προσωρινή σειρά για να πραγματοποιήσετε έναν υπολογισμό, δοκιμάστε αυτές τις άλλες επιλογές που βρίσκονται στο παράθυρο διαλόγου "Επικόλληση ειδικού" για να απλοποιήσετε τη ζωή σας.
